Методы планирования организационных систем

  Как уже  отмечалось , при создании новых  ОС приходится отбирать ресурсы ( в  основном трудовые ) у существующих . Понятно , что выделение ресурсов под каждую ОС должно быть строго дозировано в зависимости от важности решаемых ими проблем . К сожалению , и вопросы ранжирования проблем по их общественной значимости , и оценки эффективности использования тех или иных ресурсов в различных ОС остаются почти без внимания .

  Это приводит к тому , что решение многих важных проблем ( и соответственно их ОС ) не имеет достаточного ресурсного обеспечения . Преобладание отраслевого принципа распределения ресурсов не способствует улучшению положения .

  Кроме того , у нас нет и адекватных методик  расчёта экономической эффективности  ОС , что делает невозможным обоснование  необходимости их создания .

  Недостатком существующей практики планирования и  создания ОС является также недостаточная оперативность . Иногда с момента появления проблемы и до момента построения ОС проходят многие годы , в течение которых обществу наносится невосполнимый ущерб от игнорирования проблем . Например , десятилетиями замалчивалась проблема охраны окружающей среды , пока наконец не была создана специальная ОС . Лишь сравнительно недавно стали предметом обсуждения проблемы наркомании , проституции , борьбы с организованной преступностью . Рано или поздно эти проблемы всё равно бы " всплыли на поверхность " , однако очевидно , что чем раньше та или иная проблема будет обнаружена и решена , тем больший ущерб удастся предотвратить .

  Вряд ли можно признать такое положение  удовлетворительным , и без разработки теории планирования и построения ОС его не улучшить . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  2.ЗАКОНОМЕРНОСТИ ПЛАНИРОВАНИЯ И ПОСТРОЕНИЯ ОС . 

  Всякая  теория должна исходить из практики , чтобы  потом служить ей же опорой . В  этом смысле и теория планирования и построения ОС не исключение , она  должна основываться на анализе практики создания и функционирования ОС . Основная сложность состоит в том , чтобы среди множества единичных фактов и наблюдений различных специалистов выявить какие-то ключевые положения , закономерности , общие для планирования и построения всех ОС . Среди них можно выделить следующие :

  1. Формирование  ОС - это многоэтапный процесс  .

  2. Необходимым  условием для начала планирования , а затем и создания ОС , является  наличие определённой общественной  потребности . Однако одной потребности  недостаточно , нужны ещё определённые экономические , юридические , социальные , технические условия и другие гарантии , обеспечивающие им самостоятельность и относительную устойчивость .

  3. Решение  вновь возникающих проблем не  обязательно требует создания  новых ОС . Многие проблемы могут успешно решаться в рамках " старых " ОС . Обычно для этого разрабатывается специальный комплекс мероприятий ( или ЦКП ) и готовятся постановления ( или приказы ) , обязывающие соответствующие ОС выполнять предписанные им работы . Контроль за реализацией комплекса мероприятий ( или ЦКП ) осуществляется организацией , назначаемой головной по данной проблеме . Необходимость в планировании и построении новых ОС возникает обычно , когда становится очевидным , что существующие организационные структуры управления не справляются с решением проблемы и требуется создать новые .

  4. Для  выбора способа решения проблем  предварительно проводится их  исследование . Наибольшее распространение  при этом получили методы системного  анализа , в основном программно-целевые методы , наиболее естественным путём связывающие проблему со средствами её решения . Решение сложной проблемы обычно начинают с построения " дерева целей " , которых требуется достичь путём организации и проведения определённого комплекса мероприятий . Задача заключается в том , чтобы найти этот комплекс , указать конкретных исполнителей и сроки выполнения мероприятий . Для этого " дерево " как бы " накладывается " на реальную среду , в результате чего находится необходимая информация и составляется конкретная программа работ .

  Для решения  сложных проблем иногда используются методы аналитического и имитационного  моделирования .

  5. После  исследования проблемы наибольшую  трудность вызывает обычно выбор  исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , деятельность которых в рамках будущих ОС способна удовлетворить общественную потребность ( или решить проблему ) полностью или частично . Сложность задачи заключается не столько в том , чтобы найти таких исполнителей ( или организаций-исполнителей ) , которые способны решить проблему , сколько в том , чтобы их можно было организовать в систему . При этом должна учитываться возможность перехода исполнителей из одной ОС в другую ( из старой в новую ) . Последнее обстоятельство требует учёта ущерба , который может быть нанесён обществу вследствие ухода исполнителя из " старой " ОС и соизмерение этого ущерба с ожидаемой полезностью вследствие перехода его в новую ОС . Конечно , необходимость соизмерять ожидаемую полезность с ущербом возникает далеко не всегда , однако когда в качестве исполнителей рассматриваются крупные ОС , то она становится очевидной .

  Оптимальный выбор исполнителей , т. е. состава  ОУ , - задача достаточно сложная . С  ростом числа потенциально возможных  исполнителей ( n ) количество их сочетаний  растёт , как 2ⁿ , поэтому объективно оценить все альтернативные варианты состава ОУ и выбрать из них один оптимальный в качестве основы для будущей ОС , как правило , не представляется возможным . В связи с этим данная задача решается обычно экспертным путём . При этом часто допускаются ошибки , снижающие эффективность создаваемой ОС .

  Некоторые из этих ошибок исправляет практика , другие же сопровождают всю " жизнь " созданной  ОС .

  Выбор состава  ОУ - длительный процесс , условно разбиваемый  на два этапа . На первом этапе определяются потенциально возможные исполнители , т. е. те , кто своей деятельностью способен ( судя по имеющейся информации ) оказать заметное влияние на решение проблемы . На втором этапе из всех кандидатур на включение в состав отбираются те , которые удовлетворяют определённым требованиям . Для первого и второго этапов нужна информация , которую получают как на основе исследования самой проблемы , так и путём изучения конкретных условий её решения . Одним из наиболее распространённых способов определения состава потенциально возможных исполнителей ( кандидатов на включение в состав ОУ ) является построение " дерева целей " , нижний уровень которого ( уровень мероприятий ) определяет конкретные мероприятия и позволяет установить предполагаемый состав исполнителей . Множество потенциально возможных исполнителей обычно называют проблемным объектом . Понятие " проблемный объект " используется и другими авторами¹ , правда , в несколько ином смысле .

  6. Планирование  СУ производится после того , как выбраны границы ( состав ) ОУ . Этот вывод является очень важным для понимания всей технологии построения ОС .

  В многоэтапном формировании ОС можно выделить три  стадии :

  1. На этой  стадии , в связи с некоторой  проблемой происходит умозрительное выделение ( одним или несколькими исследованиями ) ОУ из среды . При этом объект пока не получил широкого научного признания ( и названия ) и не имеет собственного СУ . Например , в связи с необходимостью решения проблемы укрепления здоровья населения некоторые исследователи выделяют объект , включающий ряд отраслей ( здравоохранение , медицинская промышленность , физкультура и спорт , туризм и т. д. ) , состав которого , однако , требует уточнения . Этот объект пока не получил научного названия и не имеет собственного СУ .

  2. На второй  стадии объект получает научное  признание , однако собственного  СУ всё ещё не имеет . Например , топливно-производственный комплекс .

  3. На третьей  стадии объект получает юридическое  признание и собственный СУ . 

  Таким образом , важно иметь ввиду , что ОУ длительное время может не иметь своего СУ . Вместе с тем формирование ОУ можно рассматривать как подготовительный этап создания СУ и ОС в целом .

  Построение  СУ осуществляется на основе анализа  особенностей ОУ ( количества исполнителей , их профессионального состава , сложности выполняемых работ ) и информации , полученной при исследовании проблемы и условий её решения .

  Зависимость характеристик СУ от особенностей ОУ определяет необходимость предварительного изучения производственной деятельности ОУ для разработки соответствующего СУ . Этот тезис получил своё подтверждение и дальнейшее развитие в работах наших учёных ( С. Е. Каменицера , В. В. Соломатина , А. А. Модина и др. ) . Так , по мнению А. А. Модина , " создание и развитие современных систем управления определяется требованиями научного управления , свойствами управляемых объектов , а так же условиями использования технических средств "¹ .

  Подобным  образом высказываются и другие авторы . " Характеристики управляющей  системы полностью определяются целями управления и степенью соответствия этим целям характеристик объекта , т. е. всей совокупности представляющих его параметров ( структура объекта , состав и взаимосвязи входящих в него элементов , параметры отдельных элементов и т. д. ) . Следовательно , ведущая роль в формировании параметров замкнутой системы , включающей объект управления , управляющую систему и обратную связь , принадлежит объекту управления . Поэтому при разработке организационной структуры органов управления первичным является объект как элемент базиса , а вторичным - управляющая система как фактор надстройки "² .

  На изучении и использовании зависимости  между характеристиками СУ и ОУ основан  метод параметрического моделирования , имеющий широкое применение при  планировании организационных структур управления . Указанные выше наблюдения и объективные закономерности создания ОС позволяют сформулировать следующие положения , составляющие основу проблемного подхода к планированию и последующему построению ОС .

  1. В основе  разработки любой ОС должно  лежать изучение конкретной общественной  потребности ( проблемы ) .

  2. Планирование  и последующее построение ОС  должно осуществляться в последовательности " проблема - ОУ - СУ " , что означает  последовательное выполнение этапов : исследование проблемы , выбор границ ( состава ) ОУ , построение ( синтез ) СУ .

  3. Выбор  границ ( состава ) ОУ целесообразно  осуществлять в две стадии . На  первой - определить состав проблемного  объекта , т. е. множество потенциальных  исполнителей , кто своей деятельностью  способен оказать влияние на  решение проблемы . На второй - выбрать из них тех , кто удовлетворяет определённым требованиям и ресурсным ограничениям на создание ОС . При этом исполнителями могут быть организации ( их подразделения ) , предприятия , объединения , отрасли и другие ОС .

  4. Решение  вопроса о целесообразности создания ОС должно приниматься на основе исследования проблемы , проблемного объекта , а также оценки ожидаемой эффективности системы .

  5. Синтез  СУ должен осуществляться исходя  из особенностей ОУ .

  6. Планирование  ОС следует выполнять с учётом  этапов , принятых для разработки сложных систем управления . 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ ОС 

  Разработка  ОС - сложный многоплановый процесс , требующий участия различных  специалистов :

  - специалистов  по решаемой проблеме - для постановки  и исследования проблемы , а так  же выбора границ проблемного  объекта и объекта управления ;

  - системотехников  - для проектирования и внедрения  системы ;

  - экономистов  - для оценки экономической эффективности  проектируемой системы и выбора  наилучшего варианта её построения ;

  - программистов  и электронщиков - для оснащения  ОС необходимыми программными и техническими средствами ;

  - специалистов  по базам данных и базам  знаний - для создания информационной  основы системы ;

  - юристов  - для разработки документов , определяющих  юридический статус системы и  регламентирующих порядок работы её подразделений .