Анализ и совершенствование системы управления организацией на примере ОАО «БАЙКАЛФАРМ»

Подводя итог, отметим, что система  контроля с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих  случаях:

• условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;
• расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;
• потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

На практике по данной системе можно  заказывать один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т.д.

В системе контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разными (рисунок 12).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 12 - Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа.

 

Условные обозначения:

Т₁, Т₂, …, Т_i – величина отдельного i-го периода времени, через который повторяется заказ;

t – время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере – 1 день);

Р – размер заказа, для данной системы контроля величина постоянная;

А – период непредвиденного усиления спроса;

 

В – период, в котором было допущено нарушение установленного срока  поставки;

t' – фактический срок поставки в период В.

Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного  запаса до точки заказа. Как следует  из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так  как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (участок А), или же будет нарушен срок поставки (t¢ > t - участок В), то начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита и предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.

На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

• большие потери в результате отсутствия запаса;
• высокие издержки по хранению запасов;
• высокая стоимость заказываемого товара;
• высокая степень неопределенности спроса;
• наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

После того как сделан выбор системы  пополнения запасов, необходимо количественно  определить величину заказываемой партии, а также интервал времени, через  который повторяется заказ.

Оптимальный размер партии поставляемых товаров и, соответственно, оптимальная  частота завоза зависят от следующих  факторов:

• объем спроса (оборота);
• расходы по доставке товаров;
• расходы по хранению запаса.

В качестве критерия оптимальности  выбирают минимум совокупных расходов по доставке и хранению [9].

И расходы по доставке и расходы по хранению зависят от размера заказа, однако, характер зависимости каждой из этих статей расходов от объема заказа разный. Расходы по доставке товаров при увеличении размера заказа, очевидно, уменьшаются, так как перевозки осуществляются более крупными партиями и, следовательно, реже. График этой зависимости, имеющей форму гиперболы, представлен на рисунке 13.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 13 - Зависимость расходов на транспортировку от размера заказа

Расходы по хранению растут прямо  пропорционально размеру заказа. Эта зависимость графически представлена на рисунке 14.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 14 -  Зависимость   расходов  на  хранение   запасов   от   размера   заказа

Сложив оба графика, получим  кривую, отражающую характер зависимости  совокупных издержек по транспортировке  и хранению от размера заказываемой партии (рисунок 15).

 

 

 

 

 

 

Рис. 15 - Зависимость суммарных  расходов на хранение и транспортировку  от размера заказа.

 

Задача определения оптимального размера заказа, наряду с графическим  методом, может быть решена и аналитически. Для этого необходимо найти уравнение  суммарной кривой, продифференцировать  его и приравнять вторую производную  к нулю. В результате получим формулу  Уилсона, позволяющую рассчитать оптимальный  размер заказа. Подробнее об этом было написано ранее.

Таким образом, представленные выше основные системы контроля над запасами базируются на фиксации одного из двух параметров - размера заказа или интервала времени между заказами. В условиях отсутствия отклонений от запланированных показателей и равномерного потребления запасов, для которых разработаны основные системы, такой подход является вполне достаточным.

Однако на практике чаще встречаются  иные, более сложные ситуации. В  частности, при значительных колебаниях спроса основные системы контроля ровня запасов не в состоянии обеспечить бесперебойное снабжение предприятия без значительного завышения объема запасов. При наличии систематических сбоев в поставке и потреблении основные системы контроля уровня запасов становятся не эффективными. Для таких случаев проектируются иные системы контроля, состоящие из элементов основных систем [1].

Каждая из основных систем имеет  определенный порядок действий. Так, в системе с фиксированным  размером заказа заказ производится в момент достижения порогового уровня запаса, величина которого определяется с учетом времени и возможной  задержки поставки. В системе с  фиксированным интервалом времени  между заказами размер заказа определяется исходя из наличных объемов запаса и ожидаемого потребления за время  поставки.

Одним из вариантов таких систем является система с установленной  периодичность пополнения запасов  до установленного уровня. В данной системе, как и в системе с фиксированной периодичностью заказа, входным параметром является период времени между заказами. В отличие от основной системы, она ориентирована на работу при значительных колебаниях потребления. Чтобы предотвратить завышение объемов запасов, содержащихся на складе, или их дефицит, заказы производятся не только в установленные моменты времени, но и при достижении запасом порогового уровня. Таким образом, рассматриваемая система включает в себя элемент системы с фиксированным интервалом времени между заказами (установленную периодичность оформления заказа) и элемент системы с фиксированным размером заказа (отслеживание порогового уровня запасов).

Другим вариантом производных  систем контроля уровня запасов является так называемая система «минимум-максимум». Эта система, как и система с установленной периодичность пополнения запасов до постоянного уровня, содержит в себе элементы основных систем контроля уровня запасов. Как и в системе с фиксированной периодичностью заказа, здесь используется постоянный интервал времени между заказами. Система «максимум-минимум» ориентирована на ситуацию, когда затраты на учет запасов и издержки на оформление заказа настолько значительны, что становятся соизмеримы с потерями от дефицита запасов. Поэтому в рассматриваемой системе заказы производятся не через каждый заданный интервал времени, а только при условии, что запасы на складе в этот момент оказались равными или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи заказа его размер рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимально желаемого уровня. Таким образом, данная система работает лишь с двумя уровнями запасов - минимальным и максимальным.

Однако все рассмотренные выше системы контроля уровня запасов  применимы лишь к весьма ограниченному  спектру условий функционирования и взаимодействия поставщиков и  потребителей. Повышение эффективности  использования систем управления запасами в логистической системе организации приводит к необходимости разработки оригинальных вариантов рассмотренных выше систем контроля уровня запасов.

 

1.4. Методы  оценки эффективности управления  запасами.

 

Оценивать эффективность управления товарными  запасами можно разными способами. Наиболее простой способ - по двум показателям: коэффициент реализации и коэффициент  предложения товара.

Коэффициент реализации (КР) показывает, какая часть  товарных запасов была реализована  за период. Коэффициент предложения (КП) показывает, какую часть из периода  мы предлагали товар покупателю.

КР =	Количество проданных  товаров	(21)
	(Остаток на складе на начало  периода + количество товара, закупленного  в течение данного периода)

 

Если  за период товары не закупались и на начало периода остаток на складе был 0 (то есть, в знаменателе формулы - 0), то КР нужно считать равным "-1". Это специальное значение КР, означающее, что за период ничего не продано, но и на складе ничего не было.

 

КП =	Количество дней предложения товара	(22)
	Количество рабочих дней в периоде

 

Коэффициент предложения, как и коэффициент  распределения удобнее выражать в процентах, "КП в процентах" = КП*100.

"Предложение  товара" означает, что потенциальный  клиент знает, что он может  у нас купить данный товар.  Например, для розничной торговли, под "Предложением товара" мы  можем подразумевать, что хоть  одна единица товара есть на  складе. Пример различных соотношений  коэффициента реализации и коэффициента  предложения отображен в таблице  1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 1 - Возможные  соотношения коэффициентов реализации и предложения.

Коэффициент реализации, %	Коэффициент предложения, %	Комментарии
100	100	С точки зрения скорости получения  сиюминутной прибыли идеальное  сочетание КР=100% и КП=100%. Это означает, что за отчётный период были распроданы все товарные запасы и при этом товар, всегда был на складе и предлагался  к продаже, то есть дефицита товара не было.
-100	0	Товар не предлагался к продаже  по причине отсутствия его на складе, соответственно, ничего продано и  не было.
0	0	Ничего не продано, но товар на складе был. Такая ситуация может быть, например, если "Предложение товара" предполагает наличие товара на витрине, а в  отчётном периоде товар на витрину  выставлен не был.
50	100	Очень серьёзно запаслись товаром, но наверно напрасно.
100	50	Не успели поставить на витрину, а  уже всё продали. Может, дёшево продавали. Может, товара было мало. А возможно, что это тот самый товара, который  принесёт очень неплохую прибыль.
50	50	Что-то было, что-то продано.
100	0	Невозможное сочетание. Означает, что  товар продали, но покупателю его  не предлагали. Если расчёты дают такое  сочетание КР и КП, то либо расчёты  неверны, либо система учёта товара работает неправильно.
0	100	Неходовой товар.

 

Оптимальные значения КП и КР зависят от продаваемого товара. Все товары можно классифицировать при помощи АВС - анализа на группы.

Сущность  этого анализа заключается в  том, что производится классификация  всех номенклатурных позиций, данные о запасах которых поддерживаются по признаку относительной важности этих позиций, и для каждой выделенной категории формируются свои методики управления запасами. Обычно прибегают к трехступенчатому ранжированию номенклатурных позиций: на классы A, B и C. Можно сказать также, что для различных категорий номенклатурных позиций устанавливаются различные уровни контроля за их запасами.

ABC-анализ  базируется на принципе Парето, сформулировавшего правило, суть  которого сводится к следующему: контроль относительно небольшого  количества элементов позволяет  контролировать ситуацию в целом.  Часто еще сформулированное Парето  правило именуют правилом 80/20, что  можно истолковать следующим  образом: надежный контроль 20% номенклатурных  позиций позволяет на 80% контролировать  систему (т. е. запасы в нашем  случае).

Среди основных факторов, которые могут влиять на присвоение запасам номенклатурной позиции той или иной категории  контроля, выделяют следующие.

• Годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении.
• Цена единицы номенклатурной позиции.
• Дефицитность номенклатурной позиции.
• Доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции.
• Длительность цикла для номенклатурной позиции.
• Требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т. п.).
• Риск воровства.
• Срок хранения.
• Издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени.
• Степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.
• Прочие факторы.

Если  компания решила применять несколько  признаков классификации одновременно, то номенклатурной позиции присваивается  наивысшая из категорий.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного  класса к каждому из классов применяются  свои правила контроля запасов.