Автоматизация расчетов с клиентами в гостиницы

Основные  функции системы:

Автоматизация работы службы размещения:

• Прием и регистрация гостей;
• Поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей
• Поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;
• Обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;
• Учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;
• Прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов, работа с ККМ;
• Оформление возвратов, при досрочном выезде;
• Работа с группами и групповыми счетами;
• Анализ состояний счетов проживающих гостей.  
  Автоматизация работы службы бронирования:
• Прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;
• Планирование загрузки номерного фонда;
• Ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;
• Отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;
• Ведение базы данных клиентов гостиницы – сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;
• Оформление договоров с клиентами;
• Работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);
• Формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной  службы:

• Составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);
• Учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;
• Анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;
• Сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии  и финансовой службы:

• Оформление необходимой документации при работе с контрагентами;
• Ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;
• Учет и планирование платежей;
• Анализ финансового состояния;
• Формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы:

• Состояние номерного фонда;
• Предстоящие заезды и выезды;
• Проживающие гости;
• История проживания гостей за выбранный период;
• Текущая загрузка;
• Загрузка за период;
• Планируемая загрузка;
• Состояние счетов гостей;
• Взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;
• Динамика загрузки номерного фонда;
• Предоставленные услуги;
• Финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;
• Взаимоотношения с контрагентами;
• Категории гостей;

Основные  особенности системы

• Использование принципа «расчетный час» при определении количества дней проживания;
• Автоматический расчет полной стоимости проживания гостя при его поселении;
• Автоматический подбор наиболее подходящих номеров для каждого конкретного размещения;
• Учет номерного фонда по номерам и местам;
• Возможность поселения на дополнительное место;
• Бронирование как номеров, так и категорий;
• Разделение оплаты за услуги между гостем и контрагентом в любых соотношениях;
• Возможность разделения номерного фонда гостиницы на несколько частей, с последующим пропорциональным расселением гостей и распределением выручки;
• Возможность работы с компонентой Web – Расширение, для настройки системы удаленного бронирования;
• Взаимодействие со смежными системами (бухгалтерия, общепит, тарификационные системы, электронные замки);
• Возможность гибкой настройки системы под бизнес — процессы конкретного гостинично — санаторного объекта;
• Поддержка работы с различными моделями фискальных регистраторов.

Взаимодействие со смежными системами

Бухгалтерия

Экспорт сводных данных о хозяйственных операциях гостиницы  в программу 1С: Бухгалтерия с  требуемой периодичностью. Импорт данных о платежах контрагентов из бухгалтерии.

Тарификационная система

Автоматическое начисление стоимости телефонных переговоров из номеров на счета гостей, на основании данных, полученных из тарификационных систем. Тарификационная система по умолчанию — «Барсум». Возможность настройки обмена практически с любой другой системой.

Замковые  системы

Автоматическая передача информации о поселяющемся госте  и параметрах его размещения (номер, срок проживания) в замковую систему  для дальнейшего переноса данных на электронный ключ.

Ресторанные системы

Взаимодействие с ресторанными системами Ресторан. Начисление стоимости услуг (рестораны, развлекательные центры и т.д.) на счета гостей, проживающих в гостинице.

Автоматизированная система -  ИС-ПРО⁸

Подсистема Администратор гостиницы представляет собой выделенный модуль в системе ИС-ПРО и предназначена для автоматизации рабочего места администратора и бухгалтера гостиничного комплекса.

Функциональные возможности  подсистемы позволяют формировать  наличные и безналичные счета  по тарифам гостиницы за предоставленные услуги, производить регистрацию, поселение, формировать заказы на поселение (бронирование номеров), вести контроль оказанных гостям услуг и их оплаты, автоматизировать учет телефонных переговоров, а также формировать и распечатывать необходимые оперативные и бухгалтерские отчеты.

На основании введенных  первичных документов по бронированию и поселению гостей, система автоматически  производит их обработку, исходя из особенностей процесса расселения для данной гостиницы. Гибкая система настройки и простой, дружественный интерфейс позволяют в минимально короткие сроки запустить систему в промышленную эксплуатацию, что позволит в значительной степени облегчить работу бухгалтеру (администратору) по контролю над состоянием гостиничного комплекса, а сам учет при этом делается похожим на ручную обработку документов.

Возможности системы

Подготовка поселения:

• Формирование номерного фонда с учетом реквизитов каждого номера
• Контроль состояния номера (обслуживается, не обслуживается, на ремонте)
• История изменения реквизитов номера
• Разграничение прав доступа пользователей на редактирование и просмотр документов, архивов и справочников
• Протоколирование изменений документов системы

Управление поселением:

• Анализ номерного фонда на указанный период
• Бронирование номеров
• Регистрация гостей
• Поселение гостей
• Просмотр карты размещения
• Оперативный анализ занятости номеров за определенный день

Учет оказанных услуг:

• Настройка произвольных программ расчета тарифов на услуги
• Типовая спецификация услуг
• История изменения цен на услуги
• Количественный учет оказанных услуг в разрезе материально-ответственных лиц
• Автоматическое формирование счетов к получению и актов выполненных работ в произвольных разрезах по услугам и периоду проживания
• Режим "Окончательный расчет" - детальный анализ предоплаты, оплаты по факту оказания услуги и задолженности по контрагенту/гостю с возможностью выставления результирующих счетов
• Автоматический учет телефонных переговоров (импорт данных АТС)
• Связь с фискальными регистраторами различных типов

Программный комплекс для управления гостиницами -  Inn ⁹  

       Программный комплекс Inn был создан для автоматизации процесса резервирования, поселения и учета проживания гостей в гостиницах, санаториях, пансионатах и любых других учреждениях подобного типа. Программа имеет удобный интуитивный интерфейс, позволяющий быстро и продуктивно работать администраторам, директорам небольших гостиниц, получая постоянный контроль над всеми проживающими гостями, вести эффективное бронирование мест, контролировать дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей, выписывать счета, создавать и подсчитывать стоимость индивидуального меню питания для каждого гостя (для санаториев), создавать отчеты о передаче смены между несколькими служащими и др. 

О каждом госте, при необходимости, в базе данных сохраняется подробная  личная информация в виде личной карточки для повторного удобного поселения  и контроля. Создается база данных фирм, с которыми гостиница имеет  связи, с подробной информацией о нахождении фирмы, расчетном счете и т.д.

Программа ведет автоматический расчет стоимости проживания с возможностью посуточной или почасовой оплаты. При этом план размещения и резервирования всех номеров находится перед  администратором в удобном наглядном виде с указанием всех фамилий и названий фирм проживающих.

Тарифы за проживание задаются для каждого номера отдельно, номера разбиты на категории для  удобства поселения и отображения  на плане. Количество номеров не ограничено. При выселении гостя имеется возможность выписать счет за проживание с подробным указанием всех сумм за проживание, дополнительные услуги, питание, а также уплаченные клиентом деньги, с распечаткой стандартной формы на принтер.

При передаче смены портье гостиницы (администратором санатория)  при необходимости формируется отчет передачи смены с подробным указанием резервирований, поселений и выселений, сделанных администратором во время смены. При этом вычисляется сумма, которую необходимо передать следующему администратору.

Основные возможности программного комплекса Inn:

• визуальное отображение выселенных, занятых, зарезервированных и свободных номеров;
• количество номеров – неограничено;
• возможность поселения на отдельные места одного номера;
• полный автоматизированный расчет сумм за проживание, дополнительные услуги, питание;
• формирование стандартного счета за все предоставленные услуги;
• возможность почасовой оплаты за проживание;
• возможность составления индивидуальных схем питания для каждого гостя с автоматическим расчетом стоимости;
• сохранение личной подробной информации о каждом госте, фирме;
• удобный поиск нужного гостя, фирмы в базе данных;
• возможность составления отчета о произведенных действиях и необходимой сумме при передаче смены одним администратором другому;
• мультиязычная поддержка.