Делопроизводство в системе управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение  системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых,

их создание (или получение  извне), обработка и организация  движения по всем уровням управления вплоть до передачи в другие

подразделения и сдачи  в архив.

Основными делопроизводственными  функциями службы управления персоналом организации являются:

разработка и оформление необходимой кадровой документации (плановой, первично-учетной, отчетно-статистической, по социальному обеспечению, организационно - распорядительной)

своевременная обработка  поступившей документации по персоналу

регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу (в том числе конфиденциальных документов)

разработка, согласование, печатание  документов по кадровым вопросам

доведение кадровой документации до соответствующих работников для  исполнения

контроль за исполнением документов

размножение документов по кадровым вопросам

подготовка кадровых документов к сдаче в архивы (организации, ведомственный, государственный)

 
Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.  
 
Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.  
 
Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.  
 
В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.  
 
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.  
 
Общие функции официальных документов:  
 
- информационная (документ создают для сохранения информации);  
 
- социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);  
 
- коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);  
 
- культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).  
 
Специальные функции официальных документов:  
 
- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы); 
 
- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.  
 
Официальные документы подразделяют на:  
 
-управленческие;  
 
-научные;

технические;  
 
технологические;  
 
-производственные и др.  
 
Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.  
 
В состав управленческой документации входит следующая:  
 
- организационная;  
 
- распорядительная;  
 
- информационно-справочная;  
 
- по личному составу;  
 
- плановая.  
 
Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") от 1 июля 1998 года.  
 
Состав документов в организации зависит от:  
 
- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);  
 
- объема и характера взаимосвязей в организации;  
 
- характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Документационное  обеспечение управления организации  выполняет специальное структурное  подразделение.  
 
Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:  
 
- управление делами;  
- общий отдел;  
- канцелярия;  
- секретариат.  
 
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.  
 
Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).  
 
Цели службы ДОУ:  
- организация работы;  
- руководство документационным потоком;  
- координация видов работ с документами;  
- контроль за последовательностью работы с документами;  
- организация работ по документационному обеспечению управления.  
 
Задачи службы ДОУ:  
 
- совершенствование форм и методов работы с документами;  
- обеспечение единого порядка документирования;  
- обеспечение единого порядка работы с документами;  
- контроль за исполнением документов;  
- хранение документов;  
- унификация форм документов;  
- сокращение по возможности документооборота;  
- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;  
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.  
 
Функции службы ДОУ:  
 
- разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;  
- обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;  
- доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;  
- контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;  
- изготовление и размножение документов;  
- разработка номенклатуры дел, хранение дел;  
- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;  
- организация работы архива;  
- повышение квалификации работников службы ДОУ.

Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение.

 
Для того, чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.  
 
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.  
 
Системы документирования:  
 
- административная;  
- статистическая;  
- коммерческая и др.  
 
Предметом нашего изучения является административная система документирования.  
 
Административная система документирования по видам документов делится на: 

1. организационно-распределительную  (ОРД)-  
    1.1. положения,  
    1.2. уставы,  
    1.3. инструкции,  
    1.4. приказы,  
    1.5. решения,  
    1.6. протоколы;  
2. справочно-информационную -  
    2.1. письма,  
    2.2. телеграммы,  
    2.3. телефонограммы,  
    2.4. докладные записки,  
    2.5. справки,  
    2.6. акты;  
3. по личному составу -  
    3.1. приказы,  
    3.2. личные дела,  
    3.3. заявления,  
    3.4. трудовые книжки,  
    3.5. характеристики,  
    3.6. договоры и т.д.  
 
Цель классификации документов:  
 
1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.  
2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).  
 
Значение классификации документов:  
 
- обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;  
- повышение оперативности работы с ними.  
 
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.  
 
Основной признак классификации - содержание документа.

 
Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки".  
 
Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстрота перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с документами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.  
 
Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.  
 
Требования, предъявляемые к документообороту:  
 
- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены);  
- распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;  
- необходимое перемещение документов (дублирование, лишние инстанции и действия исключены);  
- единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними, однократность каждой операции.  
 
Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.  
 
Документооборот состоит из следующих потоков:  
 
- поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих органов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справками, письмами, актами и заявлениями граждан);  
- отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вышестоящим или нижестоящим организациям, неподчиненным учреждениям, общественным организациям и отдельным гражданам в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);  
- внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).  
 
Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).  
 
Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности Структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

Контроль исполнения документов и решений за всеми зарегистрированными  документами - одна из функций управления.  
 
Цель контроля исполнения документов:  
 
- своевременное и качественное их исполнение;  
- получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.  
 
Контроль исполнения документов состоит из следующих этапов:  
 
- постановка документа на контроль (руководитель делает отметку на документе о контроле, определяет исполнителей, срок исполнения; заполняет регистрационно-контрольную карточку, РКК);  
- своевременное доведение документов до исполнителей (поступившие - в день поступления и регистрации, внутренние - после подписания);  
- предварительная проверка и регулирование хода исполнения (устное или письменное напоминание специалисту о приближении срока окончания работы над документом - за 10, 5 и 2 дня, - запись о состоянии исполнения в "Контрольной отметке11 РКК, внесение в карточку отметок об изменении сроков исполнения и т.д.);  
- учет и обобщение результатов контроля (сведения о документах, выполненных и невыполненных к сроку, о причинах невыполнения и перенесения сроков исполнения);  
- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;  
- информирование о ходе исполнения документов на оперативных совещаниях.  
 
Контролируют на разных уровнях:  
 
- своевременность исполнения документов;  
- соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;  
- соответствие формы созданных документов их содержанию;  
- уровень и формы удостоверения документов;  
- соответствие подписей их расшифровкам;  
- идентичность всех экземпляров.  
 
Контроль за документами осуществляют:  
 
- служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);  
- руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);  
- исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).  
 
При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.  
 
Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.  
 
Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.  
 
Руководство организации, исходя из специфики и опыта работы, составляет и утверждает перечень документов, подлежащих контролю, и методику его организации.  
 
К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:  
 
- документы вышестоящих органов;  
- распорядительные документы данной организации;  
- важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения.  
 
Снятие документов с контроля состоит из этапов:  
 
- принятие руководителем решения о снятии документа с контроля и передача распоряжения об этом службе ДОУ;  
- постановка отметки об исполнении ("отметка об исполнении") в РКК и на документе информирования контрольной службы организации об исполнении документа, находящегося на централизованном контроле;  
- перестановка РКК из контрольной картотеки (раздела) в справочную картотеку (раздел);  
- подшивка документа, имеющего отметку об исполнении, в дело.  
 
Документы считают выполненными и снимают с контроля после исполнения предписанных заданий, поручений. Снять документ с контроля может должностное лицо, которое поставило его на контроль.

 
Деятельность учреждений фиксируется  в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.  
Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

 
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.  
Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, Материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.  
Это, конечно, не все вопросы, по которым возможно и необходимо создание распорядительных документов. Однако именно они являются наиболее характерными и стабильно требующими для своего решения издания распорядительных документов.  
Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).  
Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам. К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Формуляр-образец этих документов отличается друг от друга некоторыми реквизитами.  
Схема подготовки распорядительных документов:  
- всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;  
- согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);  
- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).  
 
Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.  
Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

Большинство документов, создаваемых  учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.  
 
К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др.