Проверка товаров и тары организации, направления ее совершенствования

В Дрогичинском райпо шерсть не закупают, она отсутствует в наличии.

При выявлении недостачи  сельхозпродуктов (кроме животноводческого  сырья, пушнины) бухгалтер составляет расчет естественной убыли продуктов в пределах установленных норм. На учетную стоимость недостающих продуктов в пределах установленных норм дебетуют счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», субсчет 1 «Недостачи активов» и кредитуют счет 41 «товары», субсчет 4 «Товары и тара заготовок». Естественную убыль продуктов, но не более недостачи, списывают на счет 44 «Расходы на реализацию», субсчет 4 «Издержки заготовок». Недостачу товаров заготовок сверх норм естественной убили относят на материально-ответственное лицо по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению недостачи активов»  
и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

В ходе выполнения курсовой работы выборочно проверена организация и проведение инвентаризации в филиале «Коопзаготпром». Например, в декабре 2011 г. проведено 12 инвентаризаций в магазине «Горячий хлеб», колбасному цеху, холодильнике и квасильном цеху, кожскладе, складе кожсырья и т. п. На все объекты были изданы приказы по филиалу о создании инвентаризационных комиссий, оформленные надлежащим образом. Председателем комиссии (представитель администрации руководителя) определены один раз зам. гл. бухгалтера, юрисконсульт, товаровед, в остальных 9 случаях – оператор ЭВМ, что недопустимо в работе кооперативных организаций. Согласно Закону «О бухгалтерском учете и отчетности», Инструкции Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 г. № 180 по инвентаризации активов руководители кооперативных организаций обязаны обеспечить назначение в состав комиссии для проведения инвентаризаций квалифицированных работников бухгалтерии, товароведов, экономистов.

Необходимо в должностных характеристиках  указанных работников ввести в обязанность их участие в инвентаризациях.

Кроме того, ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций возложена на руководителя, а фактически на практике ответственность переложена на гл. бухгалтера. В результате проверки оформления инвентаризационных описей выявлено, что в них не заложены номенклатурный номер, обоснование цены, количество единиц постранично, допускаются исправления, помарки, подчистки, которые не оговорены членами комиссии.

В процессе работы комиссии не пломбируются подсобные помещения, входы, выходы. Допускается присутствие посторонних лиц, отпуск товаров.

В целях улучшения качества и  действенности инвентаризации, обеспечения сохранности товаров и тары в филиале «Коопзаготпром» необходимо:

– не допускать приема на работу, связанную с материальной ответственностью лиц, имеющих судимость за корыстные преступления, уволенных за хищения, растраты и т. п.;

– прием на работу лиц без базового образования (профподготовки) или опыта работы, осуществлять только в исключительных случаях с прохождением стажировки;

– организовать учебу кадров массовых профессий в сети непрерывного профессионального образования с изучением вопросов приемки товаров, соблюдение правил торговли и т. п.

– обеспечить проведение инвентаризации товаров, тары в объектах торговли – не реже одного раза в квартал с охватом не менее 10 % остатка ценностей.

2.3 Проверка состояния бухгалтерского учета товаров и тары,  
направления ее совершенствования

Состояние бухгалтерского учета товаров  и тары в организациях потребительской кооперации начинается с проверки документального оформления движения товарно-материальных ценностей. При этом проверяется:

– соблюдение утвержденных типовых специализированных и унифицированных форм первичной учетной документации;

– правильность организации документооборота и первичного учета;

– своевременность составления и качество оформления первичных документов, наличие в них необходимых заполненных реквизитов и подписей лиц, ответственных за совершение операций;

– своевременность составления и представления товарно-денежных отчетов материально-ответственными лицами, их качество и достоверность;

– своевременность утверждения товарно-денежных отчетов руководителями структурных подразделений (филиалов).

Каждый документ с дефектами  подлежит тщательной проверке ревизором путем анализа операции, которая оформлена этим документом.

Проверяющий проверяет  достоверность различных документов, которыми оформляются поступления и выбытие товаров и тары в магазине: товарно-транспортные накладные; товарные накладные; товарно-транспортная накладная на возврат тары; сертификаты качества; качественные удостоверения; платежные документы; доверенности на получение товарно-материальных ценностей; акты об установлении расхождения в количестве и качестве при приемке товаров; акты о порче, бое, ломе товаров; инвентаризационные описи; акты  
о переоценке товаров.

Большинство хищений в торговле маскируется путем приписки товаров  
и завышения цен в инвентаризационных описях, выписки бестоварных накладных на возврат товаров на базы, неполного оприходования товаров, неполного оформления товарных документов и др.

Для выявления хищений рекомендуется  использовать различные приемы: осмотр и использование первичных документов (накладных на возврат товаров, актов  на списание товаров, описей-актов на переоценку товаров, инвентаризационных ведомостей и т. п.), анализ ежедневного движения торговой выручки, встречную проверку и т. д. Проверяющий особое внимание уделяет правильности и полноте заполнения Книги покупок, в которой регистрируются приходные документы. Проверяется, все ли приходные накладные отражены в этой книге.

Основное внимание проверяющий  уделяет проверке товарно-денежных отчетов. Для этого проверяют, все ли первичные документы приложены к отчету, изучает правильность и законность их оформления, точность таксировки  
и соответствие дат на документах отчетному периоду, затем сличают записанные в отчете остатки ценностей на начало отчетного периода с остатками на конец предыдущего периода, а также сверяют их с журналом формы № К-З. При этом необходимо производить встречную проверку записей и документов отчета данного материально-ответственного лица с взаимосвязанными операциями по отчетам других материально-ответственных лиц. Проверяют правильность проставления в отчетах корреспонденции счетов, раздельного отражения товаров и тары, соответствие остатков по таре с данными по ведомости количественно-суммового движения тары и журнала формы № К-3.

Сверяют итоговые суммы подсчитанные по дебету и кредету в журнале формы № К-3 с составленными на их основании мемориальными ордерами  
и остатками в товарно-денежных отчетах. При этом в журнале формы № К-3 могут оказаться лицевые счета материально-ответственных лиц уволившихся из данной организации. Это может быть результатом отказа от приема испорченных товаров вновь назначенным работником или сокрытие недостачи, допущенной уволенными лицами. Проверяемому необходимо проверить фактическое наличие таких товаров и тары и принять меры к их передаче  
и уценке. Кроме того, встречные суммы в журнале формы № К-З сверяют по корреспондирующим счетам с записями в журналах по счетам № 41/3, 41/4, 43 (если предприятия общественного питания, заготовок и производства находятся на одном балансе) и счетам № 50, 42 и др.

Выборочно пересчитывают месячные итоги по каждой графе аналитических счетов в журнале формы № К-З, проверяя правильность подсчета итогов и обоснованность исправлений в товарно-денежных отчетах, особое внимание при этом обращают на торговые скидки и наценки.

Все записи по дебету и кредиту счета № 42 «Торговая наценка» проверяют сплошным порядком.

В ходе проверки необходимо обеспечить всестороннюю проверку полноты и своевременности оприходования товаров и тары. Для этого обращают внимание на соответствие количества оприходованных товаров вместимости тары: проводят выверку расчетов таким образом, чтобы она перекрывала дату последней инвентаризации; анализируют журнал учета поступающих товаров  
и использование выданных доверенностей; изучают случаи, когда платежные требования оплачены, а товары не оприходованы; производят встречную проверку документов и подсчет итогов по взаимосвязанным операциям в бухгалтерских регистрах при получении товаров от цехов (мясной, кондитерский), находящихся на одном балансе, проверяют полноту оприходования товаров после переработки в соответствии с нормами расхода и установленным выходом продукции.

Во время проверки, если будут  установлены недостачи товаров  и тары, применяют приемы контрольной  проверки документов о движении ценностей  в присутствии материально-ответственного лица.

Проверяют также учет реализации товаров на основании первичных документов, подтверждающих ее реализацию, сдачу в банк или кассу и ее использование на нужды организации (филиала). По этим же документам устанавливают розничный товарооборот, который учитывается на счете № 90 «Реализация».

Проверяется также состояние налогового учета. По действующему законодательству организации потребкооперации не являются плательщиками обязательных сборов и отчислений в бюджет с валового дохода. Учет налога на добавленную стоимость включенного в учетную цену товара в Дрогичинском райпо и его филиалах ведут аналогично как и валового дохода на счете 42, субсчет 5 «Налог на добавленную стоимость в розничной цене товара» с отображением счета № 68 «Расчеты по налогам и сборам» (по видам налогов и сборов). При этом надо учесть, что налоговую базу для расчета НДС в розничной торговле увеличивают на суму недостач и потерь от порчи товаров сверх норм естественной убыли.

Особое внимание обращают на документированный отпуск товаров на хозяйственные нужды, перевод их в малоценный инвентарь, так как в ряде случаев эти товары списывают в завышенных количествах. Кроме того, скрывают хищение удорожанием стоимости ремонтов, увеличением затрат на расходы на реализацию, списанием инвентаря за счет начисленного износа.

Проверка правильности списания естественной убыли в розничной торговле имеет ряд особенностей, так как нормы естественной убыли зависят от вида выбытия товаров (проданные населению, возвращение поставщикам  
и др.), при этом не учитывается срок хранения товаров.

В ходе проверки следует выяснить, не включались ли в оборот штучные  
и фасованные товары, проверить правильность составления расчетов и обоснованность списания нормируемых потерь товаров, применение средневзвешенных норм списания, правильность исчисления оборота по продаже товаров  
в период между инвентаризациями. Законность списания товарных потерь сверх установленных норм определяют по актам о порче, бое, ломе товаров, Книге регистрации потерь от порчи товарно-материальных ценностей, которые должны утверждаться руководителем организации (филиала), Правлением райпо.

Проверка состояния учета товаров  и тары должна включать обеспечение  сохранности товаров и тары. В  ходе проверки состояния сохранности  товаров и тары надо выяснить:

– состояние текущего контроля за работой материально-ответственных лиц со стороны руководителя и бухгалтерской службы;

– проведение работы по подбору и расстановке материально-ответственных лиц, порядку их аттестации;

– соблюдение трудового законодательства и выполнение графика предоставления ежегодных очередных отпусков материально-ответственным лицам  
с полной передачей ценностей;

– своевременно ли увольнялись материально-ответственные лица за недостачи, хищения, кто из руководящих работников привлекался к ответственности за не обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей;

– не числятся ли товары и тара за уволенными материально-ответственными лицами;

– состояние охраны, освещения объектов торговли;

– своевременность и правильность оформления материалов по выявленным недостачам и хищениям, соблюдение сроков передачи их в судебно-следственные органы и срочных донесений в вышестоящие организации;

– причины образования и порядок оформления потерь товаров и тары, соблюдается ли установленный порядок утверждения документов на списание указанных потерь;

– обоснованность списания задолженности по недостачам и потерям от порчи ценностей в виду безнадежности предъявленных исков;

– правильность расчетов на списание естественной убыли товаров;

– своевременность представления в бухгалтерию заведующими магазинов, палаток товарно-денежных отчетов.

Проверяющий осуществляет проверку достоверности  корреспонденции бухгалтерских  счетов по движению товарно-материальных ценностей в розничной торговле.

При этом следует установить:

– соответствует ли применяемая методология бухгалтерского учета типовой корреспонденции счетов, следует оценить рабочий план счетов и приказ об учетной политике;

– правильность исправления бухгалтерских проводок;

– определение по синтетическим и аналитическим счетам оборотов за месяц и сальдо на начало и конец отчетного периода;

– отражение всех хозяйственных операций в учетных регистрах на основании первичных документов.

Когда в объектах торговли (магазины, ларьки и др.) совершены злоупотребления, то иногда их скрывают путем неправильных или необоснованных документами записей в учетных реестрах.

В условиях автоматизированного учета  движения товаров и тары в магазинах необходимо проверить достоверность их бухгалтерского учета в соответствующих конкретных машинограммах.

Ответственным этапом проверки (ревизии) является проверка бухгалтерского учета товаров и тары в заготовках. Особое внимание следует уделить проверке правильности приемки и полноты оприходования закупленных товаров как заготовителями, так и на складах. При этом следует выделить документы, оформленные с отступлением от установленных правил. Например, нередко хищения скрываются путем выписки бестоварных квитанций на вымышленных или подставных лиц; приписки в закупочных документах сырья в большем количестве, чем фактически сдано отдельными лицами; умышленного недооформления документов или оформления количества и суммы цифрами, а не прописью с целью последующего исправления или дописывания необходимых цифр. Проверку документов следует дифференцировать по видам заготовляемого сырья и продуктов, так как от их вида зависят способы хищения и их сокрытия.