Использование средств мультимедиа позволяет  сделать презентацию более наглядной, доступной, понятной, позволяет выделить и сделать запоминающимися наиболее важные моменты. Однако не следует преувеличивать роль эффектного оформления - презентация должна быть информативной, а украшение ее спецэффектами должно только усиливать восприятие основных идей.

     По  способу организации презентации  можно классифицировать следующим  образом:

• Интерактивные презентации.
• Непрерывно выполняющиеся презентации.

     Интерактивные презентации - это презентации ход  которых управляется пользователем. Для них тоже должен существовать сценарий, но он допускает многовариантность  развития действия в зависимости  от вопросов пользователей.

     Непрерывно  выполняющиеся презентации - это нечто вроде демонстрации фильма, пользователь никак не влияет на проведение презентации.

     Классификация презентации по направлению  деятельности:

     Маркетинговые презентации. Представляют основные сведения о направлениях деятельности компании и продукции, которую она выпускает.

     Торговые  презентации. Представляют всю необходимую информацию о товарах или услугах при заключении сделок. Особенно эффективны при продаже громоздких и сложных товаров (самолеты)

     Обучающие презентации.

• Обучающие семинары - презентации: знакомство с новой техникой, обзор рынка, обучение студентов и повышение квалификации,
• Презентации для самообразования - интерактивные мультимедийные обучающие курсы.
• Презентации для клиентов крупных компаний - информирование о новых условиях, услугах, ценах и т.д.

     Корпоративные презентации:

• Финансовые презентации - нацеленные на получение средств на фондовом рынке или кредитов. Освещают информацию о состоянии финансов корпорации, планах, традициях, успехах.
• Презентации для служб управления персоналом: структура компании, традиции, правила, перспективы.
• Другие презентации для целей корпорации

     Технология  создания презентаций.

     Для создания эффективных компьютерных презентаций необходимо выполнить  три этапа (три П):

     ПЛАНИРОВАНИЕ

• Составление списка вопросов и проблем, решению которых должна помочь презентация.
• Составление схемы проведения презентации.
• Создание сценария презентации.

     ПРОИЗВОДСТВО:

• Сбор данных.
• Создание программного продукта с помощью профессиональных инструментальных программных средств.

     ПРОВЕДЕНИЕ  ПРЕЗЕНТАЦИИ:

• Установка и проверка технических средств
• Проведение

     Технические аспекты проведения презентации.

     Необходимо  уделить внимание следующим техническим  проблемам:

• Определить количество участников презентации и позаботиться о приглашениях.
• Спланировать продолжительность презентации. Продолжительность презентации должна быть не более 25 - 30 мин. и содержать не более 25 - 30 слайдов. Плюс время на ответы слушателям и раздачу материалов и заключительное общение.
• Проверить состояние и возможность регулирования микроклимата и освещенности в аудитории, достаточное количество кресел.
• Проверить параметры компьютера и проекционной установки. Согласуются ли они по типу интерфейса, достаточно ли производительности и оперативной памяти компьютера, оснащен ли он всеми необходимыми компонентами мультимедиа, есть ли и согласуются по типу розетки электропитания. Достаточно ли мощности проекционной установки для получения высокого качества изображения на экране. Есть ли пульт дистанционного управления, "мышь" с инфракрасным управлением, лазерная указка, микрофон для ведущего, выносные динамики.
• Организовать заключительное неформальное общение, фуршет.

     Создание  презентации.

     Приступая к созданию презентации необходимо уяснить следующие вопросы:

• Какова характеристика аудитории, степень владения участниками предметом презентации, какова направленность интересов  участников (возможность приобретения или возможность стать дилером и т.д.)
• Численность аудитории.
• Цель проведения презентации - какое влияние должна провести презентация на участников, какие выводы они должны сделать, какую информацию запомнить.
• Информация о конкурентах - есть ли преимущества у товаров и услуг предлагаемых на презентации, какие - цена, функциональные возможности, послепродажное сопровождение и т.д.
• Детальные характеристики предмета презентации (товары, услуги, состояние фирмы, и т.д.), выгодность от приобретения именно этого товара или услуги, область применения, послепродажное сопровождение.
• Характеристики предполагаемого потребителя товаров и услуг предлагаемых на презентации.
• Информация о процедуре заказа или приобретения, адреса, телефоны, факсы. Сроки поставки.

     Эту информация следует получить из интервью с руководством фирмы - заказчика  презентации, отделами рекламы, маркетинга, сбыта и она станет основой  при создании презентации.

     Схема презентации.

     Прежде  чем приступать к созданию презентации  с помощью инструментальных средств, следует составить как можно  более подробную схему презентации  и согласовать ее с заказчиком.

     Схема должна состоять из трех основных блоков:

     НАЧАЛО:

• "Разогрев аудитории" - знакомство с предметом презентации.
• Состояние рынка в этой отрасли и положение предмета презентации на рынке.
• Описание предмета презентации.

     ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ:

• Характеристики предмета презентации, его полезные качества, преимущества.
• Сравнение с аналогичными объектам и других фирм.
• Резюме по описанию и достоинствам предмета презентации.

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ:

• Средства поддержки предмета презентации и дальнейшего сопровождения.
• Адресная часть- процедура заказа или связи с фирмой.

     Эту схему необходимо детализировать, описав последовательность кадров, из которых будет состоять презентация. Рекомендуется сделать "рабочий лист" раскадровки, где для каждого кадра (слайда) указывается следующая информация:

1. Номер слайда и его название.
2. Длительность демонстрации в секундах.
3. Содержание экрана:

• Фото,

• Бегущие титры,
• Рисунок,
• Чертеж,
• Диаграмма,
• Мультфильм,
• Видеофильм,
• Кнопки управления последовательностью кадров,
• Меню.

4. Голос за кадром или текст ведущего.

5. Музыкальные или шумовые эффекты

     Например:

1. Кадр 10. Описание продукции фирмы.
2. Длительность: 52 сек.
3. Содержание экрана:

• Заголовок: лучшее в мире программное обеспечение.

• Рисунок: логотип фирмы
• Бегущая строка с текстом названия продукта.
• Диаграмма роста продаж.
• Кнопки "вперед" и "назад" , "в начало"

4. Текст ведущего: это изделие характеризуется высокими параметрами надежности и долговечности. Срок службы его …

5. Музыка: Победный марш. Уменьшение громкости к концу слайда.

     Создание  презентаций с  помощью программы  PowerPoint

     Назначение  программы - создать презентацию  из текстов, рисунков, фотографий, музыкальных  файлов и видеофайлов. Работа сводится к созданию коллекции слайдов, установлению последовательности их показа и времени  экспозиции. Есть три уровня работы с программой:

• Создать презентацию используя мастер автосодержания,
• Создать презентацию используя шаблон,
• Создать презентацию самостоятельно.

 

     

 

      
Мастер автосодержания по сути дела предлагает готовые презентации  на разные темы: 

     

      
Например, презентация  «Финансовый отчет» содержит: следующие слайды, которые надо заполнить в соответствии с реальным финансовым отчетом, для которого делается презентация:

• Содержание

• Достижения

• Прибыль

• Доход

• Баланс

• Активы

• Доходы  по отделам

• Доходы  по странам

• Курс  акций

• Динамика  курса акций

     Шаблоны презентаций содержат варианты (макеты) оформления слайдов:

       

     Можно выбрать вариант оформления слайда и заполнить его конкретными  данными.

     Тексты  можно готовить в редакторе WORD, при этом все заголовки первого уровня будут заголовками отдельных слайдов, заголовки других уровней - абзацами. Таблицы и диаграммы можно готовить в EXCEL. Есть режим установки времени экспозиции, вставки и записи звука, видео, изменения последовательности демонстрации слайдов, анимации - оживления картинок (вплывающие тексты), отладки демонстрации и многое другое.

     Последовательный  показ слайдов осуществляется с  помощью настройки в программе  Power Point.

     Презентацию можно сохранить в виде файла. Этот файл можно открыть и редактировать.