Структура и функции офисного пакета приложений

Поддержка XML обеспечивает интеграцию офисных программ со специализированными системами управления бизнесом.

Офисная среда постоянно  меняется, возрастает роль Интернета, увеличивается интенсивность обмена информацией, растет значение производительности отдельных сотрудников и рабочих групп.

Офисные инструменты  тоже продолжают совершенствоваться, поэтому возможно, что к тому времени, как вы будете читать эту книгу, компания Microsoft выпустит новые версии своих  продуктов. Поскольку для ПК последней  версией на момент написания книги являлась версия MS Office 2003, дальнейший разговор о возможностях MS Office мы будем вести на примере именно этой версии.

Мы кратко рассмотрели  процесс эволюции офисных приложений для платформы Windows. Следует отметить, что параллельно развивались  версии для компьютеров Apple Macintosh. Например, на момент написания книги версия Microsoft Office 2004 для Apple даже обошла по порядковому номеру пакет для Windows (Microsoft Office 2003).

Microsoft Office

Как уже говорилось, самым распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным IDC¹⁾, это приложение установлено более чем на 95% персональных компьютеров.

Основные компоненты Microsoft Office

Список и  назначение основных компонентов, входящих в состав Microsoft Office приведен в таб. 1.

Таблица  1. Основные компоненты Microsoft Office

Название приложения Функциональное назначение приложения

Microsoft Word Текстовый процессор

Microsoft Excel Табличный процессор

Microsoft PowerPoint Система подготовки презентаций

Outlook Система управления персональной информацией

Microsoft Access Система управления базами данных

Microsoft Binder Система управления подшивками

Microsoft FrontPage Система управления Web-узлами

Microsoft PhotoDraw Графический редактор

Microsoft Publisher Настольная издательская система

Microsoft Project Система управления проектами

Microsoft Team Manager Система управления персоналом

Дополнительные  компоненты MS Office

Кроме основных компонентов, в семейство Microsoft Office входит большое количество вспомогательных  приложений, которые устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с  основными. Ими можно воспользоваться  из основных приложений или вызвать  независимо. В таб. 2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 2. Некоторые  вспомогательные приложения Microsoft Office

Название приложения Функциональное назначение приложения

Microsoft Query Интерпретатор запросов к внешним базам данных

Microsoft Organization Chart Программа рисования блок-схем

Microsoft WordArt Программа создания фигурных текстов

Microsoft Equation Редактор математических формул

Microsoft Map Программа отображения данных на географических картах

Microsoft Graph Программа построения диаграмм

Microsoft Photo Editor Графический редактор

Microsoft Draw Средство рисования

Microsoft Find Fast Служба индексации документов

Microsoft Extended Finder Средство поиска документов в папках файловой системы и электронной почты

Microsoft Script Editor Редактор сценариев

Microsoft ClipArt Коллекция картинок и клипов

Панель Microsoft Office Средство быстрого доступа к приложениям Office

Интеграция приложений MS Office

Продукты семейства Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания, средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и т.д.).

Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут легко освоить другие составляющие пакета.

Следует отметить, что пользователям, имеющим подключение  к Интернету, доступна не только часть  ресурсов Microsoft Office, которая установлена  на локальном диске ПК, а также  та часть, которая расположена в  Сети. Пользователь, подключенный к Интернету, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться к дополнительным сервисам, шаблонам, клипартам¹⁾ и т.п. Клипарты - это изображения-заготовки, которые используются как композиционные объекты. Выбирая клипарты из библиотеки (где они собраны по тематике), из клипартов можно создавать композиции путем их редактирования и объединения.

Все приложения Microsoft Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик. Работая в сетевых операционных системах, приложения семейства Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft Excel 2003 или базой данных Microsoft Access могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно работать разные исполнители.

За счет интеграции приложений Microsoft Office пользователи пакета могут  создавать весьма сложные составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ, созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

В общем виде описанные  возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный  в приложении-источнике, можно поместить  в документ приложения-приемника  как объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о приложении, создавшем этот объект.

Это позволяет редактировать  объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут представлять собой  рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel, слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных (рис. 2.7).

 
Рис. 2.7.  Схема формирования составного документа

Механизм связывания оригинального объекта и его  копии обеспечивает эффективную работу с составными документами, в которых используются различные источники. В частности, можно настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника - таблицы Excel.

Этот прием  широко используется на практике. Например, очень удобно подготовить отчет  в Word, который будет содержать  данные о продажах на текущий день. В Word-документ помещается соответствующий  раздел электронной таблицы Excel, который оперативно обновляется отделом продаж. Связи между таблицей и отчетом позволяют при каждом изменении электронной таблицы обновлять отчет.

Приложения Microsoft Office могут взаимодействовать и  с приложениями, не входящими в  пакет, в том числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта позволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других табличных процессоров.

И наконец, внутрь документа MS Office могут быть вставлены  гиперссылки на любые документы.

Хотя приложения Microsoft Office имеют очень широкий  набор функций, очевидно, что никакой  программный продукт не может  удовлетворить все специфические  запросы разных категорий пользователей. Поэтому в приложения пакета Microsoft Office встроен универсальный инструмент для создания собственных приложений VBA (аббревиатура от Visual Basic for Applications, что означает "Visual Basic для приложений"). VBA - это язык программирования, встроенный в целый ряд программ, в том числе в приложения Microsoft Office.

 

Продуктами Microsoft Office пользуются миллионы людей во всем мире. Для того чтобы разрабатывать столь массовое программное обеспечение, необходимо четко представлять себе нужды, ограничения и уровень способностей среднестатистического пользователя. С целью совершенствования разрабатываемых продуктов в Microsoft еще в 1988 году было создано специальное подразделение, Microsoft Usability Group - группа, занимающаяся выявлением и анализом проблем, с которыми сталкиваются рядовые пользователи программного продукта.

Английский термин usability обычно переводится как "удобство, простота использования, пригодность  к эксплуатации". Однако все эти  переводы не исчерпывают понятия. Уровень usability абстрактной системы определяется целым рядом параметров:

• простотой обучения;
• эффективностью использования;
• запоминаемостью;
• частотой и серьезностью ошибок;
• комфортом работы с системой.

В силу отсутствия аналогичного термина в русском языке часто используется калька с английского "юзабилити".

Microsoft имеет около 30 юзабилити-лабораторий, в которых  анализируется, насколько полезными  являются продукты, на базе ответов  на три основных вопроса.

• Выполняет ли продукт свои функции в соответствии с ожиданиями пользователя?
• Могут ли пользователи выполнять свои задачи с помощью продукта?
• Насколько удобно работать с продуктом?

Каждая лаборатория  имеет две секции: зал наблюдателей и зал участников. Из зоны наблюдения видно все, что происходит с тестируемым. Одностороннее зеркало позволяет наблюдать за тестируемым, не отвлекая его от выполнения задания. У инженеров лаборатории имеется оборудование, которое фиксирует все действия испытуемого.

Инженеры имеют  возможность одновременно видеть то, что происходит на экране, и выражение лица испытуемого по мере выполнения им тех или иных действий. На экран монитора инженера можно одновременно выводить движения мыши тестируемого и показывать его лицо.

Сотрудники  лаборатории фиксируют время, которое  пользователь затратил на то или иное задание и, анализируя перемещение мышки, имеют возможность наблюдать, где тестируемый в первую очередь ищет незнакомую функцию. Затем эти данные анализируются и таким образом становится ясно, местонахождение какой кнопки интуитивно понятно, а какая находится с трудом и должна быть переименована или перенесена из одного списка меню в другой. Полученная информация используется при доводке ПО и его интерфейса.

Для тестирования привлекаются представители разных групп пользователей, от новичков, практически не умеющих пользоваться компьютером, до профессионалов. Существует также программа, согласно которой специалисты Microsoft выезжают к пользователям, готовым показать, как они работают с продуктом в своей среде.

Анализ программного окружения и задач конкретного пользователя позволяет лучше понять те ожидания, которые пользователи связывают с новыми версиями продуктов.

Дополнительные офисные  программы

Помимо пакета программ Microsoft Office пользователи в своей  работе задействуют и другие программы, в том числе отечественных разработчиков. В первую очередь это приложения, связанные со спецификой русского языка.

Одними из наиболее востребованных российскими пользователями программ являются отечественные компьютерные словари, переводчики, программы распознавания символов. Большинство таких программ дополняют работу приложений Microsoft Office и интегрированы в интерфейс его приложений. Среди компьютерных словарей следует выделить продукт компании ABBYY Lingvo (www.lingvo.ru), который оперативно осуществляет перевод с русского на английский, французский, немецкий, итальянский, испанский и обратно. Компания ABBYY также предлагает программу FineReader для распознавания текстов бумажных документов и их перевода в электронный вид.

Среди программ-переводчиков наиболее популярны программы отечественной компании ПРОМТ (www.promt.ru), которая предлагает системы перевода и электронные словари для семи европейских языков: английского, немецкого, французского, испанского, итальянского, португальского и русского.

Программы PROMT (рис. 2.8) обеспечивают быстрый перевод  с соблюдением морфологических  и синтаксических правил естественных языков, предлагают набор возможностей для повышения качества перевода тематических пользовательских текстов: пользователь может создавать собственные словари, подключать готовые специализированные словари, выбирать правила перевода для конкретного текста, создавать списки зарезервированных (не требующих перевода) слов и т.д. Все это позволяет "заточить" систему перевода под конкретные тексты, с которыми работает пользователь.

Альтернативные  офисные пакеты

Так как по числу потребителей рынок офисных пакетов является одним из самых массовых, очевидно, что у Microsoft были и остаются конкуренты - компании, предлагающие альтернативные офисные продукты.

Свои офисные пакеты имеют многие крупные компании. Так, компания Corel продвигает пакет WordPerfect Office. Компания IBM имеет свою разработку SmartSuite, корпорация Sun Microsystems предлагает пакет StarOffice. Во многих странах существовали национальные текстовые редакторы. Например, в России долгое время был популярен текстовый редактор Лексикон. В общей сложности на рынке присутствуют десятки офисных приложений разных производителей, однако все они в совокупности занимают не более 5% мирового рынка.