Проверка товаров и тары организации, направления ее совершенствования

– № ПК-3 «Приемная квитанция на закупку жив. сырья, пушнины»;

– № ПК-4 Ведомость на закупку сельхозпродуктов у населения

Приемные квитанции выписываются в двух экземплярах, из которых первый экземпляр выдается сдатчику, а второй остается у лица, принявшего продукцию, и сдается в бухгалтерию вместе с отчетом. В бухгалтерии заготовительной организации составляются накопительные реестры приемных квитанций, которые вместе со статотчетом передаются в районный отдел статистики.

Для филиала «Коопзаготпром» приемные квитанции являются: документами для приходования сельхозпродукции на склад; расчетными документами, подтверждающими суммы к уплате сдатчикам за принятую продукцию; денежными документами, фиксирующими выплату наличных денег при закупке продукции и населения; подтверждением выполнения доведенных заданий по продаже продукции государству и планов закупки сельскохозяйственных продуктов. По приемным квитанциям ведется учет выполнения договоров на закупку сельхозпродукции.

Ревизор проверяет выполнение Инструкции о порядке заполнения и оформления первичных документов на закупку  сельхозпродуктов и сырья в организациях потребительской кооперации.

При закупке картофеля, овощей, ягод, бахчевых культур сначала  проводится их качественная приемка, которая оформляется анализом – отвесом на каждую партию в 2-х экземплярах. Под отчет зав. складом приходует картофель, овощи, ягоды и др. по фактической  массе, установленной при взвешивании.

Приемку от населения металлолома  и вторичного сырья (тряпья, макулатуры и  т. д.) оформляют приемной квитанцией общей формы № ПК-2 и регистрируют в специальной книге.

Ревизор проверяет правильность оформления Ведомости на закупку сельхозпродуктов у населения (форма ПК-5) при оплате их стоимости из подотчетных сумм заготовителей и из выручки розничных объектов торговли.

Имеются особенности в документальном оформлении приемки шерсти, животноводческого  сырья, пушнины с учетом их качества.

Источниками информации об инвентаризации товаров и тары в рознице инвентаризационные описи (форма № Инв.-12), акты контрольной  проверки правильности проведения инвентаризации, сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № Инв.-13).

Потери товаров в пределах норм естественной убыли определяют по расчету при инвентаризации.

В розничной торговле нормы естественной убыли товаров установлены в  процентах к стоимости товаров  и применяются к товарам, проданным за период между инвентаризациями без учета времени их нахождения в магазине.

На основании накопительной  ведомости (с учетом документированного прихода и расхода товаров) бухгалтер  составляет расчет естественной убыли  по отдельным товарам, умножая стоимость проданных товаров на норму естественной убыли, а затем суммирует каждую сумму начисленной естественной убыли за межинвентаризационный период.

Источниками информации проверок товаров  и тары также являются учетные  регистры: журналы и книги по основным счетам 41 «Товары», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и др.

Аналитический учет товаров и тары в розничной торговле по материально-ответственным лицам в журнале № К-З, который имеет такие же разделы, как и товарно-денежный отчет, и предназначен для группировки данных о поступлении, выбытии, остатках товаров и тары, реализации товаров и прочих оборотах. Записи в журнал по лицевым счетам материально-ответственных лиц производят на основании проверенных, обработанных и утвержденных товарно-денежных отчетов и сличительных ведомостей. Аналитический учет сельхозпродуктов, сырья, тары по счету 41 «Товары», субсчету 4 «Товары и тара заготовок», в котором записи производятся как и в журнале № К-3.

В процессе проверок товаров и тары организации источниками информации служит статистическая отчетность:  отчет о товарообороте и запасах товаров (форма № 12-торг, товарооборот); отчет о розничной торговле (форма  
1-торг, розница), отчет о финансовых результатах (форма 12ф, прибыль) отчет о затратах на производство продукции (форма 4ф, затраты); отчет о закупках и реализации сельскохозяйственной, дикорастущей продукции и вторичного сырья (форма « 11-заг, потребсоюз); отчет по труду (форма 12-т); отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров (форма 6-т, кадры)  
и другие. Например, отчет о розничной торговле (1-торг, розница) содержит информацию в I разделе и суммах продажи товаров, всего, в том числе по товарным группам; во II разделе о наличии объектов розничной (торговой) сети;  
в III разделе о продаже товаров населению в кредит. Проверка показала, что суммы объема товарооборота филиала «Коопзаготпром» по отчету формы  
12-торг (товарооборот) и формы 1-торг (розница) в 2010–2011 гг. не совпадают.

Отчет о закупках и реализации сельскохозяйственной, дикорастущей продукции и вторсырья содержит информацию о наличии на начало года, закупках (количество, сумма), в т. ч. у населения, реализовано всего, в т. ч. организациям потребкооперации, по прочим каналам сбыта.

Отчет о затратах на производство продукции (ф. 4-ф, затраты) содержит информацию об объеме производства продукции по отпускным ценам за вычетом налогов и затратах на производство.

Статистическая отчетность в основном используется для оценки основных показателей хозяйственной деятельности организации.

Ознакомление с бухгалтерской  и статистической отчетностью показало, что она составляется в филиале  «Коопзаготпром» в соответствии с указаниями статистического Комитета Республики Беларусь. Однако ряд показателей о материально-технической базе заготовок, товарооборота и формирование прибыли не совпадает, в ряде статотчетов имеются исправления, не оговоренные составителем и ответственным лицом.

2.2 Инвентаризация товарных запасов и тары: организация и порядок проведения

В Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском  учете и отчетности»  
говорится: «Инвентаризация средств (активов) и источников (пассивов) –  
это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств (активов) и их источников (пассивов), выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета» [21, с. 77].

Объекты, сроки и порядок проведения инвентаризации определяются руководителем организации (учреждения), собственником имущества организации или уполномоченным им органом.

А. В. Крупнова отмечает, что инвентаризация (от лат. inventarium – опись имущества) – сверка фактического наличия имущества и кредиторской задолженности организации с данными бухгалтерского учета [14, с. 65]. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены соответствующими документами и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. По мнению А. В. Крупновой «Целью проведения инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности. Кроме того, это один из действенных механизмов внутреннего контроля за сохранностью имущества организации, полнотой, своевременностью осуществления расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам по уплате налогов и сборов, соблюдением требований законодательства при осуществлении и учете финансово-хозяйственной деятельности, своевременным выявлениям ошибок в учете и внесением исправлений в данные бухгалтерского учета и отчетности [14, с. 65].

По мнению Лемеша В. Н. процесс инвентаризации можно разделить на ряд этапов. Причем содержание работ на каждом из этапов при проведении инвентаризации активов отличаются [17, с. 51].

Порядок проведения инвентаризации активов, включая товары и тару и оформления ее результатов установлен постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 г. № 180 «Об утверждении Инструкции по инвентаризации активов и обязательств и признании утратившим силу нормативного правового акта Министерства финансов Республики Беларусь»  
(с учетом изменений и дополнений от 22.04.2010 г. № 50) – далее инструкция № 180.

 

Рисунок 2.1 – Методика проведения инвентаризации активов

Примечание. Источник [17, с.51]

Инструкция по инвентаризации активов  и обязательств является межотраслевой, поэтому Министерство финансов Республики Беларусь разрешило другим министерствам и ведомствам разрабатывать указания по применению ее положений, а при необходимости – отраслевые инструкции. Министерство торговли Республики Беларусь в 2002 г. утвердило Инструкцию о порядке организации и проведении проверок (ревизий), в которой предусматривалось проведение сплошной инвентаризации. Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, учреждениях потребкооперации утверждена Белкоопсоюзом 28.11.1996 г. Названные нормативные документы морально устарели.

Руководитель филиала «Коопзаготпром»  Дрогичинского райпо обеспечивает проведение инвентаризации товаров и тары в соответствии с Положением о порядке проведения инвентаризации имущества и обязательств райпо. Контрольно-ревизионный отдел Дрогичинского райпо оказывает филиалам помощь в организации и проведении инвентаризаций товаров и тары. Контрольно-ревизионный отдел совместно с руководителями филиалов и главными бухгалтерами составляют планы проведения инвентаризаций в объектах розничной торговли и других отраслей деятельности структурных подразделений райпо, предоставляет их на утверждение правлению и организует выполнение.

Чтобы планы по организации инвентаризационной работы не оставались только на бумаге, председатель правления Дрогичинского райпо обязан6

– ежемесячно при проведении итогов финансово-хозяйственной деятельности заслушивать отчеты руководителей контрольно-ревизионного отдела  
и ревизионной комиссии о выполнении ими функций по инвентаризационной работе;

– поручать своему заместителю и гл. бухгалтеру проводить не реже двух раз в год в структурных подразделениях, бухгалтерии, контрольно-ревизионном отделе, ревизионной комиссии проверки выполнения каждым работником возложенных функций по инвентаризационной работе;

– заслушивать на общем собрании уполномоченных райпо по годовому отчету сообщения начальников функциональных отделов об итогах инвентаризационной работы;

– предусмотреть премирование работников аппарата управления за своевременное и качественное выполнение всех должностных функций по инвентаризационной работе;

– обеспечить глубокое изучение Инструкции по инвентаризации активов и обязательств всеми работниками аппарата управления, членами центральной и рабочей инвентаризационных комиссий.

Основную работу по организации  инвентаризации товаров и тары ведут  гл. бухгалтер, бухгалтерия.

Гл. бухгалтер обязан обеспечить:

– совместно с начальником контрольно-ревизионного отдела разработку проектов планов проведения периодических инвентаризаций товарно-материальных ценностей;

– своевременное представление руководителю организации предложений по составу центральной (постоянно действующей) и рабочей инвентаризационной комиссии, которой поручается инвентаризация товаров, тары, других товарно-материальных ценностей, денежных средств;

– систематическое участие работников бухгалтерии в проведении инвентаризации в качестве членов рабочих инвентаризационных комиссий;

– своевременнее и правильное определение бухгалтерией результатов инвентаризаций.

Особенно соблюдение установленного порядка зачета недостач излишками (по пересортице в объектах торговли, на складах товаров и тары и т. п.) и списания товарных потерь в пределах установленных норм, в ряде случаев и сверх норм;

– участие членов рабочих инвентаризационных комиссий в определении результатов инвентаризаций и разработке предложений по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списания недостач в пределах установленных норм потерь;

– своевременное представление на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии сличительных ведомостей по результатам инвентаризации (в магазинах, на складах и т. п.) и других документов, связанных с результатами инвентаризаций, а также последующее их представление с заключением центральной комиссии руководителю организации на рассмотрение и утверждение;

– правильное ведение бухгалтерией «Книги контроля за выполнением приказов и проведения инвентаризации»;

– правильное ведение бухгалтерией «Книги учета контрольных проверок проведенных инвентаризаций»;

– систематический контроль за выполнением планов проведения периодических, выборочных и годовой инвентаризации и др.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете  и отчетности» сроки проведения инвентаризации имущества, включая товары и тару, в магазинах устанавливаются руководителем организации – не реже одного раза в год.

Кроме того, на складах, холодильниках  период между очередными инвентаризациями рекомендуется  проводить не менее двух-трех выборочных проверок отдельных товаров в связи с их переоценкой.

Инвентаризацию товаров и тары в обязательном порядке проводят: при смене собственника (реорганизации); при ликвидации организации; перед  составлением годовой отчетности; при смене руководителя  организации или материально-ответственных лиц; при установлении фактов хищений, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие); по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

В Дрогичинском райпо для проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, денежных средств, обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые непосредственно  проводят инвентаризации и составляют инвентаризационные описи по формам согласно приложениям 5–19 Инструкции № 180. При выявлении отклонений от учетных данных составляются сличительные ведомости согласно приложениям 5, 20, 21 к Инструкции № 180.

Рабочая инвентаризационная комиссия назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. В состав комиссии входит не менее трех человек. Председателем инвентаризационной комиссии назначают представителя администрации (руководителя) организации, членами комиссии назначают представителей комиссий кооперативного контроля за работой объектов торговли, работников бухгалтерии и др. В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемые ценности, цены и первичный учет, Инструкцию  о порядке проведения инвентаризации имущества.