Анализ и совершенствование системы управления организацией на примере ОАО «БАЙКАЛФАРМ»

Для номенклатурных позиций класса A рекомендуются следующие  правила:

1) Частая  оценка прогноза и метода прогнозирования.  Любой построенный прогноз несет  некоторую ошибку. Чем дороже  и дефицитнее номенклатурная  позиция, тем дороже обходятся  эти ошибки. Как следствие, данное  правило означает внимательное  отношение к методам построения  прогнозов потребности в номенклатурных  позициях, мониторинг точности реализации  уже построенных прогнозов. 

2) Частый  циклический подсчет запасов  с жесткими допусками. Недопустимо  сколько-нибудь существенное отклонение  данных о запасах, зафиксированных  в информационной системе, от  данных согласно проведенному  подсчету (который можно назвать  еще текущей инвентаризацией). Каждое отклонение, превышающее установленный жесткий допуск, должно расследоваться на предмет выяснения его причин. При этом необходимо отметить, что имеет смысл проводить и традиционную полную инвентаризацию раз в год или раз в полгода.

3) Ежедневное  обновление информации в базе  данных. То есть для таких номенклатурных  позиций необходимо использование  системы с непрерывным обновлением  данных о запасах. 

4) Частое  рассмотрение требований спроса, размеров партий, страхового запаса, обычно имеющее результатом относительно  небольшие размеры заказов (партий). Необходимо тщательное отслеживание  всех параметров планирования, выявление  реальных потребностей в номенклатурных  позициях. Стремление к небольшим  размерам партий может быть  продиктовано возможностью снижения  как прямых, так и скрытых издержек, связанных с хранением изделий  в запасах. 

5) Тщательное  отслеживание и сокращение длительности  цикла. Чем короче длительность  цикла, тем ниже потребность  в оборотных средствах. И так  как основную долю потребности  формируют запасы номенклатурных  позиций класса A (по крайней мере в части оборотных средств в запасах сырья, незавершенного производства и готовой продукции), то управление длительностью цикла для них существенно окупается.

Для номенклатурных позиций класса B применяются те же меры, что и для номенклатурных позиций класса A, но реже и с большими приемлемыми допусками.

Для номенклатурных позиций класса C сформулированы следующие  правила:

1) Основное  правило: изделия должны быть  в наличии. Будет обидно получить  срыв исполнения плана сбыта  или, что еще неприятнее, производственного  плана из-за нехватки дешевых  номенклатурных позиций, хранение  запасов которых, пусть даже  превышающих объем обычных потребностей  предприятия, не влечет за собой  сколько-нибудь существенный рост издержек хранения и потребности в оборотных средствах. Можно еще высказаться так: запасов изделий класса C может быть больше, чем нужно, но не должно быть меньше, чем необходимо.

2) Простая  фиксация данных или вообще  отсутствие фиксации данных в  базе данных; возможно использование  для контроля объема запасов  процедуры периодического осмотра  (обзора). Может применяться система  с периодическим обновлением  данных в системе, либо данные  номенклатурные позиции выводятся  за границы MRP-системы вообще.

3) Большие  размеры партий (заказов) и большой  страховой запас. Крупные партии  не влекут за собой существенных  затрат, связанных с хранением  запасов номенклатурных позиций  класса C, поэтому имеет смысл  экономить преимущественно на  подготовительных издержках, заказывая  помногу. 

4) Хранение  на территориях, немедленно доступных  для персонала, использующего  эти номенклатурные позиции в  производственном процессе. Это  упрощает процедуру отпуска запасов  в производство и устраняет  лишнюю бюрократическую бумажную  работу, также влекущую за собой  определенные затраты. 

5) Нечастый (редкий) подсчет запасов (раз  в год или в полгода) с  большими приемлемыми допусками  (вплоть до, например, взвешивания  вместо подсчета).

Анализ  запасов не ограничивается одним  методом. За ABC-анализом следует применять  анализ XYZ. Именно после его проведения составляется итоговая матрица, оценка которой позволяет оптимальным  образом сформировать запас на складе

Управление  товарными ресурсами в любой  компании предполагает осуществление  ежедневного анализа большого количества информации по истории продаж, товарных запасов, поставок, возвратов и т. д. Если внимательно анализировать  информацию по каждому товару, то на это просто не хватит рабочего времени. Поэтому всегда стоит вопрос, по каким товарам проводить анализ ежедневно, а какие достаточно проверять раз в неделю или даже месяц. XYZ-анализ позволяет получить ответ на этот и многие другие вопросы.

Основная  идея XYZ-анализа состоит в группировании  объектов по однородности анализируемых  параметров, другими словами - по коэффициенту вариации.

В качестве объектов анализа можно выбрать  товар, товарную группу, поставщика и  т. п. Затем необходимо определить параметр, по которому будет проводиться анализ. Как правило, анализ проводится по продажам товара или по отгрузке комплектующих со склада. Выбор единиц измерения при проведении данного анализа не имеет принципиального значения.

Следующий шаг - это группирование товаров  по величине коэффициента вариации:

В группу X попадают товары с коэффициентом  вариации менее 10%.

В группу Y - товары с коэффициентом вариации от 10% до 25%.

В группу Z - товары с коэффициентом вариации более 25%.

Данные  границы групп являются рекомендуемыми. На практике часто встречаются ситуации, когда все товары компании попадают в группу Z. Этому может быть несколько  причин. Самая распространенная из них - сезонность продаж. Сезоны, когда  происходят изменения продаж, известны и заранее учитываются при  планировании работы компании.

Таким образом, применение XYZ-анализа позволяет  разделить весь ассортимент на группы в зависимости от стабильности продаж. По полученным результатам целесообразно  провести работу по выявлению и устранению основных причин, влияющих на стабильность и прогнозируемость продаж. При комплексном  анализе состояния системы управления товарными ресурсами наиболее продуктивно  совмещение результатов АВС- и XYZ-анализов.

Совмещение  АВС- и XYZ-анализов происходит по следующей схеме:

Сначала проводится ABC-анализ товаров по сумме  полученного дохода или по сумме  отгруженного товара за весь учетный  период (например за год). Затем осуществляется XYZ-анализ этих товаров за весь этот же период (например по ежемесячным продажам за год). После этого результаты совмещаются.

При совмещении определяется девять групп товаров:

	A	B	C
X	АХ	ВХ	СХ
Y	AY	BY	CY
Z	AZ	BZ	CZ

Товары  групп А и В обеспечивают основной товарооборот компании. Поэтому необходимо обеспечивать постоянное их наличие. Общепринятой является практика, когда по товарам группы А создается избыточный страховой запас, а по товарам группы В - достаточный. Использование XYZ-анализа позволяет точнее настроить систему управления товарными ресурсами и за счет этого снизить суммарный товарный запас.

Товары  группы АХ и ВХ отличает высокий  товарооборот и стабильность. Необходимо обеспечить постоянное наличие товара, но для этого не нужно создавать  избыточный страховой запас. Расход товаров этой группы стабилен и хорошо прогнозируется.

Товары  группы AY и BY при высоком товарообороте  имеют недостаточную стабильность расхода, и, как следствие, для того чтобы обеспечить постоянное наличие, нужно увеличить страховой запас.

Товары  группы AZ и BZ при высоком товарообороте  отличаются низкой прогнозируемостью  расхода. Попытка обеспечить гарантированное  наличие по всем товарам данной группы только за счет избыточного страхового товарного запаса приведет к тому, что средний товарный запас компании значительно увеличиться. По товарам  данной группы следует пересмотреть систему заказов. Часть товаров нужно перевести на систему заказов с постоянной суммой (объемом) заказа, по части товаров необходимо обеспечить более частые поставки, выбрать поставщиков, расположенных близко к вашему складу (и снизить тем самым сумму страхового товарного запаса), повысить периодичность контроля, поручить работу с данной группой товаров самому опытному менеджеру компании и т. п.

Товары  группы С составляют до 80% ассортимента компании. Применение XYZ-анализа позволяет сильно сократить время, которое менеджер тратит на управление и контроль над товарами данной группы

По товарам  группы СХ можно использовать систему  заказов с постоянной периодичностью и снизить страховой товарный запас.

По товарам  группы CY можно перейти на систему  с постоянной суммой (объемом) заказа, но при этом формировать страховой  запас, исходя из имеющихся у компании финансовых возможностей.

В группу товаров CZ попадают все новые товары, товары спонтанного спроса, поставляемые под заказ и т. п. Часть этих товаров можно безболезненно  выводить из ассортимента, а другую часть нужно регулярно контролировать, так как именно из товаров этой группы возникают неликвидные или  труднореализуемые товарные запасы, от которых компания несет потери. Выводить из ассортимента необходимо остатки товаров, взятых под заказ  или уже не выпускающихся, то есть товаров, обычно относящихся к категории  стоков.

Итак, использование  совмещенного АВС и XYZ - анализов позволит:

• повысить эффективность системы управления товарными ресурсами;
• повысить долю высокоприбыльных товаров без нарушения принципов ассортиментной политики;
• выявить ключевые товары и причины, влияющие на количество товаров хранящихся на складе;
• перераспределить усилия персонала в зависимости от квалификации и имеющегося опыта.

Кроме описанных  выше анализов АВС и XYZ, существует множество  разнообразных методов оценки запасов. В таблице 2 приведены и описаны  наиболее распространенные их них.

 

Таблица 2 - Прочие методы оценки материальных запасов

Название метода	Содержание метода	Порядок расчета
Метод средневзвешенных цен	Устанавливается средняя цена для  данного учетного периода по каждому  наименованию материального запаса	Находит частное отделения общей  себестоимости запасов определенного  вида на их количество (на начало отчетного  периода и поступивших в этом периоде)
Метод LIFO (Last-In-First-Out)	Оценка по себестоимости последних  по времени приобретения запасов	Запасы рассчитываются по фактической  себестоимости ранних по времени  приобретения партий, а себестоимость  реализации продукции – по себестоимости  поздних партий
Метод FIFO (first-in-first-out)	Оценка по себестоимости последних  по времени приобретения запасов	Запасы оцениваются по фактической  себестоимости последних по времени  приобретения партий, а себестоимость  реализации продукции – по себестоимости  ранних партий
Метод нормативных затрат	Устанавливается нормативная стоимость  каждого наименования материалов	Рассчитывают на основе стандартов, включающих целевые затраты, планируемые  в начале отчетного периода, и  показывающих будущую стоимость  материалов
Метод трансфертных цен	Принимается цена, используемая для определения стоимости продукции, полуфабрикатов, передаваемых одним центром ответственности другому	1. Рыночная цена – устанавливают органы управления предприятия, ориентируясь на внешние рыночные цены 2. Затратная цена –  рассчитывают на основе стандартной  или фактической себестоимости  продукции

 

 

 

 

2. ОЦЕНКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАПАСАМИ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «БУРЯТХЛЕБПРОМ».

2.1. Краткая  характеристика предприятия.

 

Открытое  акционерное Общество «Бурятхлебпром» – одна из крупнейших торгово-производственных компаний кондитерского рынка Бурятии и регионов.

ОАО «Бурятхлебпром» – современная, прогрессивно развивающаяся компания. Большинство производственных площадок оснащено новейшим оборудованием, что позволяет сделать производство экологически чистым и уменьшить его зависимость от человеческого фактора.