Основы организации денежных средств и расчетов

Денежные расчеты - система денежных отношений, связанная с оплатой товаров, работ, услуг юридических и физических лиц, а также с выполнением финансовых обязательств. Рассмотрим организацию денежных платежей в ОАО «Дружба».

В основе совершения безналичных расчетов между ОАО «Дружба» и другими сельскохозяйственными товаропроизводителями лежат договорные отношения. В процессе хозяйственной деятельности организация заключает договоры купли-продажи с поставщиками (аграрное организация - с Агроснабом, Зооветснабом и т.д.) и покупателями (предприятиями перерабатывающей, пищевой, легкой промышленности, общественного питания, торговли и др.).

Безналичные расчеты осуществляются на принципах согласия плательщика, использования документов установленной формы, исполнения гражданско-прававого обязательства.

В ОАО «Дружба» безналичные расчеты осуществляются чеками и платежными поручениями.

Расчетные чеки используются при расчетах в момент совершения хозяйственных операций. Он выписывается покупателем и передается получателю, который затем предъявляет чек в свой банк для оплаты. Чеки могут быть покрытыми за счет средств клиента, зачисленных на специальный счет в банке, и непокрытыми, то есть гарантированными банком. На основании заявления клиента банк выдает ему чековую книжку на общую сумму, требую­щую расчета чеками. На обороте каждого чека проставляется сумма лимита. Выписанные чеки действительны в течение десяти дней, не считая дня выписки. Расчеты чеками также ускоряют оборот денежных средств, они удобны для расчетов за мелкие партии товаров.

Платежными поручениями оформляется предварительная оплата товаров и услуг. В таком случае составляется платежное поручение на сумму предварительного взноса, а после выполнения условий договора вносится остаток суммы сделки. Допустимая сумма предварительной оплаты не должна превышать 50% суммы договора, в этом случае сохраняется паритет сторон. При требовании поставщика внести 100% суммы в виде аванса нарушаются права покупателя, который изымает из своего оборота денежные средства и, по сути, кредитует поставщика. Такая форма расчетов целесообразна лишь при условии предоставления покупателю значительных скидок.

Расчеты плановыми платежами используются при наличии долговременных хозяйственных отношений между поставщиками и покупателями, связанных с равномерными и постоянными поставками товаров и услуг. Эта форма предполагает не оплату конкретной поставки, а периодическое перечисление платежными поручениями заранее оговоренных сумм в соответствии с планом поставки. Регулярно проводится сверка взаимных обязательств, и разница погашается той или иной стороной.

Расчеты ОАО «Дружба» с поставщиками строятся на договорной основе. По договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать товар в собственность другой стороне (покупателю), которая должна принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму. Несоблюдение договорных обязательств при поставках материально-технических ресурсов влечет за собой огромные потери, что негативно сказывается как на покупателях, так и на поставщиках средств.

Наличный денежный оборот проходит через кассу предприятия. Он регулируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения, Порядком ведения кассовых операций и другими нормативными документами российского законодательства.

Приём денежных средств от населения ОАО «Дружба» осуществляет с обязательным применением контрольно-кассовой машины. При приеме от юридических лиц наличных средств в ОАО «Дружба» пробивается кассовый чек, также оформляется приходный кассовый ордер.

Кассовые операции в ОАО «Дружба» проводит кассир, с которым заключён договор о полной материальной ответственности за сохранность принятых ценностей. В соответствии с лимитом кассы, в кассе ОАО «Дружба» можно хранить небольшие денежные суммы, не сдавая их в учреждение банка. Для ОАО «Дружба» лимит кассы на 01.01.2010 года составляет 5000 рублей. Сумма, рассчитанная банком, не может превышать сумму, указанную главным бухгалтером.

Лимит  остатка   кассы  согласован банком с руководи­телем организации,  но   при   необходимости   может   быть   пере­смотрен   в   течении   года   в   установленном   порядке.

Сверх  лимита   наличные  деньги   в   кассе  ОАО  «Дружба»   хранятся   только   для   выплаты   заработной   платы   и    по­собий, но   не   более   3   рабочих   дней   (включая  день  получения  денег  в    банке).  Всю   денежную   наличность   сверх   лимита   предприятие   сдает   в   банк.

Согласно инструкции по ведению кассовых операций руководитель организации обязан оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы и при доставке их из банка в кассу.

В ОАО «Дружба» касса находится в отдельном изолированном помещении, вход в которое во время выполнения кассовых операций закрывается с внутренней стороны. В помещении находится сейф для хранения наличных денег и ценных бумаг.

Источниками поступления денежных средств в кассу являются: выручка от реализации продукции; возврат подотчётных сумм и т.п.

        Прием наличных денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами, подписанными главным бухгалтером и кассиром. При приеме денег от отдельных лиц им выдают квитанцию к приходному ордеру с подписями ответственного работника бухгалтерии и кассира.

Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам. При этом на них ставится специальный штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег выписывает бухгалтерия, и они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. Не требуется разрешительной надписи руководителя организации в расходном кассовом ордере в случае ее наличия на прилагаемых документах (заявлении, счете и др.) к расходным кассовым ордерам.

При выдаче денег отдельным лицам по расходным кассовым ордерам  кассир требует документы, удостоверяющие личность. При этом в расходном ордере отмечаются номер и прочие данные документа с обязательной распиской в получении суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашают штампом "Получено" или "Погашено" с указанием даты.

Выдача заработной платы производится по платежной ведомости без оформления на каждого получателя расходного кассового ордера. По истечении установленного срока для выдачи заработной платы и прочих выплат кассир должен в конце платежной ведомости указать сумму выплаченных и депонированных выплат, произвести сверку с общим итогом, подписать и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. На ведомости ставятся штамп "Расходный кассовый ордер", его номер и дата. На депонированные суммы, сданные в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер. Расходные ордера на выданные по платежной ведомости суммы оплаты труда регистрируют в журнале регистрации после выдачи денег.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. N КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов - платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации, но в ОАО «Дружба» данный журнал регистрации не ведется.

            Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге, которая прошнурована и опечатана сургучной печатью, в страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге производят в двух экземплярах. Вторые экземпляры листов отрывные и служат отчетом кассира. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подводит итоги операций по приходу и расходу денег в кассе, выводит остаток денежной наличности на следующее число и передает в бухгалтерию отрывной лист кассовой книги. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера ОАО «Дружба».

Важную роль в обеспечении сохранности ценностей в кассе играет периодическая инвентаризация. Инвентаризацию кассы в ОАО «Дружба» проводят один раз в квартал, а также в случае передачи денежных средств другому материально ответственному лицу. При инвентаризации проводится подсчёт наличия денег и других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации кассы директор ОАО «Дружба» издаёт приказ о проведении инвентаризации и назначает состав комиссии. В состав комиссии обязательно должен входить представитель бухгалтерии. Инвентаризация в помещении кассы проводится только в присутствии кассира.

В случае обнаружения недостачи в кассе кассир несет полную материальную ответственность за причиненный ОАО «Дружбе» ущерб.

Для осуществления безналичных расчетов ОАО «Дружба» имеет расчетный счет в  Сбербанке России.

Наличные деньги из кассы ОАО «Дружба» вносит на расчетный счет на основании объявления на взнос наличными. При этом банк выдает квитанцию о приеме денег.

Средства, поступающие от заготовительных организаций за проданную продукцию и от различных организаций за выполненные работы и услуги, банк зачисляет на расчетный счет на основании документов этих организаций о перечислении долга.

Платежи с расчетного счета производятся на основании платежного поручения. По платежному поручению банк производит безналичное перечисление средств на счет другой организации.

Для контроля за движением денежных средств на расчетном счете в банке и для отражения этих операций в учете ОАО «Дружба» периодически получает из банка выписки из расчетного счета. В выписке содержатся следующие данные: код записи; номер документа, на основании которого совершена операция; номер учреждения банка, откуда или куда перечислены средства; номер соответствующего счета в учреждении банка; суммы оборота по дебету счета; суммы оборота по кредиту счета и остаток средств на расчетном счете; дата и содержание операции. Полученные выписки бухгалтерия ОАО «Дружба» тщательно проверяет по соответствующим документам, являющимся основанием для платежей.

         По результатам работы были выявлены следующие недостатки в организации сохранности и использования денежных средств в ОАО «Дружба»:

1. Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу хозяйства. Кассиру не предоставляется охрана и специальное транспортное средство при доставке денег в хозяйство. В салон транспортного   средства   допускаются   лица,   попутно   следующие, нарушается маршрут следования. Кассиру даются какие-либо поручения, не   имеющие отношения к получению и доставке денег.

2.              Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером
незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения
при получении денег в банке.

3.              Наличные деньги, полученные в учреждении банка должны расходоваться
по строго целевому назначению.  В хозяйстве практикуется, например,
деньги,  полученные  на  оплату  труда,  расходовать  на  командировки  и
социальную сферу.

4.              Не ведётся книга регистрации выписанных приходных и расходных
кассовых   документов.   Ведение   данной   книги   позволяет   более   быстро
находить  интересующие  документы,  чем  по  кассовой  книге  и  данный
документ выполняет контрольную функцию.

Таким образом, можно сделать вывод, что в ОАО «Дружба» организация денежных средств и расчетов в целом соответствует законодательству и имеет присущие недостатки.

2.3 Анализ финансового состояния организации ОАО «Дружба»

Финансовое состояние организации характеризуется системой показателей, отражающих состояние капитала в процессе его кругооборота и способность субъекта хозяйствования финансировать свою деятельность на фиксированный момент времени.

Задачами финансового состояния являются:

•         оценка      и      прогнозирование      финансовой      устойчивости предприятия;

•         поиск резервов улучшения финансового состояния предприятия и его устойчивости;

•         разработка     конкретных     мероприятий,     направленных     на укрепление финансовой устойчивости организации.

Внешним проявлением финансового состояния организации является ее платежеспособность, а внутренним - финансовая устойчивость. Важным проявлением финансовой устойчивости является ее платежеспособность -способность организации полностью и своевременно рассчитываться по всем своим обязательствам. С целью оценки платежеспособности возникает задача анализа ликвидности баланса, который определяется как степень покрытия обязательств организации ее активами, срок превращения которых в деньги соответствует сроку погашения обязательств. От ликвидности баланса следует отличать ликвидность активов, которая определяется как величина, обратная времени необходимому для превращения их в денежные средства. Чем меньше времени требуется, тем выше их ликвидность.

Анализ ликвидности баланса заключается в сравнении средств по активу, сгруппированных по степени их ликвидности и расположенных в порядке убывания ликвидности, с обязательствами по пассиву, сгруппированных по срокам погашения и расположенных в порядке убывания сроков.

В зависимости от степени ликвидности активы организации делятся на группы:

1.              Наиболее ликвидные активы (А1) - денежные средства и
краткосрочные финансовые вложения;

2.   Быстро реализуемые активы (А2) - дебиторская задолженность до 1 года;

3.   Медленно реализуемые активы (A3) - запасы, НДС, дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты, прочие оборотные активы;