Автоматизация расчетов с клиентами в гостиницы

 

Программа Inn разрабатывалась прежде всего для небольших гостиниц и по замыслу разработчиков должна стать полезным и удобным помощником в работе администраторов, управляющих, директоров гостиниц, санаториев, домов отдыха и других подобных учреждений.

Программный комплекс Inn является мультиязычным и поддерживает любой язык. Исходный вариант программы поставляется на двух языках – английском и русском. Для добавления других языков достаточно просто перевести содержимое файла словаря. 

 

«Невский портье» - компьютерная система для автоматизации гостиниц¹⁰.

"Невский портье" - это принципиально новая система,  обладающая более широкими возможностями,  гибкостью настроек и перспективой  развития. В частности, в системе  "Невский портье" заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности, как на основе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, принятых на Западе (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факту), причем оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же гостя. 

При расчетах с гостями  и с организациями-потребителями  за оказанные гостиничные услуги, "Невский портье" производит раздельный учет наличных оплат, безналичных средств, переведенных на расчетный счет гостиницы и оплат, осуществленных гостями по кредитным картам,

Система "Невский портье" предназначена для автоматизации  работы служб размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с общим количеством номеров от одного до 10000 и количеством корпусов от одного до 10.

Система "Невский портье" может устанавливаться как в  локальном варианте (совмещенное  рабочее место администратора-кассира-портье), так и в сетевом варианте, с установкой рабочих мест в службе приема (администратор, кассир), в службе бронирования (работа с заявками, предварительная продажа путевок для пансионатов), в дирекции, на этажах и т.д.

Систему "Невский портье" удобно устанавливать в цепочках отелей, в ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых и контролируемых из одного центра. При этом, в связи со структурированностью информации и единой технологией работы с гостем, центральная организация, получая оперативные отчеты с мест, может более эффективно решать свои задачи.

Система написана на VFP и  функционирует на персональных компьютерах, обеспечивающих устойчивую работу Windows98/2000/XP.

Функции, автоматизированные в системе "Невский Портье»

 

В системе «Невский портье»  автоматизируются все этапы работы с гостем. Основные модули системы:

• модуль работы с заявками;
• модуль предварительной продажи путевок (для пансионатов);
• модуль бронирования (резервирования) мест;
• модуль поселения (свободное поселение, поселение по заявкам, ускоренное поселение группы гостей, поселение по предварительно проданным путевкам для пансионатов);
• кассовый модуль (оплата проживающему гостю, оплата непроживающему, оплата группе, отчеты кассира, работа с фискальным регистратором, формирование счетов-фактур и т.д.);
• модуль контроля должников и выселения;
• модуль переселения, продления проживания, корректировки данных о госте, изменения способа оплаты и т.д.;
• модуль справок о проживающих;
• модуль безналичных расчетов (предварительный расчет по заявкам, формирование расчета по факту за проживание – форма 7);
• модуль учета и оформления расчетов за телефонные переговоры, контроль должников;
• модули справочников: номерной фонд, потребители, дополнительные услуги, налоги и т.д.(рисунок 3);
• модули ведения тарифов (на проживание, на сервис, на доп. оборудование), ведение договорных тарифов;
• модуль формирования информации для поэтажных служб;
• модуль формирования печатных и отчетных документов;
• модуль формирования списков на питание (для ресторана) и др. услуги;
• модули ведения архивов: архив движения номерного фонда, архив наличных счетов, архив телефонных переговоров;
• модуль формирования журналов для ОВИР;
• модуль формирования «черных списков»;
• модуль аналитики;
• модуль обмена информацией с бухгалтерскими системами (например, с «1С»);
• служебные модули, модули настроек, ведение паролей пользователей и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Рисунок  3. Работа с номерным фондом

Модуль ведения номерного  фонда, реализованный в системе "Невский  портье", позволяет сотрудникам  гостиницы самостоятельно формировать описание номерного фонда и оперативно отслеживать его изменение. При этом в базу данных вводится такая информация, как категория, количество мест, имеющееся дополнительное оборудование и другие параметры, характеризующие каждый конкретный номер. Имеется возможность добавить в базу новый номер или удалить существующий.

Тарифы на проживание и дополнительные услуги

В системе заложен  гибкий механизм ведения тарифной политики. Все вводимые тарифы характеризуются  датой начала и датой окончания  их действия. С наступлением соответствующей даты "Невский портье" будет автоматически производить расчеты с гостями за проживание и дополнительные услуги на основе действующих на эту дату тарифов. Возможно введение как общих тарифов для всех гостей, так и специальных, договорных, тарифов для отдельных организаций-потребителей. Система автоматически расчитывает налоги в соответствии с действующим Российским законодательством и в зависимости от способа оплаты (наличные средства или безналичные расчеты).

У оператора имеется возможность работы со следующими справочниками, относящимися к группе формирования тарифов:

• справочник тарифов на проживание;
• справочник тарифов на оборудование в номере;
• справочник тарифов на дополнительные и сервисные услуги;
• справочник налогов на услуги гостиницы.

      Работники гостиницы могут по своему усмотрению формировать перечень оказываемых услуг с помощью функций ведения справочников сервисных и дополнительных услуг (рисунок 4).

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 4. Ведение  тарифов на услуги и сервиса.

Работа с  заявками

Все заявки, по которым  планируется заезд гостей, должны быть заблаговременно введены в  систему "Невский портье". Это  ускоряет в дальнейшем процесс поселения  и помогает администратору планировать  загрузку гостиницы на перспективу, а также позволяет произвести предварительные расчеты оплаты за проживание и сервис.

С точки зрения системы, заявка - это образ документа (письмо, телекс, телефонограмма и т.п.) от организации-потребителя  с просьбой о предоставлении мест для поселения.

В системе по каждой заявке фиксируются организация-потребитель, даты заезда и выезда гостей, количество суток брони и способ оплаты (наличный или безналичный), тариф, заявленное количество мест. Помимо перечисленных характеристик заявки, в системе можно зафиксировать список фамилий ожидаемых гостей.

Данные для заявки могут поступать в гостиницу  также и по электронной почте. Отработанные заявки автоматически  удаляются из базы данных.

Рассмотрим  одну из функций - Оплата проживания и дополнительных услуг.

  При поселении гость может заказать разнообразный набор сервисных услуг (питание, лечение, экскурсии и т.д.). Стоимость всех этих услуг, наряду со стоимостью услуг проживания, будет автоматически учтена системой "Невский портье". Оператор имеет возможность оформить оплату всей начисленной суммы, а может, в случае необходимости, скорректировать количество заказанных услуг.

Система автоматически  рассчитает положенные налоги в соответствии с данными, хранящимися в справочнике  налогов. Также будут учтены скидки, установленные для гостя при его поселении.

Оплата может производиться  полностью или частично, либо наличными  средствами, либо по кредитной карте, выбираемой из соответствующего справочника. Не оплаченные в данный момент, но подлежащие дальнейшей оплате услуги, система запомнит и предложит оплатить позже. В том случае, когда гость заранее полностью оплатил стоимость проживания, однако, по каким-либо причинам хочет выехать раньше даты окончания срока оплаты, ему с помощью системы "Невский портье" можно оформить возврат переплаченных сумм.

В системе реализован вариант оплаты одним счетом (наличными  или по кредитной карте) гостиничных  услуг, оказанных группе гостей. Групповой  счет может быть выписан как на гостя, проживающего в гостинице  и входящего в состав данной группы, так и на любое сторонее лицо.

По окончании смены  оператор-кассир имеет возможность  распечатать протокол кассовых операций (копии выписанных счетов) и сформировать кассовый отчет для сдачи в  бухгалтерию гостиницы вместе с  дневной выручкой (рисунок 5).

Система "Невский портье" стыкуется с фискальным регистратором (ККМ) "ШТРИХ-ФР-К", разрешенным  к применению в гостиницах Российской Федерации. Однако, "Невский портье" может работать и без связи  с ККМ.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Рисунок  5. Расчет безналичной оплаты за проживание

По факту реализации безналичной заявки (после выезда всех проживавших по данной заявке гостей), оператор с помощью системы "Невский портье" может осуществить  расчет стоимости проживания и заказанных сервисных услуг. При этом система  сформирует соответствующий документ "Расчет оплаты за бронирование и проживание по безналичному расчету" по форме, утвержденной Министерством Финансов РФ (форма 7-Г).

Контроль  оплаты и оформление выезда

Система "Невский портье" позволяет администратору гостиницы оперативно отслеживать гостей, у которых имеется задолженность за проживание или сервисные услуги. Подобный постоянный контроль дает работникам гостиницы информацию для текущей повседневной работы с гостями, а дополнительный автоматический контроль оплаты при выезде, гарантирует правильность оформления выезда гостя и минимизирует потери гостиницы.

Следует заметить, что  оформление выезда гостей - достаточно ответственная процедура, от которой  зависит правильность расчетов с  гостем. Особенно это касается тех случаев, когда оплата за услуги, предоставленные гостиницей, производится по безналичному расчету.

Сравнительная характеристика Shelter и Невский портье.

Проведем сравнительный  анализ двух автоматизированных систем с помощью программы «Мыслитель».

1. Определение задачи.

2. Определение альтернатив

3. Определение критерий

Далее выбираем оценку по всем критериям

В результате сравнения  альтернатив по основным критериям, лучший выбор автоматизированная система Shelter.

Заключение

 

Рассмотрев этапы автоматизации гостиничного предприятия, было определено, что автоматизация гостиничного предприятия – комплексный процесс, который состоит из детального анализа потребностей конкретной гостиницы, автоматизации всех бизнес-процессов, создание обширной информационной системы и объединение её в одну бизнес-среду.

 Изучение возможностей  автоматизированной системы управления  гостиничным предприятием показало, что на сегодняшний день она  является неотъемлемой частью  гостиничного предприятия, помогая  повысить качество сервиса, следить за динамически изменяющейся информацией на рынке услуг, контролировать состояние номерного фонда и формировать отчеты по всем процессам, происходящим в гостиничном предприятии.