Учет расчетов с подптчетными лицами

Административно-хозяйственные расходы - это непроизводственные накладные  расходы, связанные с содержанием  административных служб и управлением  предприятием в целом.

К административно-хозяйственным  расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств  сотрудникам из кассы организации  может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды  относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных  средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для  приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

 

1.2. Документальное оформление расчетов  с подотчетными лицами

 

В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета Директоров Банка России 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок ведения кассовых операций).⁶

Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами.

При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Исключение, по нашему мнению, могут составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения работником служебных обязанностей.

Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут  быть подотчетными лицами, за основу могут  приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых  работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Кроме того, при формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут заключаться договоры о полной материальной ответственности. В частности, к таким видам работ могут быть отнесены операции:

– по приему и выплате  всех видов платежей; по расчетам при  продаже (реализации) товаров, продукции и услуг (в том числе не через кассу);

– по изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов и других знаков (документов), предназначенных для расчетов за услуги;

– по купле, продаже, разрешению на оплату, а также иным формам и видам оборота денежных знаков, ценных бумаг, драгоценных металлов, монет из драгоценных металлов и иных валютных ценностей; с денежной наличностью при обслуживании банкоматов и обслуживании клиентов, имеющих индивидуальные сейфы в хранилище, учетом и хранением ценностей и иного имущества клиентов в хранилище; по эмиссии, учету, хранению, выдаче и уничтожению банковских, кредитных, дисконтных карт, кассовому и иному финансовому обслуживанию клиентов, по подсчету, пересчету или формированию денежной наличности и валютных ценностей; по выполнению инкассаторских функций и по осуществлению перевозки (транспортировке) денежных средств и иных ценностей;

– по купле (приему), продаже (торговле, отпуску, реализации) услуг, товаров (продукции), подготовке их к продаже (торговле, отпуску, реализации);

– по приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей  на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов;

– по приему от населения  предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

– по приему и обработке  для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

– по выращиванию, откорму, содержанию и разведению сельскохозяйственных и других животных.

Работники, занятые вышеперечисленными видами работ, могут получать наличные денежные средства для приобретения материально-производственных запасов, объектов основных средств и иных внеоборотных активов, оплаты работ и услуг сторонних организаций, расчетов с населением за приобретенные товары (включая сельскохозяйственную продукцию и животных для выращивания и откорма).

Порядок заключения договоров  о полной материальной ответственности, а также перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться вышеуказанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Если в организации  практикуется выдача заработной платы  через специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть заключен договор о полной материальной ответственности и они должны быть включены в перечень подотчетных лиц.

Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с оформлением договора о полной материальной ответственности.

В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не достигших возраста восемнадцати лет.

В соответствии со ст. 242 ТК РФ работники в возрасте до восемнадцати лет несут полную материальную ответственность только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причиненный в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причиненный в результате совершения преступления или административного проступка. Следовательно, договор о полной материальной ответственности с ними заключен быть не может, что, в свою очередь, обуславливает невозможность выдачи таким лицам подотчетных сумм.⁷

Подотчетные суммы для  оплаты командировочных расходов работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц в служебные командировки.

Следует подчеркнуть, что  трудовым законодательством предусмотрены дополнительные основания для расторжения трудового договора с работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.

Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в  следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов с  подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского учета.

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.

Таблица 1

Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это  остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток  долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег  подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег  с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

 

Расходы, оплаченные из подотчетных  сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется  по каждой авансовой выдаче.⁸

Cчет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 71 Кредит 50 «Касса»

- на выданную сумму соответственно  при получении работником наличных  денег на оплату услуг связи.

Дебет 71 Кредит 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

- оплата подотчетным лицом ТМЦ  за организацию (момент предоставления ссуды)

Дебет 71 Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

- отражена курсовая разница  при возвращении подотчетного  лица из загранкомандировки;

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 71

- отражена сумма оприходованных  материалов, купленных подотчетным  лицом;

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71

- учтен НДС, отраженный в счете-фактуре  по приобретенным запчастям;

Дебет 20 «Основное производство» Кредит 71

- приобретение материальных ценностей  подотчетным лицом;

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71

- приобретены канцелярские принадлежности  подотчетным лицом;

Дебет 50 «Касса» Кредит 71

- на суммы, возвращенные в кассу подотчетным лицом, неиспользованные во время командировки;

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кредит 71

- отражена задолженность организации  перед работником на основании  авансового отчета;

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 71

- на суммы, удержанные из зарплаты  подотчетного лица;

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 71

- если недостача будет удерживаться  в течение нескольких отчетных  периодов;

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кредит 71

- если командировка носит непроизводственный  характер и финансируется за  счет собственных средств;

Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» Кредит 71

- если недостачу по расчетам  с подотчетным лицом нельзя  возместить.

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 71

- если сотрудник не отчитался  за выданные ему денежные средства;

Дебет 97 «Расходы будущих периодов» Кредит 71

- приобретена лицензия на осуществление  деятельности подотчетным лицом.⁹

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.