Анализ системы управления персоналом в отделе делопроизводства прокуратуры субъекта РФ

- принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом;

- принципы, определяющие  направление развития системы УП, которые представлены в таблицах 1 (см.Приложение) и 1.2.

Наука и практика управления разработали методы изучения состояния  действующей системы УП организации, обоснования и реализация новой системы. Рассмотрим эти методы.

 

 

 

 

 

 

Наибольший эффект и качество системы управления персоналом достигаются в том случае, когда применяется система методов в комплексе. Это позволяет взглянуть на объект совершенствования со всех сторон, что помогает избежать просчётов.

1.3. Функциональная структура системы управления персоналом

Обобщение опыта отечественных  и зарубежных организаций позволяет  сформулировать главную цель системы  управления персоналом: обеспечение  организации кадрами, их эффективное  использование, профессиональное и  социальное развитие (рис. 1.5). В соответствии с этими целями формируется система управления персоналом организации. В качестве базы для ее построения используются закономерности, принципы и методы, разработанные наукой и апробированные практикой¹².

Рисунок 1.5 – Укрупненное дерево целей системы управления персоналом организации

 

Всю совокупность целей организации можно разделить на четыре вида, или блока: экономические, научно-технические, производственно-коммерческие и социальные.

Упрощенный вариант  базового дерева целей системы управления организацией представлен на рис. 1.6. Он ограничен целями, выделенными по понятийному (аспектному) признаку декомпозиции (1-й и 2-й уровни), и одним уровнем целей, выделенным по факторному признаку (3-й уровень).

Рисунок 1.6 – Базовое дерево целей системы управления организацией

 

1. Организация перспективных  научно-технических разработок.

2. Сокращение длительности  цикла «исследование – производство».

3. Техническое сопровождение  и перевооружение производственного  процесса.

4. Обеспечение высокого качества труда.

5. Маркетинг научно-технических  разработок.

6. Соответствие плана  разработок научно-техническому  потенциалу организации.

7. Маркетинг продукции  или услуг.

8. Соответствие производственной  программы и производственной мощности.

9. Полнота и своевременность материально-технического снабжения.

10. Обеспечение эффективного  технического состояния оборудования и ритмичности производственного процесса.

11. Ритмичность сбыта  продукции или своевременность  оказания услуг.

 

Все перечисленные общие функции управления в неразрывном единстве присутствуют в деятельности руководителей подразделений всех уровней.

Функциональная структура отражает разделение управленческих функций между руководством и отдельными подразделениями.

Функция управления – особый вид управленческой деятельности, продукт процесса разделения и специализации труда в сфере управления, представляющий собой часть процесса управления, выделенный по определенному признаку. Обычно выделяется от 10 до 25 функций управления фирмой.

Комплекс задач – часть функции управления, выделяемая по признаку основных функций управления (нормирование, планирование, учет, анализ и т.д.).

Комплекс задач объединяет совокупность задач, относящихся к  конкретной функции и, как правило, реализуется небольшим функциональным подразделением. Например, как на рис. 1.7.

Рисунок 1.7 – Комплекс задач по функции «управление персоналом»

 

При построении функциональной структуры, как правило, используется матричный метод распределения  функций управления (табл. 1.2).

Таблица 1.2 – Функциональная структура организации

Наименование функций  отдела	Функциональные подразделения  и должностные лица
1. Подбор и расстановка  кадров	1	2	3	4	5	…..
2. Составление плана  потребности в персонале
3. Оформление приема, перевода, увольнения работников
4. Изучение причин  текучести кадров
5. Осуществление контроля  за правильным использованием персонала
и т.д.

 

Строки таблицы –  это конкретные функции управления, а столбцы – структурные подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк отмечаются основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которой отвечает структурное подразделение. Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством организации и подразделениями аппарата управления, определить технологическую последовательность операций за конкретными руководителями или служащими.

Таким образом, изучив проблемы управления персонала в теоретических источниках, можно прийти к выводу, что ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами в крупных организациях обычно возложена на профессионально подготовленных работников отделов кадров, обычно в составе штабных служб. Для того чтобы такие специалисты могли активно содействовать реализации целей организации, им нужны не только знания и компетенция в своей конкретной области, но и осведомленность о нуждах руководителей низшего звена. Вместе с тем, если руководители низшего звена не понимают специфики управления трудовыми ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, то они не могут в полной мере воспользоваться услугами специалистов-кадровиков. Поэтому важно, чтобы все руководители знали и понимали способы и методы управления людьми.

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ В ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПРОКУРАТУРЫ СУБЪЕКТА              

2.1. Характеристика организации и численность персонала

Отдел делопроизводства возглавляет начальник отдела, который непосредственно подчиняется прокурору субъекта. Начальнику отдела в свою очередь подчиняются руководители – начальники отделов делопроизводства прокуратур районов субъекта. Отдел действует на основании Положения, утвержденного прокурором субъекта, и руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «О прокуратуре Российской Федерации», конституционными и другими федеральными законами, организационно-распорядительными документами Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей, прокурора области его заместителей, в том числе приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 29.12.2011 № 450 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации».

Основные задачи и  функции:

- обеспечение делопроизводственного  обслуживания работников прокуратуры субъекта;

- методическое руководство  и контроль за состоянием делопроизводства  в структурных подразделениях  прокуратуры субъекта, прокуратурах районов;

- комплектование, обеспечение  сохранности, учет и использование  архивного фонда документов прокуратуры субъекта;

- обеспечение режима  секретности в прокуратуре субъекта;

- организация и ведение  секретного делопроизводства;

- прием, обработка,  регистрация и учет входящих  документов в автоматизированной  инновационной системе АИК «Надзор», передача их для доклада руководству  прокуратуры субъекта и в структурные подразделения прокуратуры субъекта;

- обработка и отправка  исходящей корреспонденции;

- учет и анализ документооборота  в структурных подразделениях  прокуратуры области.

 

 

Численность персонала на начало 2011 года составляла 267 человек.

Рисунок 2 – Динамика численности персонала за 2007-2010 гг.

 

Как видно из рисунка 2 численность персонала за период с 2007 по 2010 года постоянно увеличивалась, в 2010 году произошло сокращение численности персонала на 17 человек, в связи с оптимизацией численности структурных подразделений.

 

 

Таблица 2.1 –  Численность персонала за 2009-2011 гг.

 

Структура персонала	2007 год	2008 год	2009 год	2010 год	Удельный вес, %				Изменения численности, чел.			Изменение удельного  веса, %
					2007 год	2008 год	2009 год	2010 год	2008/ 2007	2009/ 2008	2010/ 2009	2008/ 2007	2009/ 2008	2010/ 2009
Руководители	40	44	45	42	15,5	15,5	15,8	15,7	4	1	-3	0,0	0,3	-0,1
Специалисты	203	218	218	207	78,7	77,0	76,8	77,5	15	0	-11	-1,7	-0,3	0,8
Служащие	15	21	21	18	5,8	7,4	7,4	6,7	6	0	-3	1,6	0,0	-0,7
Итого	258	283	284	267	100	100	100	100	25	1	-17	-	-	-

 

 

Как видно из таблицы 2.1 основной прирост в 2009 году был осуществлен за счет роста специалистов, в 2011 году сокращение произошло именно в этой категории госслужащих.

Рисунок 2.2 – Динамика численности персонала за 2009-2011 гг.

 

На протяжении всего  исследуемого периода в структуре персонала происходят следующие изменения:

1) наибольший удельный вес в  структуре персонала в 2007 году  занимали специалисты – 78,7%, а  к 2010 году удельный вес специалистов  снизился до 77,5%.

2) наименьший удельный вес занимают  служащие – 6,7%. К 2010 году происходит снижение удельного веса служащих на 0,7 процентных пункта.

Можно сделать вывод, что кадровая политика в отделе делопроизводства прокуратуры субъекта в области найма персонала по категориям направлена на найм специалистов.

 Численность специалистов повышается, за счет сокращения доли сотрудников, имеющих общее и среднее специальное образование и увеличения доли персонала с высшим образованием. Это является положительным показателем и свидетельствует о заинтересованности руководства в грамотных специалистах. Кроме того, данная динамика показывает, что кадровая политика организации направлена на образование и развитие персонала.

 

 

 

Таблица 2.2 – Динамика численности персонала по образованию за 2009-2011 гг.

 

Уровень образования	2007 год		2008 год		2009 год		2010 год		Изменения 2008/2007 гг.		Изменения 2009/2008 гг.		Изменения 2010/2009 гг.
	чел	%	чел	%	чел	%	чел	%	чел.	%	чел.	%	чел	%
Средне- специальное	52	20,2	41	14,5	39	13,7	27	10,1	-11	-5,7	-2	-0,8	-12	-3,6
- профильное	18	7,0	18	6,4	21	7,4	12	4,5	0	-0,6	3	1,0	-9	-2,9
Высшее	206	79,8	242	85,5	245	86,3	240	89,9	36	5,7	3	0,8	-5	3,6
- профильное	166	64,3	185	65,4	194	68,3	198	74,2	19	1,0	9	2,9	4	5,8
- 2 и более высших образования	8	3,1	9	3,2	10	3,5	14	5,2	1	0,1	1	0,3	4	1,7
Итого	258	100	283	100	284	100	267	100	-	-	-	-	-	-