Управление закупками и поставками

Приемка товара на складе осуществляется назначенными материально ответственными лицами.

Персоналу, ответственному за приемку товаров, сообщаются условия договора поставки товаров по прямым, длительным хозяйственным связям и передается согласованный график поставок. Если поставки товара осуществляются на основании заявок, то персонал информируется о заказанных товарах и сроках их поставки.

По договорам, оформляющим разовую сделку, персонал ставится в известность о наименовании товаров, которые необходимо принять, их количестве, качестве и комплектности, сроках приемки, виде сопроводительных документов. Собственно перечень этих сведений достаточен для приемки товара.

При заключении договоров с поставщиками на поставку товаров заместитель директора магазина №11 ТД «Челны-Хлеб» учитывает основные принципы товароснабжения: планомерность, ритмичность, оперативность, экономичность, централизацию и технологичность.

Планомерность состоит в том, что товароснабжение осуществляется на основе разработанных графиков доставки, что заранее оговаривается в договоре с поставщиком.

Ритмичность снабжения заключается в доставке товаров через относительно равные промежутки времени или равными партиями, что способствует нормальной торговле при минимальных товарных запасах и ускорению оборачиваемости. Показателем служит коэффициент ритмичности, рассчитываемый как отношение фактической поставки товаров за какой-либо определенный период к плановой.

Суть оперативности заключается в том, что в зависимости от изменений в спросе на какой либо товар, предприятие должно оперативно реагировать по договоренности с поставщиком на изменение размера партии товара, возможной замене на другой товар, или пересмотром периода доставки. При разработке графиков товароснабжения такая возможность предусматривается при заключении договора.

Экономичность товароснабжения - снижение издержек по доставке товаров, которое достигается механизацией погрузочно-разгрузочных работ, эффективным использованием транспорта за счет рациональных схем завоза, наиболее полное использование его грузоподъемности.

Выявлением и изучением источников поступления и поставщиков товаров в магазине №11 ТД «Челны-Хлеб» занимается коммерческий директор. Основными источниками информации, используемыми на этом этапе закупки товаров, являются справочники фирм и предприятий, реклама в СМИ (в основном, печатные издания), а также рекламные листы поставщиков, которые регулярно доставляются в организацию.

При выборе поставщиков предприятие руководствуется несколькими критериями:

- цена реализации товара у данного поставщика,

- условия поставки товара,

- ассортимент, предлагаемый поставщиком (предпочтение отдаётся поставщикам, предлагающим широкий ассортимент продукции, так как в этом случае снижаются затраты на поставку товаров и оформление заказов),

- наличие лицензий и сертификатов.

Необходимо отметить, что договора составляются по типовой форме, содержание договоров полностью соответствует Гражданскому кодексу РФ.

Руководитель коммерческой службы магазина №11 ТД «Челны-Хлеб» довольно большое внимание уделяет критериям выбора поставщиков, преимущество отдается поставщикам, с которыми уже установлены коммерческие связи.

Организация коммерческих связей магазина №11 ТД «Челны-Хлеб» с поставщиками товаров обеспечивает удовлетворение спроса клиентов, а так же хорошие финансово-экономические показатели деятельности предприятия. Увеличение количества предлагаемых товаров, совершенствование работы с поставщиками способствовало увеличению прибыли предприятия.

Формирование рациональных коммерческих связей возможно только на основе анализа различных их видов при учете положительных и негативных моментов различных форм снабжения и выборе вариантов их эффективного взаимодействия. Как показал анализ организации коммерческих связей в магазине №11 ТД «Челны-Хлеб», на предприятии не проводится стоимостной анализ выбора той или иной формы товародвижения. Хотя на предприятии доминирующей является складская форма снабжения. Это не имеет под собой никаких экономических обоснований. Установление коммерческих связей проводилось, как говорится, по «интуиции». Установление оптимального состояния между транзитной и складской формой товародвижения является важной проблемой для каждого предприятия, в том числе и для магазина №11 ТД «Челны-Хлеб».

Одной из основных коммерческих функций является закупка товаров для их последующей реализации. Правильно организованная поставочная и закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Для решения этих задач работа по оптовым поставкам и закупкам товаров в магазине №11 ТД «Челны-Хлеб» должна включать в себя следующие операции:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- определение потребности в товарах;

- выявление источников поступления товаров и выбор поставщиков;

- установление коммерческих связей с поставщиками;

- контроль над исполнением договоров.

Принятие коммерческих решений по оптовым закупкам и поставкам товаров невозможно без изучения и прогнозирования покупательского спроса.

Поэтому изучение спроса требует комплексного подхода, позволяющего получить полную информацию о необходимых потребителю товарах и ценах, которые они готовы за них заплатить. Такая информация не только способствует изучению спроса, но и помогает выявлять тенденции его изменения и развития.

Существуют различные способы изучения и прогнозирования спроса, применяемые в торговле. Например, анализ показателей товарооборота, товарных запасов и товарооборачиваемости, а также реализованного и нереализованного спроса оптовых покупателей. Полезными могут оказаться данные опросов покупателей о приобретаемых ими товарах, пожелания и замечания по их качеству и ассортименту. Такие опросы по заказу оптовых организаций могут проводиться, например, в магазинах. Там же возможна организация презентаций новых товаров.

Полученные различными способами и систематизированные данные являются основой для определения потребности в товарах. При этом не только рассчитывается объем подлежащих закупке товаров, но и уточняется их ассортимент.

При проведении закупочной работы магазина №11 ТД «Челны-Хлеб» должно исходить из возможности максимального использования товарных ресурсов региона, в котором они осуществляют свою деятельность. Для этого коммерческой службе необходимо владеть информацией о местных промышленных и сельскохозяйственных предприятиях (поставщиках-изготовителях) и производимых ими товарах (ассортименте, качестве, упаковке, ценах).

При выборе поставщиков-изготовителей важную роль играет не только то, какие товары они производят и продают в настоящее время, но и их возможности по усовершенствованию, а также выпуску новых товаров.

Чтобы закупать товары, которые не производят местные предприятия, коммерческим работникам необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков-посредников, с предложениями оптовой продажи товаров.

Поиску поставщиков товаров способствует также посещение выставок новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж. К важнейшим элементам закупочной работы относится установление коммерческих связей с поставщиками товаров.

Управление товарными запасами всегда имеет целью их оптимизацию, т.е. обеспечение торговой организации товарами в таком ассортименте и в таких количествах, которые максимально соответствуют предвидимому спросу. Следовательно, и этой важнейшей управленческой функции предшествует изучение и прогнозирование возможностей рынка. Управлять товарными запасами - это значит планировать определенный объем и структуру запасов в соответствии с поставленными перед торговой организацией целями и контролировать, чтобы товарные запасы постоянно отвечали установленным критериям. Управление должно быть систематическим. Иными словами, должен быть предусмотрен некий организационный механизм, который сам по себе обеспечивал бы поддержание нужных товарных запасов. Вмешательство руководителя должно требоваться лишь тогда, когда этот механизм почему-либо не срабатывает, а также в исключительных случаях, которые не могли быть заблаговременно предусмотрены системой и программой.

Исходя из данных положений, для магазина №11 ТД «Челны-Хлеб» необходимо постоянно контролировать ассортимент продаваемых товаров с точки зрения их спроса, и формировать повышенный уровень запасов на те товары, которые пользуются наиболее активным спросом, учитывать сезонность спроса на некоторые виды товаров, при необходимости создавать резервные запасы.

Вместе с тем, у магазина №11 ТД «Челны-Хлеб» имеются излишки нереализованных запасов и превышение нормативных. В связи с этим руководству предприятия и товароведу надлежит провести инвентаризацию товарных запасов и проанализировать, за счет чего образовалось превышение.

В магазине №11 ТД «Челны-Хлеб» используется сочетание централизованного и транзитного завоза, что является удобным для оптимизации доставки товаров в нужном количестве и в нужное время. Частота и оптимальные размеры завозимых партий определяют для того, чтобы обеспечить бесперебойную торговлю товарами соответствующего ассортимента при минимальных размерах товарных запасов. Увеличение частоты завоза товаров и количества разновидностей, завозимых в среднем в одной партии, оказывает влияние на уменьшение запаса текущего пополнения. И наоборот, их уменьшение приводит к соответствующему росту запасов текущего пополнения и его общей величины. Магазин №11 ТД «Челны-Хлеб», принимая решения об изменении норматива запасов по магазину, должно предусматривать соответствующие изменения условий поставки товаров - частоты и комплектности завоза. Если при изменении необходимой величины не вносятся соответствующие коррективы в условия поставки товаров, то это приводит к формированию фактических запасов без учета их рекомендуемой величины.

На практике возможно, в зависимости от соотношения расходов по доставке и хранению товаров, определять меры по улучшению размещения запасов в каналах торговли. Товарные запасы должны быть минимальными, если расходы по хранению намного превышают издержки по их транспортировке, и наоборот, единовременный завоз необходимо предусматривать в большем размере, если транспортные издержки намного выше расходов по хранению.

Примерные рекомендованные запасы по подразделениям и доля этих подразделений общем товарообороте позволяют установить общий размер запасов по предприятию в целом. Намечаемую величину запасов необходимо тщательно анализировать и при необходимости корректировать.

Кроме того, необходимо учитывать равномерность завоза товаров по периодам года. Исследования внутригодичного товарооборота показывают, что он колеблется по месяцам в значительной степени в зависимости от поступления товаров. Изменение внутригодичных оборотов под влиянием покупательных фондов населения и особенностей спроса - нормальное явление. А колебания оборота в результате неравномерного завоза товаров свидетельствуют о неудовлетворительной работе торгового отдела головного предприятия и недостатках в организации торговли. Поэтому при внутригодичном планировании нужно предусмотреть меры по обеспечению более ритмичного завоза товаров в соответствии с особенностями покупательского спроса населения в отдельные периоды года. Поступление товаров на протяжении года должно быть подчинено задаче наилучшего удовлетворения потребностей населения, т.к. это является основой увеличения товарооборота.

 

 

2.3 Направления по совершенствованию управления закупками и поставками товаров на предприятии ТД «Челны-Хлеб»

Для совершенствования управления закупками и поставками товаров в магазине №11 ТД «Челны-Хлеб» в качестве краткосрочной стратегии, предлагается принять стратегию совершенствования деятельности, когда предприятие пытается увеличить объем продаж имеющихся товаров на существующем рынке, что в конечном итоге будет способствовать развитию. Данная стратегия предполагает изучение целевого рынка предприятия, разработку мероприятий по продвижению продукции и увеличению эффективности деятельности на существующем рынке. Доход обеспечивается за счет рационализации производства и сбыта.

Таким образом, достижение цели должно происходить за счет решения следующих задач:

1. Улучшение системы закупок и поставок на предприятии. Для выполнения данной задачи необходимо осуществить следующие мероприятия:

- внимательное отслеживание  рыночных тенденций;

- развитие системы методов  стимулирования продаж;

- повышение квалификации  сотрудников;

- корректировка ценовой  политики предприятия;

2. Улучшение деятельности  торгового предприятия. Для выполнения  данной задачи необходимо осуществить  следующие мероприятия:

- увеличение объемов продаж, что приведет к повышению эффективности  деятельности предприятия и увеличению  финансовых показателей;

- организация рекламной  кампании для повышения спроса  на товары и росту объемов  продаж;

- расширение ассортимента  товаров, что приведет к увеличению  доли занимаемого рынка сбыта  и росту прибыли;

- организация производства  новых товаров для расширения  рынка сбыта;

- приобретение нового  оборудования, что позволит повысить  конкурентоспособность реализуемой  продукции.

3. Укрепление финансового  положения предприятия. Для выполнения  данной задачи необходимо осуществить  следующие мероприятия:

- увеличение наличных  денежных средств на предприятии  для ускорения оборачиваемости  активов торгового предприятия;

- нормирование уровня  товарных запасов в соответствии  с оборотом, что приведет к  финансовой устойчивости организации;

- повышение оборачиваемости  оборотных средств, что приведет  к росту товарооборота, тем самым  обеспечит рост прибыли;

- замена старого оборудования  на более современные технологии, что увеличит качество реализуемых  товаров, повысит его конкурентоспособность  на рынке  и увеличит спрос  потребителей.