Формирование организационных структур

Секретарь (1 чел.) – рабочее место приемная генерального директора, должностными обязанностями являются: отвечать на телефонные звонки и передавать полученную информацию ген. директору, печать писем, отправка факсов и т.п., составление распорядка проведения мероприятий.

Менеджер (2 чел.) – непосредственно следят наличием ассортимента товаров, соблюдением трудовой дисциплины, правильным оформлением купли-продажи товара,  осуществляют рекламную деятельность, а также, анализируя спрос, прогнозируют рыночную ситуацию.

Экспедитор (1 чел.) – занимается доставкой товаров и документов.

Младшие менеджеры-консультанты (4 чел.) – непосредственно общаются с покупателями. Их задача установить контакт с покупателем и побудить его к покупке.

  Кассиры-операционисты (2 чел.) – ведение кассовых операций и непосредственно связанны с бухгалтерией.

 

2.3. Анализ проблем ОАО «ПК «Балтика»

 

Матрица SWOT-анализа представлена в таблице 2.

 

Проведённый анализ позволил сделать ранжирование.

 

Таблица 2 - Матрица SWOT-анализа

Внутренняя среда		Внешняя среда
		Возможности (О)				Угрозы У(Т)
		I		II		III	IV
1	2	3		4		5	6
Сила C(S)	Превосходные технологические навыки	Увеличение числа клиентов в прежнем сегменте рынка		Новые предложения со стороны финансовых организаций		Появление большого числа конкурентов	Повышение себестоимости работ
	Расширение видов услуг	Увеличение тарифов на выполнение работ		Исследование системы управления		Появление новых технологий	Использование программ развития
	Полная компетентно ключевых вопросах	Внедрение Информационных технологий		Формирование спроса на продукцию		Увеличение стоимости УСЛУГ	Переход на качественно новый уровень работ
Слабость  Cл (W)	Низкая производительность из- за нехватки времени на решения	Внедрение новых технологий управления		Внедрение новых технологий		Неблагоприятное изменение курсов иностранных валют	Невозможность компенсировать рост закупочных цен на комплектующие. За счет повышения цен на услуги
	Нет чёткого стратегического направления развития		Новые маркетинговые стратегии		Освоение новых видов деятельности.	Увеличение затрат из-за роста закупочных цен на комплектующие	Дополнительный расход времени на решение вопросов переобучения
	Недостаток денег на финансирование необходимых изменений в стратегии		Способность обслужить дополнительные группы потребителей или выйти на новые сегменты рынка.		Организация новых точек	Изменение потребностей покупателей	Выход на рынок новых конкурентов

 

В качестве решения рассмотрим дерево целей, где обозначим стратегически важные задачи:

1. Использование программ развития предприятия;
2. Освоение новых видов деятельности;
3. Увеличение числа потребителей в прежнем сегменте рынка;
4. Внедрение новых технологий;
5. Внедрение информационных технологий;
6. Перераспределение функций.

Каждое предприятие  может сформировать свою организационную  структуру, используя типовые блочные решения в том или ином сочетании. В условиях акционерного общества рекомендуется разрабатывать типовые решения применительно к головному предприятию, производственной единице.

Научно-обоснованное проектирование новых и рационализация действующих  структур управления является важнейшим направлением совершенствования управления промышленным производством.

Исходной базой при  проектировании структур управления является содержание деятельности и структура объекта управления, т.е. производства и вытекающих из него функций управления и факторов, влияющих на объём управленческой деятельности.

После изучения функций  и факторов приступают к непосредственному  проектированию структуры управления. За основу берется типовая структура целостной организации системы управления предприятием. Затем на основе отраслевых рекомендаций разрабатывается структура, учитывающая специфику и условия данного конкретного предприятия. При этом используется    так    называемый    блочный    подход.    Далее    определяется    численный    и квалификационный состав сотрудников, необходимых для эффективного управления предприятием. После этого наступает этап согласования содержания и организационных форм управления. Завершает процесс проектирования построение конкретной схемы управления предприятием.

 

 

 

3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СТРУКТУРЫ  УПРАВЛЕНИЯ 

ОАО «ПК «БАЛТИКА»

 

3.1. Анализ оргструктуры отдела продаж

 

В качестве объекта проектирования был выбран отдел продаж представительства компании «Балтика» в г. Архангельске – «Наше пиво».

Структура отдела продаж приведена на рис. 12.

 

 

 

 

 

 

Рисунок 12 - Структура отдела продаж фирмы «Наше пиво» ОАО «Балтика»

Стратегическая цель предприятия состоит в том, что  бы в рамках разрабатываемых и реализуемых планов по возможность наилучшим образом использовать потенциал продаж и коммерческого успеха. При этом главной целью является достижение соответствующей рентабельности, без которой не гарантированно будущее предприятия.

В качестве целей создания отдела продаж можно выделить:

1. Работа с покупателями:

• Поддержание хороших отношений с уже имеющимися покупателями;
• Постоянный поиск новых покупателей.

2. Исследование объема продаж:

• Изучение спроса, планирование объемов продаж;
• Исследование своего товара и товара конкурентов, с целью выявления положительных и отрицательных факторов, влияющих на конкурентоспособность товара; снижение продажной цены;
• Разработка прогрессивных форм и методов реализации товара.

3. Определение маркетинговой стратегии предприятия на долгосрочный период времени;

• Изучение общественного мнения.

Структура отдела продаж предприятия зависит от объемов сбытовой деятельности, вида, характера реализуемой продукции покупателям и ряда других особенностей.

Численность отдела продаж составляет 7 человек.

Начальником отдела продаж является менеджер по продажам.

Отдел продаж занимает главное  место в структуре предприятия, т.к. от его деятельности напрямую зависит объем сбыта продукции, а значит и величина прибыли, получаемая предприятием.

Функции сотрудников  отдела продаж.

Менеджер по продажам – осуществляет общее руководство отделом, занимается оперативным планированием и оперативной работой по реализации продукции, решает важнейшие вопросы, возникающие в процессе работы отдела, изучает спрос, разрабатывает прогрессивные программы продвижения товара.

Младшие менеджеры-консультанты – подчиняются менеджеру по продажам, непосредственно отвечают за реализацию товаров, занимаются интенсивным консультированием покупателей, предоставляют информацию о текущем спросе на товары. Их задача – установить контакт с покупателем и побудить его покупке товара.

Кассиры-операционалисты – отчитываются за выручку перед менеджером по продажам, отвечают за ведение кассовых операций.

Поиском покупателей  занимаются все сотрудники предприятия  используя свои личные связи и  имеют определенный процент от успешной реализации продукции.

Отдел продаж предприятия  тесно сотрудничает с другими  подразделениями предприятия.

Отдел продаж дает рекомендации отделу закупок по объемам и ассортименту закупаемой продукции.

Отдел продаж тесно взаимодействует с бухгалтерией, получая необходимые сведения о финансовом положении предприятия и отчитываясь о полученной выручке.

Цели отдела продаж.

1. Долгосрочные: Расширять сеть магазинов.
2. Среднесрочные: Стать конкурентоспособным предприятием по быстрому оказанию услуг потребителям, полностью удовлетворяя их потребности.
3. Краткосрочные: Увеличить объем продаж.

 

3.2. Разработка функциональной системы управления

 

В табл. 3,4,5 приведены разработки по оптимизации организационной структуры отдела продаж представительство «Балтики» - «Наше пиво».

 

Разработка  необходимых функций системы  управления для отдела продаж «Наше  пиво»

Таблица 3 - Функционально-матричный классификатор

Общие	Прогнозирование и планирование	Организация	Нормирование	Стимулирование	Координация	Учет и контроль
Управление персоналом	Планирование численности персонала	Непрерывность работы персонала		Полезность деятельности персонала	Работы персонала	За работой персонала
Управление продажами	Прогнозирование спроса и планирование объемов продаж	Организация рекламы	Затрат на рекламу	Гибкая система скидок	Работы менеджера по продажам	За реализацией продукции
Контроль за выполнением заключенных договоров					Координация работы с  бухгалтерией	Контроль за соблюдением пунктов договоров
Управление хранения товара	Планирование необходимых запасов	Оптимизация доставки транспортом	Допустимые максимальные издержки		Работы со складом и бухгалтерией	Всей продукции на складе
Управление работы с  клиентами	Направление поиска клиентов	Выделение потенциальных клиентов			Работы мл. менеджеров
Изучение и анализ рынка	Спроса и предложения на рынке	Работы менеджера по продажам в определении наилучшей работы в различных ситуациях			Работы менеджера по продажам в изучении рыночной ситуации	Рыночной ситуации

 

Таблица 4 - Функционально-ресурсный классификатор

Функции	Изучение и анализ рынка	Управление персоналом	Управление продажами	Контроль за выполнением договора	Управление хранением  товара	Управление работы с клиентами
Финансовые	Затраты на заработную плату, оргтехнику, средства коммуникации,  повышение квалификации персонала, спецодежду, маркетинговые исследования					Затраты на рекламу
Материальные	Оргтехника, средства коммуникации, профессиональная литература, источники информации о состоянии  рынка продаж				Кондиционеры, холодильники	Источники информации о состоянии рынка
Организационные	Организация сбора информации	Формирование эффективной структуры	Организация совместной работы отдела продаж с бухгалтерией		Складские помещения
Трудовые	Менеджеры	Ген.директор	Ген. директор и менеджеры		Менеджеры по продажам	Менеджеры по продажам и  мл.менеджеры
Показатель использования ресурсов	Оперативное отслеживание	Повышение квалификации персонала и повышение производительности труда	Увеличение объема продаж		Снижение затрат на транспорт и склад	Увеличение объема продаж

 

Таблица 5 - Классификатор дифференциации функций менеджмента

Группа функций	Функции	Работа	Исполнители
			Менеджер по продажам	Мл. менеджер-консультант	Кассир -операционист
Управление персоналом	Управление персоналом	Контроль за работой персонала	1-12
		Набор кадров	4-6, 8, 9, 12
Изучение и анализ рынка	Сбор информации	Изучение структуры рынка	1,2,4,6, 11, 12
	Анализ	Изучение спроса	1, 2, 7, 11, 12	1, 8,10	1, 4, 10
		Изучение товара	1, 2, 4, 10, 12	1, 4, 12
		Изучение конкурентов	1, 2, 4, 5, 11, 12
		Анализ методов продаж	1, 2, 7, 11, 12
Управление продажами	Определение маркетинговой стратегии	Планирование объема продаж	1-6	1, 2, 10, 11
	Работа с покупателями	Реклама	4-6, 10, 11, 12	1, 2, 8, 9	1, 2
		Поиск клиентов	1, 2, 4-6, 11, 12	1, 3, 7, 8, 12	1, 2, 3
Управление хранением  товара	Управление складом	Складирование	5, 9, 10, 11