Проверка товаров и тары организации, направления ее совершенствования

С целью исключения условий для  злоупотреблений запрещается назначать председателем комиссии для инвентаризации ценностей на одном объекте одного и того же работника два раза подряд. При проведении инвентаризации после стихийных бедствий (наводнение, пожар и т. д.) в состав комиссии приглашают представителя страховой компании. При проведении инвентаризации товаров и тары в отсутствие материально-ответственного лица (болезнь и т. п.), в состав инвентаризационной комиссии приглашают представителя милиции, местного Совета депутатов.

Материально-ответственное лицо в  состав комиссии не включается, но обязан участвовать в инвентаризации.

Приказ (распоряжение) о назначении инвентаризационной комиссии,  
в котором также указывают объекты, порядок и продолжительность инвентаризации, подписывают руководитель и главный бухгалтер организации.

Приказ (распоряжение) регистрируют в  Книге учета инвентаризаций и  под роспись в данной книге  главный бухгалтер или начальник  КРО вручают председателю комиссии за 2–3 часа до начала проведения инвентаризации. Внезапность инвентаризации – важнейший принцип ее проведения.

Категорически запрещается доводить до сведения материально-ответ-ственных лиц сроки намечаемой инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия несет ответственность за соблюдение правил и сроков проведения инвентаризации, за полноту и точность отражения в описи выявленных фактических остатков ценностей, за правильность отражения отличительных признаков и цен товаров, за качество оформления и своевременность представления инвентаризационных материалов в бухгалтерию, за правильность оформления поступления товаров и тары в период инвентаризации [3, с. 139].

Одновременно с приказом председателю комиссии вручается контрольный пломбир (печатка), памятка для инвентаризационной комиссии о порядке проведения инвентаризации, необходимое количество бланков инвентаризационных описей, микрокалькулятор, а также сообщается, когда и кем была проведена последняя инвентаризация и каков ее результат.

Инструктаж рабочих инвентаризационных комиссий проводят гл. бухгалтер или руководитель КРО, центральная инвентаризационная комиссия.

На этапе подготовки к инвентаризации председателю комиссии следует решить вопрос обеспечения рабочей силой  для перемещения, перевешивания  товаров, исправными измерительными приборами и др.

Председатель комиссии должен четко  распределить обязанности между  ее членами и материально-ответственными лицами; установить время и продолжительность перерыва на обед, время окончания рабочего дня, последовательность проведения инвентаризации. В магазинах инвентаризацию следует начинать с кладовых подсобных помещений. По окончании снятия фактического наличия товаров и тары в кладовых вход в нее председатель комиссии должен опломбировать.

Следующий этап – подготовка товаров и тары, других ценностей к инвентаризации членами комиссии (рабочими при необходимости), чтобы их легко можно было пересчитать, и к ним был свободный доступ. Особо тщательно организуют инвентаризацию товаров, по которым имеются крупные остатки. Если они в штабелях, то надо их разобрать также как и тару. После такой подготовки нужно проверить фактическое наличие товаров и тары – последовательно в порядке их размещения в данном помещении. Нельзя беспорядочно переходить от одного вида товара к другому, так как это приведет к тому, что какие-то из них будут пропущены и не записаны в инвентаризационную опись.

Инвентаризационная комиссия в  процессе работы:

– снимает остатки денег в операционных кассах;

– пломбирует входы и выходы (кроме одного) всех помещений, где хранятся ценности;

– проверяет исправность и соблюдение сроков клеймения весоизмерительного оборудования;

– проверяет и визирует последний на дату инвентаризации отчет материально-ответственного лица о движении товаров и тары по магазину с приходными и расходными документами, с указанием на каждом из них «До инвентаризации на … (дату)» и подпись председателя инвентаризационной комиссии. Отчет передают в бухгалтерию. Он служит основанием для определения остатков товаров и тары к началу инвентаризации по учетным данным;

– берет расписку у материально-ответственного лица, которая оформляется на титульной странице инвентаризационной описи, о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на товары и тару сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под его ответственность, оприходованы, а выбывшие сданы в расход.

Проверку фактического наличия  товаров и тары комиссия проводит в порядке их расположения в помещении путем их пересчета, перевешивания, перемеривания. Количество единиц товаров и тары определяет материально-ответственное лицо, а председатель и другие члены комиссии контролируют правильность их определения.

Товары, находящиеся в таре, упаковке, могут быть записаны в опись на основании спецификации или маркировке п таре, но часть товара выборочно должна быть распакована. Сведения о фактическом наличии товаров, тары записывают в инвентаризационную опись товаров, материалов и тары в торговле (форма № Инв.-12), отдельные описи с присвоением номера составляют на товары; порчу товаров; тару и т. п.

Товары и тару, поступившие во время инвентаризации, материально-ответственное  лицо принимает в присутствии  инвентаризационной комиссии. Приходные  документы председатель комиссии визирует с надписью: «Поступили во время инвентаризации, а в опись и отчет не включены». Эти документы включаются в первый отчет после инвентаризации.

При инвентаризации товаров и тары описи составляются в двух экземплярах членом инвентаризационной комиссии и один экземпляр материально-ответственным лицом, а при передаче товаров и тары – в трех экземплярах под копирку членом комиссии и по одному экземпляру каждым материально-ответственным лицом, сдающим и принимающим ценности. Записи в них производят четко, ясно, без помарки и подчистки, с полным заполнением всех реквизитов: наименование товара, номенклатурный номер, обоснование цены (прейскурант, дата и номер договора), единица измерения, цена (количество, сума и т. д.) и подтверждают подписями всех членов комиссии.

На каждой странице инвентаризационной описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей, количество единиц (штуки, кг, метр и т. д.). В процессе заполнения описей производится их сверка по каждой странице. Правильность итоговых данных на каждой странице своими подписями подтверждают все члены инвентаризационной комиссии.

В конце описи на последней странице после записи данных по этой странице и прочеркивания незаполненных строк, комиссия указывает в целом по всей описи число порядковых номеров товаров, количество единиц всех ценностей в натуральных показателях и их стоимость, что подтверждают все члены инвентаризационной комиссии. Здесь же материально-ответственное лицо дает расписку, подтверждающую проверку имущества комиссией в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии по описи имущества на ответственное хранение.

Руководитель организации, главный  бухгалтер, председатель ревизионной комиссии по приказу руководителя организации проводят контрольные  проверки качества инвентаризации товаров и тары в присутствии членов комиссии.

В филиале Дрогичинского райпо  «Коопзаготпром» по результатам  проверки, в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства, составляется акт проверки, в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь №510. По фактам выявленных нарушений проверяющим в пределах его компетенции может быть составлен протокол об административном правонарушении и (или) вынесено постановление по делу об административном правонарушении. Результаты проверки, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой проверки. Он оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается проверяющим в срок не позднее пяти рабочих дней со дня окончания проверки. В акте проверки должны быть соблюдены ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается включение в акт проверки различного рода не подтвержденных документально фактов и данных о деятельности проверяемого субъекта.

В акте проверки должны быть указаны: основание назначения проверки, дата и номер предписания на ее проведение, должности, фамилии и инициалы лиц, проводивших проверку; даты начала и окончания проверки, а также место составления акта проверки; проверенный период; должности, фамилии и инициалы работников проверяемого субъекта, обязанных подписать акт, с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях в проверяемом периоде, а также иных лиц, привлекаемых к проверке; наименование (фамилия, имя, отчество) проверяемого субъекта (при отсутствии наименования у проверяемого обособленного подразделения – адрес его места нахождения), учетный номер плательщика, реквизиты текущего (расчетного) и иных счетов (при их наличии); наличие книги учета проверок (журнала производства работ, а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке; кем и когда были проведены предыдущие проверки за проверяемый период по тем же вопросам, по которым проведена проверка; какие финансово-хозяйственные операции, каким методом и за какой период проверены; описание факта нарушения законодательства, место и время его совершения, акты законодательства, требования которых нарушены, и (или) предусмотренная законодательными актами ответственность за такое нарушение; размер причиненного вреда (при его наличии) и другие последствия выявленных нарушений; должности, фамилии и инициалы лиц, действия (бездействие) которых повлекли нарушения проверяемым субъектом законодательства; иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении и принятия решения по акту проверки и (или) вынесения требования (предписания) об устранении нарушений.

В акте проверки могут излагаться предложения об устранении выявленных нарушений. В акте проверки не допускаются неоговоренные исправления.

 При наличии возражений по  акту проверки проверяемый субъект или его представитель делает об этом запись перед своей подписью и не позднее 15 рабочих дней со дня подписания акта представляет в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган. Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, изучается проверяющим и по ним в течение 15 рабочих дней составляется письменное заключение, которое направляется проверяемому субъекту заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается проверяемому субъекту или его представителю под роспись. При необходимости в целях подтверждения обоснованности доводов, изложенных в возражениях, не позднее 10 рабочих дней со дня поступления возражений может быть назначена дополнительная проверка в отношении проверяемого субъекта. Такая проверка проводится тем контролирующим органом, который первоначально проводил проверку. В этом случае письменное заключение по возражениям направляется проверяемому субъекту заказным письмом с уведомлением о вручении либо вручается проверяемому субъекту или его представителю под роспись не позднее 10 рабочих дней со дня завершения дополнительной проверки.

Первый экземпляр решения по акту проверки и требования об устранении нарушений вручается под роспись  проверяемому субъекту или его представителю для принятия мер по устранению выявленных нарушений, второй экземпляр остается для осуществления контроля у контролирующего органа.

В случае обнаружения контролирующим органом при осуществлении контроля признаков административного правонарушения, ведение административного процесса по которому отнесено в соответствии с законодательством к компетенции других органов, контролирующий орган обязан письменно сообщить об административном правонарушении в порядке, предусмотренном Процессуально-исполнительным кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях.

В розничной торговле результат  инвентаризации товаров в сличительной ведомости бухгалтерия выводит  по общему итогу «Фактические остатки  товаров, включая наличные деньги, сравнивают с остатком товаров по учетным данным и полученные излишки отражают как окончательный результат, а полученные недостачи отражают раздельно: естественную убыль и недостачи сверх норм естественной убыли. Результаты инвентаризации товаров выводятся по каждому наименованию. Учетные данные по таре берут из ведомости движения тары по последнему товарно-денежному отчету на дату инвентаризации. При необходимости по таре сначала составляют сличительную ведомость в натурально-стоимостном выражении, из которой окончательный результат (недостачи, излишки) переносят в сличительную ведомость результатов инвентаризации в розничной торговле.

Оприходовать излишки и списать  недостачи на объектах розничной  торговли необходимо по розничным ценам с налогом с продаж, по которым товары числятся за материально-ответственными лицами. Отражение на доходы и расходы по текущей деятельности излишков и списание на расходы по реализации товаров недостач товаров в пределах норм естественной убыли по покупным ценам без НДС требует соответствующего изменения валовых доходов на сумму торговой надбавки, налога на добавленную стоимость и налога с продаж, включенных в розничную цену товаров. По результатам инвентаризации их определяют также, как при переоценке товаров, отражают по кредету счета 42 «Торговая наценка» и по дебету счетов 41 «Товары», субсчету 2 «Товары и тара в торговых объектах розничной торговли» – от порчи имущества – по недостачам товаров сторнировочными записями. Недостатки и потери от порчи ценностей с виновных лиц взыскивают по продажным ценам.

Инвентаризацию сельскохозяйственных продуктов и сырья в филиале «Коопзаготпром» Дрогичинского райпо проводят в соответствии с постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 г. № 180  
«Об утверждении инструкции по инвентаризации активов и обязательств»,  
а также Инструкции о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях потребительской кооперации Белкоопсоюза. Результаты инвентаризации сельхозпродуктов определяют путем сопоставления их фактических остатков, отраженных в инвентаризационной описи,  
с данными бухгалтерского учета.

Товары заготовок на складах  и базах, а также заложенные на зиму (картофель, овощи, фрукты) инвентаризируют не реже одного раза в год.

Имеются некоторые особенности  определения фактических остатков картофеля, овощей по занимаемому объему. При этом акты обмеров и расчеты по определению массы согласно объему должны прилагаться к инвентаризационным описям, в которых делаются соответствующие отметки.

Если при определении массы  продуктов по занимаемому объему будут установлены значительные отклонения от учетных данных, тогда проводят инвентаризацию продуктов путем взвешивания.

Наличие кожевенного сырья проверяют  путем пересчета, определения качества, взвешивания или обмера каждой шкуры  и сопоставления их с бирками, прикрепленными к ним. В описи  указывают: наименование сырья, вид консервировки, сорт, количество, массу или дециметраж.

Пушно-меховое сырье инвентаризируют по фактическому состоянию на момент проверки с указанием в описи наименования сырья, кряжа, размера, сорта, дефектности и количества. По биркуемому пушно-меховому сырью фактические данные сопоставляются с данными, указанными на бирках.