Международные выставки специфика организации и проведения

     Организатор – физическое или юридическое  лицо, которое арендует на краткосрочной  или долгосрочной основе выставочные  площади у их собственника и передает их в субаренду другим лицам, включая  выставочные предприятия.

     Стенд – специальное помещение из легко разбираемых конструкций, построенное на выставочной площади по заказу экспонента на время проведения выставочного мероприятия.

     Международные выставки – как правило, многофункциональные  мероприятия, включающие в себя наряду с демонстрацией экспонатов также конференции, «круглые столы» и другие мероприятия, выполняющие информационную функцию.

     В глобальном экономическом аспекте  выставки продолжают быть:

• зеркалом технического развития;
• «биржей» информации;
• экономико-политическим форумом прогнозирования конъюнктурных изменений;
• социальным явлением с экономическим, политическим и культурным аспектом.

     Для создания эффективной системы координации  и поддержки выставочной индустрии  необходимо сначала систематизировать  и классифицировать выставочную  деятельность.

     Исходя  из Концепции, выставки классифицируются по пяти основным признакам:

• по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны, регионы они представляют);
• по тематическому (отраслевому) признаку;
• по значимости мероприятия для экономики города, региона, страны;
• по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);
• по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы).

     Классификация выставок по географическому составу  экспонентов:

• всемирные выставки (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) – в частности к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;
• международные выставки (характеризуются участием в них фирм их разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);
• выставки с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);
• национальные выставки (с участием фирм отдельно взятой страны);
• межрегиональные выставки (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);
• местные выставки (региональные) – с участием фирм только из одного города/региона, где проводится выставка/ярмарка.

     Классификация выставок по отраслевому (тематическому) признаку:

• универсальные выставки;
• специализированные (отраслевые и многоотраслевые) выставки.

     Классификация выставок по значимости мероприятия:

• выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);
• выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);
• выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);
• выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

     Классификация выставок по территориальному признаку:

• выставки, проводимые внутри страны;
• выставки, проводимые на территории других стран.

     Классификация выставок по времени функционирования:

• постоянно действующие (0,5-1 год и более);
• временные (0,5-5 месяцев);
• краткосрочные (от1-5 дней до 0,5 месяца).

     Согласно  организационному признаку выставки можно  подразделить на следующие виды:

• выставка;
• выставка-ярмарка;
• выставка-конференция;
• выставка-форум;
• выставка-салон.

     Выставка  в своем классическом назначении представляет собой мероприятие, на котором участники экспонируют  свою продукцию, позиционируют себя в данном сегменте рынка.

     Выставка-ярмарка  предоставляет участникам право как экспонирования и заключения сделок, так и осуществления оптовой и розничной торговли.

     Совсем  другая ситуация складывается на выставке-конференции  и выставке-форуме, которые, по своей  сути, довольно схожи. Здесь основным мероприятием является проведение конференции, форума, а выставка используется в качестве сопутствующей программы и может быть представлена как выставочным залом, так и несколькими планшетами.

     Отличие форума от конференции заключается  в том, что первый представляет собой мероприятие более высокого класса и большего масштаба. Цели участия в форуме или конференции разнообразны для каждого экспонента: это может быть участие в дискуссии по какой-либо проблеме, налаживание и укрепление деловых контактов, презентация новых технологий, поиск инвесторов для их разработок или внедрения.

     Выставка-салон  – одно из самых дорогостоящих  выставочных мероприятий, которое  обязательно сопровождается демонстрацией, показом действующей модели продукции. Основным на такой выставке является показ, хотя он может сопровождаться проведением семинаров и конференций в качестве сопутствующих мероприятий. Таким образом, выставка-салон представляет собой своеобразную рекламу, и эффективность участия в таком мероприятии в основном зависит от масштабов, престижности и популярности, а в конечном счете от количества посетителей. Особенностью и отличительной его чертой является пристальное внимание к качеству выставляемой продукции и проведения оценки этого качества.

     Организаторами  выставочно-ярмарочных мероприятий (согласно классификации, приведенной в Концепции) могут выступать:

• федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• выставочные организации;
• торгово-промышленные палаты – ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;
• ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов РФ, а также отраслевые);
• прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

     Классификация выставок в целом призвана лишь помочь сориентироваться в мире выставок, и свидетельствует о том, что они весьма и весьма неоднородны. Каждая конкретная выставка, которую в большей или меньшей степени можно отнести к тому или иному типу, обладает в конечном итоге индивидуальностью и характерными чертами, изменяющимися с течением времени.

 

      2. Общие условия участия в выставках 

     2.1 Общие положения 

     Общие условия участия в выставках  определяют основные правила участия  физических и юридических лиц в выставках, организуемых и проводимых организатором, устанавливают обычно предъявляемые требования к участникам выставок, а также содержат условия, подлежащие применению к отношениям между Сторонами, возникающим, изменяющимся и прекращающимся в связи с организацией и проведением выставки (выставок).

     Юридическое или физическое лицо, желающее принять  участие в выставке в качестве экспонента или коллективного организатора, обязано направить в адрес  организатора заполненный, подписанный  руководителем и заверенный печатью организации договор-заявку (см. Приложение 1, 2, 3).

     Отношения между сторонами, связанные с  участием в выставке регулируется договором-заявкой, иными соглашениями сторон, общими условиями, локальными нормативными актами, действующими на территории выставки (выставочного комплекса), а также законодательством Российской Федерации.

     Все изменения и дополнения к условиям, указанным в договоре-заявке, должны быть утверждены организатором в  письменном виде.

     Пожелания экспонента по месторасположению стенда учитываются организатором по мере возможности.

     Организатор оставляет за собой право по техническим  или организационным причинам изменить месторасположение и размеры  предоставляемой экспоненту площади, о чем своевременно информирует  экспонента.

     Организатор не несет ответственности за убытки, связанные с отменой, отсрочкой, сокращением периода проведения выставки по причинам от него не зависящим.

     Экспонент обязуется предоставить организатору стандартную информацию о своей  организации для целей последующего ее опубликования в официальном каталоге выставки и на ИНТЕРНЕТ-сайте, посвященном выставке. В случае неисполнения указанной обязанности организатор публикует информацию об экспоненте на основании имеющихся у организатора данных об экспоненте, при этом организатор не несет ответственности за убытки экспонента, возникшие в связи с неполнотой или недостоверностью опубликованной информации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2 Распространение рекламной продукции, продажа со стендов образцов 

     Печатная  продукция и рекламные материалы могут распространяться экспонентом только на предоставленной ему выставочной площади. Экспонент не имеет права устраивать лотереи, пожертвования и др. рекламные мероприятия, требующие присутствия участников или гостей в определенном месте в определенное время. Проведение рекламных акций вне выставочного стенда производится только с разрешения организатора и оплачивается отдельно. Продажа образцов запрещена. Продажа товаров и экспонатов возможна только на выставке-ярмарке с разрешения организатора с обязательным соблюдением законодательства Российской Федерации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.3 Ответственность и риски 

     Организатор не несет ответственности за потери, кражи или повреждения, нанесенные лицам или экспонатам. Организатор  принимает все необходимые меры предосторожности, но не гарантирует защиту от потерь, поэтому освобождает себя от любой ответственности за повреждения или ущерб. Участнику настоятельно рекомендуется застраховать свои экспонаты и другое оборудование, за которое он несет ответственность.

     Издатель  каталога и организатор не несут  ответственности за ошибки или пропуски в материалах, подготовленных экспонентом.

     Организатор не несет ответственности перед  третьими лицами за законность и достоверность  информации, предоставленной экспонентом для размещения в официальном каталоге выставки

     Экспонент несёт имущественную ответственность  за сохранность выставочного оборудования, предоставляемого на время проведения выставки.

 

     3. Мировые выставочные  центры 

     Для России и Европейских стран исторически сложилось размещение выставок в специально сооруженных для этой цели помещениях, как правило, в выставочных центрах.

     Для США и Канады, кроме выставочных  центров для проведения выставок, предназначаются специально оборудованные  помещения в крупных отелях. Примерное соотношение выставочных площадей в выставочных центрах к выставочным площадям в отелях для США и Канады — четыре к одному. Кроме того, для США характерно использование для проведения торговых выставок специально оборудованных для этой цели трейлеров, что позволяет развертывать и сворачивать необходимую экспозицию товаров в кратчайшие сроки на площадях, отведенных для стоянки такой техники. Причем, имеет место больший рост таких выставочных площадей по сравнению с ростом площадей в выставочных центрах и отелях.

     Для азиатских и африканских стран, кроме проведения выставок в выставочных  залах, характерно также их проведение на открытых площадках, на которых за короткий срок разбивается, подобно  туристскому лагерю, выставочный  городок.

     Масштабы  выставочных территорий:

     Крупнейшей  выставочной территорией мира, как  это видно из нижеприведенной  таблицы, является Ганноверская (478900 кв.м.), далее — выставочные центры в  Милане (270000 кв.м.), Франкфурте (263000 кв.м.), Кельне (250000 кв.м.), Париже (221 200 кв.м.). К ним вплотную приблизились площади выставочного McConnick Place в Чикаго (204380 кв.м.), опередив выставочные центры в Базеле (185570 кв.м.) и Загребе (180 000 кв.м.). Среди отелей, имеющих выставочные площади, превалируют американские: самый признанный из них — Opryland Hotel Convention Centre в Нешвиле имеет выставочные площади размером 55740 кв.м. 
Крупнейшим выставочным центром России является Всероссийский выставочный центр (190 000 кв.м.), за ним следуют Экспоцентр (60 000 кв.м.) и Ленэкспо (30 000 кв.м.).