Проверка товаров и тары организации, направления ее совершенствования

– осуществлялся ли контроль работы лиц, на которых возложена приемка товаров по количеству и качеству.

Проверяя правильность и своевременность осуществления приемки поступивших товаров, ревизор проверяет:

– наличие договора на поставку товаров, кто по этому договору должен осуществлять приемку их по количеству и качеству. Приемка товаров и тары по количеству и качеству может быть проведена с участием представителей: продавца, торгово-промышленной палаты;

– органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, уполномоченных Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь в области, соответствующей для проверки качества принимаемых товаров. При выявлении недостачи, несоответствия качества и маркировки товаров, тары или упаковки установленным требованиям, в случае необходимости составления двустороннего акта, вызов представителя, продавца является обязательным;

– соблюдались ли сроки направления уведомления и прибытия представителя покупателя в зависимости от вида товара в соответствии с законодательством, договором;

– принимались ли меры по обеспечению сохранности товара;

–  правильность состава комиссии при приемке товаров и при выявлении расхождений по количеству и качеству;

– обоснованность и правильность документального оформления выявленных расхождений по количеству и качеству;

– наличие фактов необоснованного составления акта выявленных расхождений при приемке, акта на естественную убыль в пути или нормируемого боя с целью присвоения товаров;

– соблюдение сроков приемки товаров по количеству и качеству согласно законодательству и договору.

При выявлении расхождений по количеству качеству при приемке товаров, должен быть составлен акт в соответствии с установленным порядком.

В составленном акте ревизор должен проверить:

– правильность заполнения всех реквизитов, наличие необходимых подписей и печатей;

– правильность подсчетов частных и общих итогов по вертикальным  
и горизонтальным графам (строкам) документа.

Тара, поступившая с товаром, принимается  по количеству и качеству  
в соответствии с действующими нормативными актами и договором. При этом проверяется: наличие сертификата, правильность тарной маркировки, соответствие качества тары стандартам, техническим условиям и данным сопроводительных документов и т. п.

Выявленные расхождения по количеству и качеству при приемке тары должны быть оформлены актом.

Особое внимание ревизор уделяет проверкам первичных документов по поступлению и выбытию товаров и тары, отчетов материально-ответственных лиц.

Проверку первичных документов ревизор осуществляет по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнение реквизитов) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей, не противоречит ли содержание совершенных операций правилам учета и отчетности). В первичных документах в обязательном порядке должны присутствовать наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления, их личные подписи, расшифровка подписей и печать, завершающая подлинность подписей.

В ходе ревизии выявляются недоброкачественные  документы, неправильно оформленные и не отражающие действительно совершенную операцию или отражающие ее в искаженном виде. Имеются ряд формальных признаков недоброкачественных документов. К числу этих признаков относят:

– отсутствие при исполнительном документе распорядительного документа или разрешительной подписи руководителя;

– оформление документа с нарушением установленной формы, т. е. не на стандартном бланке;

– незаполнение реквизитов документа (номер, дата, организация и т. д.);

– взаимное несоответствие отдельных реквизитов документов (наименование организации, ее адрес, штамп, печать, подписи и т. д.);

– неполное оформление документа;

– отсутствие при документе необходимых приложений (например, сертификата качества товара и др.);

– несоответствие приложений к документу, например, сумма сводного документа не соответствует итогу приложенных к нему первичных документов;

– расхождение в содержании нескольких экземпляров одного и того же документа;

– подписание документа лицами, не имеющими на это право;

– подделка подписей, наличие разного рода подчисток, неоговоренных исправлений.

Каждый документ с дефектами  подлежит тщательной проверке ревизором путем анализа операции, которая оформлена этим документом.

Ревизор проверяет достоверность  разных документов, которыми оформляются поступление и выбытие товаров и тары в магазины: товарно-транспортные накладные, сертификаты качества, качественные удостоверения; платежные документы, доверенности на получение товаров и тары, акты об установлении расхождений в количестве и качестве при приемке товаров; акты о порче, бое, ломе товаров; инвентаризационные описи; акты о переоценке товаров. В товарно-транспортных накладных ревизор проверяет:

– полноту и правильность заполнения всех обязательных реквизитов;

– правильность указанных цен в накладных;

– правильность указания процента и суммы надбавки, сравнивает с договором, указана ли стеклопосуда отдельной строкой и не начислена ли на эту сумму надбавка;

– полноту отнесения транспортных расходов;

– наличие всех требуемых на накладных подписей, особенно по строке «Принял»;

– наличие подчисток, помарок и др.;

– совпадают ли суммы, подписанные прописью и цифрами, как по сумме, так и количеству товаров;

– обоснованность внутреннего перемещения товаров, проследить выписку без товарных накладных;

– эффективность работы с выборкой фондов, квотируемыми товарами.

Особое внимание уделяется правильности и полноте заполнения книги покупок, где регистрируются приходные документы. Проверяется, все ли приходные документы отображены в этой книге и включены в товарно-денежный отчет объекта торговли (магазина).

В товарно-транспортной накладной  на возврат тары проверяющий (ревизор) контролирует полноту заполнения реквизитов, правильность начисления количества и суммы тары, наличие необходимых подписей. При поступлении товаров от производителя или оптовой базы в магазин проверяется, указан ли номер и срок действия сертификата соответствия (качества и безопасности) и телефон лица, где хранится этот сертификат. Ревизор проверяет наличие сертификата соответствия (качества) на продовольственные и непродовольственные товары. Качественное удостоверение выписывается и на продукцию собственного производства кооперативной организации (кондитерские и хлебобулочные изделия, мясные полуфабрикаты). Ревизор проверяет своевременность поступления и полноту оприходования товаров и тары, акцепт и оплату платежных документов по журналу учета получаемых от поставщиков документов. Также проверяется хронология производимых записей в этом журнале, соответствие поставки условиям договора, а также обращается внимание на условия подписываемых договоров, правильность и обоснованность цен, оптовых надбавок, транспортных расходов, правильность таксировок, подсчетов, итоговых сумм; своевременность оплаты полученных грузов. Проверка полноты оприходования товаров и тары производится путем сопоставления данных об их количестве, качестве и стоимости по платежным документам (платежным требованиям, платежным поручениям и др.) с данными документов на их оприходование и показателями аналитического учета расчетов с поставщиками, товарно-денежными отчетами.

При фактах повреждения грузов, отсутствия пломб, обнаружения пломб с неясными оттисками, просрочки доставки грузов, утраты документов и т. п., ревизор  проверяет «Акты об установленных  расхождениях в количестве и качестве при приемке товаров» (форма № 12), где должны быть указаны дефекты товара и их причины, выводы и предложения комиссии по выявленным недостачам и пересортице товара и тары.

При проверке «Акта об установленных  расхождениях в количестве и качестве при приемке товаров» ревизор обращает внимание на причины возникновения недостачи, порчи, кто виноват в допущенном нарушении и какие меры приняты для возмещения полученного ущерба.

При наличии в организации, магазинах, местах хранения фактов списания товарных потерь от боя, лома, порчи товаров ревизор проверяет «Акты о порче, бое, ломе товаров» (форма № 026), а также расчеты на списание естественной убыли товаров. При проверке акта о бое, ломе, порче товаров, ревизор обращает внимание на необходимость списания товаров, т. вверяется характер, причины, степень и количество товарных потерь; имеется ли основание списания товарных потерь (приказ или распоряжение) руководителя предприятия; не списывались ли товарные потери на финансовые результаты организации, если установлены виновные лица; не рассматривался ли и взыскан ли он с виновного.

В расчете естественной убыли ревизор  проверяет такие факты: правильно  ли применена методика расчета естественной убыли; не начислялась ли естественная убыль на товары, по которым нормы естественной убыли не предусмотрены (фасованные, другие подобные товары);  правильность применения норм естественной убыли к конкретным товарам; не списывалась ли естественная убыль сверх суммы фактических потерь; не списывались ли суммы естественной убыли за счет расходов по реализации, вместо отнесения их на виновных лиц.

При проверке результатов переоценки товаров, отраженной в инвентаризационной описи – акте о переоценке товаров и других материальных ценностей (форма № 1), ревизор обращает внимание на наличие основания переоценки (приказ руководителя); наличие распоряжения (постановления) правительственных органов; правильность прежних и новых цен; правильность таксировки и подсчета итогов; достоверность переоценки (количественное движение товаров); своевременность проведения переоценки.

Проверка ревизором  товарно-денежного отчета материально-ответствен-ного лица включает несколько этапов: с формальной стороны, с арифметической точки зрения и по существу. С формальной стороны проверяется соблюдение действующей формы товарно-денежного отчета, наличие соответствующих подписей в документах. При формальной проверке товарно-денежного отчета ревизор устанавливает наличие подписей материально-ответственного лица и бухгалтера, который проверял и подписал данный отчет, проверяет, заполнена ли на обратной стороне отчета ведомость движения тары. Арифметическая проверка включает в себя проверку правильности итоговых сумм по товарно-денежному отчету и выведение сальдо (остатков) на конец отчетного периода по товарам и таре; достоверность разнесения сумм по корреспондирующим счетам для записи в журнал  
№ К-3, подсчет суммы розничного товарооборота. Проверка товарно-денежного отчета материально-ответственного лица по существу включает в себя следующие операции:

– совпадают ли остатки на конец предыдущего отчетного периода по товарно-денежному отчету с остатками на начало следующего отчета;

– сравниваются остатки на начало и конец отчетного периода по отчету  
с соответствующими показателями журнала № К-3;

– своевременно ли предоставляются материально-ответственными лицами товарно-денежные отчеты в бухгалтерию;

– правильно и своевременно ли переносятся в товарно-денежный отчет  из первичных документов суммы поступления и выбытия товаров, тары;

– соответствуют ли даты первичных документов отчетному периоду, за который составлен товарно-денежный отчет;

– проверяется полнота и правильность заполнения реквизитов первичных документов;

– каждая ли операция в товарно-денежном отчете подтверждается документально;

– наличие в первичном документе всех подписей, подтверждающих приемку и отпуск товаров и тары;

– наличие резолюции руководителя и гл. бухгалтера на внутреннее перемещение товаров и тары;

– наличие доверенностей покупателей при отпуске товаров субъектам хозяйствования (детсад, школа и т. д.);

– проверяется правильность проставленной корреспонденции счетов бухгалтерского учета в товарно-денежном отчете и последующая разноска сумм по соответствующим счетам;

– совпадают ли приход, расход и остатки товаров, тары в ведомости движения тары, помещенной на обратной стороне товарно-денежного отчета, с суммами на лицевой стороне отчета.

Проверяются особо товарно-денежные отчеты и все документы к нему, составленные на момент инвентаризации.

1.3. Краткая экономическая характеристика филиала Дрогичинского райпо «Коопзаготпром»

Эффективность и оперативность  финансового контроля (проверок) предполагает изучение и оценку района и объемов хозяйственно-финансовой деятельности филиала Дрогичинского райпо «Коопзаготпрома». Дрогичинский районный союз потребительских обществ создан в сентябре 1939 г. и преобразован в райпо 10 марта 1997 г. в соответствии с решением общего собрания учредителей, по территориальному признаку на основе объединения его членами существенных паевых взносов для торговой, заготовительной, производственной и иной деятельности в целях удовлетворения материальных и иных потребностей его членов. Его устав в новой редакции зарегистрирован решение Дрогичинского райисполкома от 24.06.2007 г. № 628.

Филиал Дрогичинского райпо «Коопзаготпром» создан Постановлением Правления Дрогичинского райпо 24.04.2000 г. в соответствии со ст. 51 Гражданского кодекса Республики Беларусь и является обособленным структурным подразделением Дрогичинского райпо.

Дрогичинское райпо объединяет следующие обособленные структурные подразделения (филиалы), действующие на основании Положений и имеющие отдельный баланс, входящий в сводный баланс райпо, и расчетный счет: Антопольский филиал, филиал «Продтовары», филиал «Коопзаготпром», филиал  «Автобаза», филиал «Шанс», ЧТУП «Дрогичинский хозторг» (юридическое лицо). Форма собственности – частная.

21 октября 2002 г. структура Дрогичинского  райпо была реорганизована путем присоединения филиала «Комбинат кооперативной промышленности»  
к филиалу «Коопзаготпром».

Филиал Дрогичинского райпо «Коопзаготпром» осуществляет производство хлебобулочных и кондитерских изделий, мясных полуфабрикатов, заготовку мясопродуктов, сельскохозяйственной продукции, вторичного сырья, кожевенного сырья, дикорастущей продукции, розничную и оптовую торговлю, внешнеэкономическую деятельность, предоставляет в аренду торговые места и оказывает платные услуги рынка.