Формирование организационных структур

Обозначение работ менеджмента:

организация координация согласование рассмотрение принятие решений утверждение

разработка исполнение обеспечение учет контроль анализ

Из таблицы видно, что  в отделе продаж больше преобладают  такие функции, как 1, 2, 12, то есть наибольшее предпочтение отдается организации безупречной работы отдела, ее усовершенствованию (координации) и анализу (сравнению с другими методами продаж).

 

3.3. Разработка проектного варианта организационной структуры

 

Анализ организационной  структуры управления

Определение среднего диапазона  контроля для предприятия:

D_ср = (Ч_у – Р) /Р ,

где Ч_у – численность персонала;

Р – количество руководителей.

D_ср = (13-3) / 3 = 3,33 чел/рук

Нормативное количество уровней управления:

R_н = log_Dср Ч_у .

R_н = log₃13 = 2

Фактическое количество уровней управления: R_ф = 2

Определение среднего диапазона  контроля для отдела продаж:

D_ср = (7-1) / 1 = 6 чел/рук

Нормативное количество уровней управления:

R_н = log₆ 7 = 1, 166 » 1

Фактическое количество уровней управления: R_ф = 1

Моделирование и оптимизация централизованных функций менеджмента

Количество  работ:

Р_в = 8         Р_н = 4       

Уровень  механизации:

Р = 75

Коэффициенты:

 

Y = 1         

X = 0,3256        

Z = 0,0751       

A = 0,1822

 

 

 

Таблица 6 - Матрица исходных данных

Коды работников			Коды работ или функции  менеджмента.
			0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Рв		01	1	1	1	0	1	0	1	1	0	1
		02	1	0	1	0	1	0	0	1	1	1
		03	1	0	1	0	1	1	1	1	0	0
		04	0	0	1	1	1	1	1	0	1	1
		05	1	1	0	1	1	1	1	0	1	0
		06	1	1	1	0	0	1	0	1	0	0
		07	1	1	0	1	0	0	1	1	1	0
		08	1	0	1	1	1	1	1	0	0	1
Фв			7	4	6	4	6	5	6	5	4	4
Рн	09		0	0	1	1	1	0	1	1	0	1
	10		1	1	1	0	1	1	1	1	0	0
	11		1	1	0	1	0	1	1	0	1	0
	12		0	1	1	0	1	1	1	1	0	1
Фн			2	3	3	2	3	3	4	3	1	2

 

Оценка фактического уровня централизации:

К_цф = Р_в / (Р_в + Р_н) = 8 / (8 + 4) = 0,66  .

Оценка нормативного уровня централизации:

К_цн = А × Р ^x × Y^z = 0,1822 × 75^0,3256 × 1^0,0751 =

= 0,1822 ×  4,0786 × 1 =  0,74  .

К_цф  < К_{цн   .}

То есть для  большей эффективности работы необходимо перераспределить работников.

Количество перераспределяемых работников:

(8 + X) / 12 = 0,74;

X = 0,92 » 1

Общее число вариантов  перераспределения работников:

 

,

где n – число работников в группе,

G – биноминальный коэффициент,

r  - число перераспределяемых работников.

К_{гибкости} = Ф_в / (Ф_в + Ф_н) ,

где Ф_в – число АУПа на верхнем уровне управления,

Ф_н – число АУПа на нижнем уровне управления.

Кг0 = 0,7 Кг1 = 0,57 Кг2 = 0,6 Кг3 = 0,6 Кг4 = 0,6

Кг5 = 0,625 Кг6 = 0,6 Кг7 = 0,625 Кг8 = 0,8 Кг9 = 0,7

SК_г = 6,32;

К_{разнообразия} = SФ_н / Р_н = 26 / 4 = 6,5

Таблица 7 - Результаты моделирования централизации функций менеджмента

№ варианта	Коды работ	Показатели	Функции менеджмента										Кр	SКг	Ик
			0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
1	9	Фв	7	4	7	5	7	5	7	6	4	5	6,67	7,42	49,49
		Кг	0,77	0,57	0,77	0,83	0,77	0,63	0,7	0,75	0,8	0,83
		Фн	2	3	2	1	2	3	3	2	1	1
2	10	Фв	8	5	7	4	7	6	7	6	4	4	6,33	7,45	47,16
		Кг	0,88	0,71	0,7	0,66	0,77	0,75	0,7	0,75	0,8	0,66
		Фн	1	2	2	2	2	2	3	2	1	2
3	11	Фв	8	5	6	5	6	6	7	5	5	4	6,67	7,48	49,89
		Кг	0,88	0,71	0,66	0,83	0,66	0,75	0,7	0,63	1	0,66
		Фн	1	2	3	1	3	2	3	3	0	2
4	12	Фв	7	5	7	4	7	6	7	6	4	5	6,33	7,51	47,54
		Кг	0,77	0,71	0,77	0,66	0,77	0,75	0,7	0,75	0,8	0,83
		Фн	2	2	2	2	2	2	3	2	1	1

 

Оптимальный вариант перебора – 3

Кг0 = 0,88 Кг1 = 0,71 Кг2 = 0,66 Кг3 = 0,83 Кг4 = 0,66

Кг5 = 0,75 Кг6 = 0,7 Кг7 = 0,63 Кг8 = 1 Кг9 = 0,66

SК_г = 7,48

К_р = 6,67                                         И_к = 49,89

Таблица 8 - Матрица оптимального управленческого решения

Коды работников			Коды работ или функции  менеджмента.
			0	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Рв		01	1	1	1	0	1	0	1	1	0	1
		02	1	0	1	0	1	0	0	1	1	1
		03	1	0	1	0	1	1	1	1	0	0
		04	0	0	1	1	1	1	1	0	1	1
		05	1	1	0	1	1	1	1	0	1	0
		06	1	1	1	0	0	1	0	1	0	0
		07	1	1	0	1	0	0	1	1	1	0
		08	1	0	1	1	1	1	1	0	0	1
		11	1	1	0	1	0	1	1	0	1	0
Фв			8	5	6	5	6	6	7	5	5	4
Рн	09		0	0	1	1	1	0	1	1	0	1
	10		1	1	1	0	1	1	1	1	0	0
	12		0	1	1	0	1	1	1	1	0	1
Фн			1	2	3	1	3	2	3	3	0	2

 

Организация регламентации  проектных решений

Положение об отделе продаж

Сбыт продукции является основным звеном между производством  этой продукции, распределением и потреблением. В результате сбыта (продаже) продукции  предприятие получает предпринимательскую  прибыль.

Задачи отдела продаж

1. Изучение и расширение рынка сбыта продукции.
2. Обеспечение реализации товара.
3. Разработка маркетинговой стратегии рынка.
4. Снижение затрат на транспортировку и хранение товара.

Структура отдела продаж

1. Структуру отдела продаж утверждает генеральный директор.
2. В состав отдела входят:

• Менеджер по продажам – 1 чел.
• Младшие менеджеры контролеры – 2 чел.
• Кассиры-операционисты – 2 чел.

Функции отдела продаж

1. Удовлетворение ожиданий, желаний, требований покупателей.
2. Рассмотрение претензий покупателей и оперативное регулирование сбыточной деятельности предприятия с учетом влияния внешних и внутренних неблагоприятных факторов.
3. Организация взаимодействия всех подразделений предприятия для достижения целей продаж.
4. Оформление документации.
5. Планирование ассортимента товаров.
6. Изучение рынка сбыта с помощью рационального отбора информации из информационной системы сбыта.
7. Организация проведения рекламных кампаний и мероприятий по стимулированию продаж.
8. Организация работы склада.
9. Контроль за объемом товара и выполнение планов продаж.
10. Составление отчетности.
11. Сбор информации о спросе на товары и конкурентах.
12. Поиск новых поставщиков и клиентов.
13. Организация подготовки обслуживающего персонала.

Эффективность и рационализация работы отдела продаж.

1. Создание благоприятного социально-психологического климата для работников.
2. Поиск поставщиков, предлагающих транспортные услуги по минимальной цене.
3. Снижение затрат на хранение товара.
4. Улучшение условий хранения, тем самым, уменьшая потери из-за порчи товара.
5. Обучение обслуживающего персонала.

Взаимоотношения отдела продаж с другими подразделениями.

1. С бухгалтерией: получая информацию об остатке товара на первое число каждого месяца
2. С отделом кадров: предоставляя сведения о требующихся сотрудниках.
3. Со складом: согласовывая время и объем поставок.

Права отдела

1. Требовать от подразделений фирмы необходимую для работы отдела продаж информацию.
2. Давать рекомендации руководству предприятия о прекращении поставки продукции, не пользующейся спросом.
3. Вносить предложения, касающиеся работы, входящей в обязанности отдела.

Ответственность отдела.

1. Всю ответственность за качество и своевременное выполнение задач и функций отдела несет менеджер по продажам.
2. Степень ответственности других сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Должностная инструкция менеджера по продажам

Общие положения

1. На должность менеджера по продажам назначаются  люди с всшим образованием в возрасте 22-45 лет.
2. Менеджер по продажам непосредственно подчиняется генеральному директору предприятия.
3. В своей работе менеджер по продажам руководствуется Положением об отделе продаж и данной инструкцией.

Обязанности

1. Изучать рынок продаж и планировать мероприятия необходимые в определенной ситуации.
2. Заниматься поиском покупателей.
3. Осуществлять контроль за работой младших менеджеров.
4. Предоставлять отчет о реализованной продукции в бухгалтерию в определенные сроки.
5. Контролировать работу сотрудников отдела.