Компьютерные технологии учета кассовых операций

Заработную  плату, пенсии, пособия по временной  нетрудоспособности, премии, стипендии  выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным ведомостям, подписанным  руководителем хозяйства и главным бухгалтером.

Приходные и  расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируют в журнале  регистрации приходных и расходных  кассовых документов (форма № КО-3). Все операции по поступлению и  расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (форма № КО-4). Эта книга пронумерована, прошнурована и опечатана печатью хозяйства. Количество листов в ней заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Кассир производит записи в кассовой книге в двух экземплярах через копировальную бумагу на двух листах сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая часть, без горизонтальных линий, как второй экземпляр. Первые экземпляры остаются в кассовой книге, вторые – являются отрывными, их  сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета кассира по кассовым операциям под расписку главному бухгалтеру. Если же объем кассовых операций за день будет невелик, то допускается сдача отчетов кассира за несколько дней, но не реже 1 раза в 3-5 дней. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера общества. Ежедневно кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток (сальдо) по кассе и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается. По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге. Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Оплата труда в ООО «Коммуна» производится через кассу с использованием платежной ведомости (форма № Т-53). Здесь на каждого работника отводится отдельная строка с указанием его табельного номера, фамилии и суммы к выплате. Лицевая сторона ведомости заверяется подписями кассира и бухгалтера. В платежную ведомость сведения заносятся из лицевого счета, который заводится на каждого работника, с отражением заработной платы за месяц со всеми удержаниями и начислениями.

Каждый месяц  в ООО «Коммуна»  проводится инвентаризация денежных средств в кассе с полным пересчетом всех имеющихся в кассе денег. Инвентаризацию проводит ревизионная комиссия, назначенная руководителем хозяйства при присутствии кассира. Далее фактическое наличие денежных средств в кассе сопоставляется с данными об их остатках, зафиксированными в бухгалтерском учете. После этого комиссия оформляет «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Необходимо также проверить выписки банка, если на выписках есть следы исправлений, а также при расхождении остатков проверяющий должен получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой организации с данными выписки.

Далее нужно  провести проверку выдачи денег из кассы хозяйства, которая оформляется  расходным кассовым ордером. Во всех случаях выдачи наличных денег обращают внимание на наличие на расходных  кассовых документах обязательной подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют также с точки зрения правильности их заполнения, передачи в кассу для исполнения и даты исполнения. Все приходные и расходные кассовые ордера подписываются кассиром.

 

 

1.4.Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Для учета наличия  и движения денежных средств в  кассе в рабочем плане счетов ООО «Коммуна» предусмотрен активный счет 50 «Касса». Субсчета к счету 50 «Касса» в хозяйстве не открыты. По дебету счета 50 отражают остаток денежных средств в кассе, а также все суммы поступлений наличных денежных средств. По кредиту счета 50 отражают выдача наличных денежных средств. По счету 50 «Касса» в ООО  «Коммуна» составляют следующие бухгалтерские записи:

Дт 50 Кт 51– в  кассу получены наличные деньги с  расчетного счета в «Ак Барс» банке;

Дт 50 Кт 62 - в кассу поступили деньги от продажи телят в ООО «САН»;

Дт счета 50 Кт счета 70- отражен возврат выданных работникам излишних сумм, в случае допущенных арифметических ошибок при начислении сумм оплаты труда;

Дт 50 Кт 71– в  кассу поступили деньги от подотчетного лица;

Дт 50 Кт 73 - отражается поступление наличных денег от работников в счет погашения причиненного ими  материального ущерба;

Дт 50 Кт 76- отражается поступление денежных средств, в счет погашения различного вида задолженностей (по исполнительным листам, предъявленным претензиям, за оказанные услуги и т.п.);

Дт 50 Кт 91- отражаются излишки денег в кассе, выявленные в результате инвентаризации;

Дт 51 Кт 50 – из кассы внесены деньги  на расчетный счет в «Ак Барс» банке;

 Дт 60 Кт 50–  задолженность перед поставщиками  погашена наличными деньгами;

Дт 70 Кт 50– из кассы выдана заработная плата работникам хозяйства за май месяц;

Дт 71 Кт 50 – выданы деньги подотчетному лицу;

Дт 70 Кт 50– из заработной платы работника произведены  удержания в счет выданных ему  талонов на питание;

Дт 94 Кт 50– отражается недостача денег в кассе, подлежащая взысканию с кассира;

Основанием  для составления приведенных  бухгалтерских записей по счету 50 «Касса» являются кассовые документы и отчеты кассира.

Аналитический учет по счету 50 в хозяйстве ведут  в ведомости № 1-а. Синтетический  учет по счету 50 ведется в журнале-ордере № 1-АПК. Основанием для его заполнения служат отчеты кассира.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Теоретические вопросы автоматизации учета в сельскохозяйственном предприятии на основе информационных технологий.

2.1. Обзор аппаратных средств для построения системы компьютерного учета

Сельское хозяйство представляет собой особый сегмент экономики РФ. Зачастую сельскохозяйственная организация имеет несколько видов деятельности: производство, переработка и реализация продукции растениеводства, животноводства, оказание услуг сторонним организациям и другие направления. Кроме этого, в сельскохозяйственных организациях сложный расчет заработной платы, связанный с распределением работ по различным объектам учета. Ведение учета перечисленных разделов ручным способом практически невозможно, поэтому многие предприятия сельскохозяйственной отрасли используют различные системы автоматизации хозяйственной деятельности [18, c.45].

Автоматизация управления деятельностью предприятия  невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него, как правило, и начинается автоматизация управления [6, c.151]. По мнению Ковалева В.Д. к основным причинам автоматизации бухгалтерского учета относится: 1)увеличение объемов информации и необходимость сократить сроки её обработки; 2) повышение производительности труда за счет интенсификации; 3) усложняющиеся требования к деятельности аппарата управления и стремление к сокращению её численности; 4) постоянное совершенствование форм и методов управления. В.С. Рожнова под автоматизацией бухгалтерского учета понимает бухгалтерский учет, организованный на основе широкого использования современной вычислительной техники и обеспечивающий автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета в системе управления.

Компьютер выполняет все необходимые  функции только благодаря совместной работе входящих в его состав устройств, поэтому среди них трудно выделить самые главные [10, c.61].

 Одним из важных компонентов  компьютера является процессор,  который управляет работой всех  устройств и программ, а также  производит все необходимые вычисления . Именно технические параметры процессора в значительной степени определяют возможности ПК и скорость его работы. Безусловно, самостоятельно процессор никаких сложных задач не выполняет  - в этом участвует множество аппаратных и программных компонентов ПК. Процессор использует оперативную память как основное рабочее пространство. Чтобы он смог обеспечить быстрый обмен данными между операционной системой, устройствами и выполняемыми программами, эти данные, как и сами программы, должны быть загружены в оперативную память.

Практически все  устройства компьютера подключаются к  системной плате, которое обеспечивает взаимодействие и обмен информацией  между ними. На системной плате  располагаются процессор, оперативная  память, микросхемы системной логики и BIOS, интерфейсы внешних накопителей информации, последовательные и параллельные порты для подключения внешних устройств, шины расширения и их разъемы. Здесь же размещены  микросхемы контроллеров, которые необходимы для работы со стандартными периферийными устройствами – монитором, мышью, клавиатурой, дисководами.

Основным устройством  вывода любого ПК является монитор. Он предназначен для отображения любой  графической или текстовой информации, необходимый пользователю во время  работы. Процесс вывода информации на экран монитора довольно сложен, поэтому для управления им отводится отдельный функциональный блок компьютера – видеоадаптер, или видеокарта [14, c.58].

Наибольший  интерес для рядового пользователя представляют устройства, позволяющие  ему взаимодействовать с компьютером: управлять с запуском и работой программ, вводить документы, изображения и прочие данные, получать информацию о результатах работы приложений и многое другое. В наше время полноценный персональный компьютер просто невозможно представить себе без таких устройств, как клавиатура и мышь.

Клавиатура  – важнейшее для пользователя устройство, с помощью которого осуществляется ввод алфавитно-цифровых данных, команд и управляющих воздействий в  персональный компьютер.

Сканер –  это устройство ввода в компьютер  алфавитно-цифровой и графической информации непосредственно с бумажного носителя, в частности с бумажного документа.

Принтер – это  устройство ввода данных из компьютера, преобразующее информацию из внутримашинного  цифрового кода в соответствующие  ему графические символы и фиксирующие эти символы на бумаге.

Модем – это  устройство, которое позволяет компьютерам  обмениваться данными посредством  канала связи.

Персональные  компьютеры могут использоваться в  составе информационных систем в  трех режимах:

- как автономные вычислительные установки;

- в качестве  интеллектуальных терминалов больших  и малых ЭВМ;

- в составе  локальных и глобальных вычислительных  сетей.

    Создание  высокоэффективных информационных  систем в современных условиях  связано с объединением средств  вычислительной техники, обслуживающей отдельные предприятия, организации и их подразделения, с помощью средств связи в единую распределительную вычислительную систему [21, c.67].

 

 

 

 

2.2. Программное обеспечение для ведения учета

За последнее  десятилетие фирмами, специализирующимися на поставке программной продукции для автоматизации бухгалтерского учета, разработаны и внедрены на предприятиях сотни пакетов систем бухгалтерского учета. Многие фирмы накопили достаточный опыт и постоянно совершенствуют программы, выпуская новые версии [19, c.10].

Перед администрацией предприятия, организации, фирмы возникает  проблема выбора бухгалтерской информационной системы в соответствии со спецификой производственно-хозяйственной деятельности, финансовыми возможностями и другими особенностями данного предприятия.

На рынке  программных продуктов существуют разработки, такие как «Парус», «БЭСТ», «Галактика», «БухСофт» которые  позволяют использовать аналитические  данные баланса и других форм отчетности для финансового анализа предприятия [23, c.102].

По мнению российских и западных независимых экспертов, система «Галактика» является одним  из лидеров отечественного рынка.

Система «Галактика»  ориентирована на автоматизацию  решения задач, возникающих на всех стадиях управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов. Система имеет модульную структуру, модули в свою очередь объединены в функциональные контуры. Среди них выделяют следующие контуры:

-руководителя;

-финансовый;

-бухгалтерского  учета;

-управления  производством;

-логистики;

-управления  персоналом;

-управления  взаимоотношениями с клиентами;

-отраслевых  и специализированных решений;

-системного администрирования [9, c.35].

Таким образом, на сегодняшний день система «Галактика» является самым полным в функциональном отношении, завершенным программным продуктом. Однако, она ориентирована на автоматизацию управления крупной фирмой (корпорацией). Недостаток данной программы является также то, что Галактику поддерживают только сертифицированные фирмы и стоит она на несколько порядков дороже, чем другие бухгалтерские программы.

Компания «Интеллект-сервис»  выпускает ПП под торговой маркой "БЭСТ" и создает на их основе готовые системы управления бизнесом, позволяющие повысить эффективность деятельности руководителей и персонала предприятий различных хозяйственных отраслей. Системы серии "БЭСТ" поставляются по разумным ценам, доступным широкому кругу клиентов. Программы, разработанные компанией "Интеллект-Сервис", отличают глубокие постановочные решения, удобный пользовательский интерфейс, широкие возможности по адаптации к конкретному пользователю. Программы серии "БЭСТ"- это только качественные и надежные продукты.  Программы серии «БЭСТ», известные многим тысячам пользователей, пополнились  новыми разработками: системой «БЭСТ-Ф» - для анализа финансовой деятельности; «БЭСТ-Маркетинг»- для проведения маркетингового анализа эффективности рекламы, рынков, товаров, конкурентов и прочие;  «БЭСТ-Плановик» предназначена для автоматизации планирования деятельности предприятий. Для розничной торговли выпущен вариант «БЭСТ4- Магазин», имеющий связь с кассовым и торговым оборудованием, удаленным магазином (филиалом). Кассовый программный модуль «БЭСТ-КПМ» автоматизирует рабочее место кассира – операциониста. Однако, недостатком является то, что «БЭСТ»  закрытая система и она не может быть изменена пользователем. Компания-разработчик сама проводит модификацию базовых модулей, приспосабливая их к специфике конкретного предприятия. Это дорогостоящий процесс, который нередко вызывает трудности сопровождения и обновления версий [12, c.34].