Аутсорсинг

Аутсо́рсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника/ресурса) — передача организацией на основании договора определённых бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.

Главным источником экономии затрат с помощью аутсорсинга  является повышение эффективности  предприятия в целом и появление  возможности освободить соответствующие  организационные, финансовые и человеческие ресурсы, чтобы развивать новые  направления, или сконцентрировать усилия на существующих, требующих  повышенного внимания.

В российской предпринимательской  практике на аутсорсинг чаще всего  передаются такие функции, как ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги, обеспечение безопасности.

По мнению специалистов Института аутсорсинга (Outsourcing Institute, США), аутсорсинг бизнес-процессов является динамично развивающимся видом оптимизации деятельности предприятий, причем наибольший рост наблюдается в сфере финансов и бухгалтерского учета. Статистика, собранная в 1997 году Американской ассоциацией менеджмента, показала, что уже тогда 20 % из числа 600 опрошенных фирм передали на аутсорсинг хотя бы некоторую часть финансовых и бухгалтерских операций, а 80 % — часть административных функций.

Виды аутсорсинга

Производственный  аутсорсинг

При производственном (или промышленном) аутсорсинге, сторонней организации передаются частично или целиком производство продукции или её компонентов.

ИТ-аутсорсинг (ITO)

Предполагает делегирование  внешней специализированной компании решение вопросов, связанных с  разработкой, внедрением и сопровождением информационных систем как целиком  на уровне инфраструктуры предприятия (сопровождение оборудования или  ПО), так и объёмов работ, связанных с развитием и/или поддержкой функционирования отдельных участков системы (программирование, хостинг, тестирование и т. д.)

Аутсорсинг бизнес-процессов (BPO)

Использование внешних ресурсов, знаний и опыта, налаженной инфраструктуры поставщика услуг (аутсорсера) для организации и обеспечения собственных специфических функций и достижения бизнес-задач компании. В большинстве случаев BPO предполагает передачу стандартизированных текущих процессов компании^[1].

Аутсорсинг управления знаниями (KPO)

KPO предполагает управление  процессами, которые требуют глубокого  изучения или серьёзной аналитической  обработки данных, формирования  и управления базами знаний, которые  в последующем могут использоваться в том числе и для поддержки принятия решений. Аутсорсинг управления знаниями сейчас только начинает получать распространение на территории США^[1].

Что передают на аутсорсинг

В соответствии с заявлениями  многих поставщиков услуг аутсорсинга, внешнему исполнителю могут быть переданы практически любые функции  предприятия. На практике, наиболее распространенными  формами реализации аутсорсинга  в России является передача следующих  функций:

• инвентаризация основных средств, товаров и материалов
• бухгалтерский учет и расчет налогов
• юридическое обеспечение деятельности
• расчет заработной платы сотрудников
• управление персоналом
• информационные системы и управление базами данных
• маркетинговые коммуникации и связи с общественностью
• управление проектами от разработки до реализации
• вопросы экономической и информационной безопасности
• управление логистикой и доставкой
• производство
• сборка и тестирование
• уборка и обслуживание
• управление транспортом, его техническое обслуживание и ремонт (воздушные и морские суда, автомобильный, железнодорожный транспорт)
• услуги офисной печати, управление офисной печатью

Легальный аутсорсинг

В ряде случаев  организация обязана передать функции  по осуществлению определённой деятельности сторонним организациям. Например, паевый инвестиционный фонд не может самостоятельно вести учёт, контроль и управление собственными активами. Для этого он обязан прибегать к услугам хранителя, аудитора и управляющей компании.

Выгоды от использования аутсорсинга

Аутсорсинг позволяет  компании-заказчику сократить издержки и значительно снизить трудоёмкость и затраты на эксплуатацию информационных систем и приложений, сконцентрироваться на основных бизнес-процессах компании, не отвлекаясь на вспомогательные.

Выгоды:

• снижение стоимости реализации бизнес-процесса, а именно:
• сокращение и контроль издержек (как правило дешевле, чем зарплата штатной единице)
• экономия на налогах на зарплату штатной единице (в РФ используется упрощённая система налогообложения, при которой налоги составляют 14 % вместо 26 %, а с временно пребывающих не взимается, а также страховые взносы на производственный травматизм часто ниже)
• освобождение внутренних ресурсов компании для других целей (возможен синергетический эффект)
• увеличение качества получаемых продуктов или услуг:
• фокусирование компании на основной деятельности (как фирмы-заказчика, так и исполнителя — здесь также возможен синергетический эффект)
• использование специализированного оборудования, знаний, технологий
• снижение рисков, связанных с реализацией бизнес-процесса
• использование конкуренции на рынке исполнителя
• сокращение влияния неуправляемых факторов (нехватка комплектующих)
• разделение и частичная передача другой компании рисков
• дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке) — повышение инвестиционной привлекательности фирмы

Недостатки

При использовании  аутсорсинга в России проявлялись  следующие его недостатки:

• уровень профессионализма сотрудников аутсорсинговой компании — аутсорсера (как исполнителя, так и его руководителя) может оказаться недостаточным для выполнения работ или оказания услуг на должном уровне,
• недостаточность рычагов управляющего воздействия, что может привести к снижению эффективности процессов и увеличению затрат на обслуживание,
• наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального характера, в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям предприятия.
• увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях, связанное с лишним передаточным звеном и согласованиями (особенно проявляется в телекоммуникациях)

Также существуют общие проблемы

• Незнание национальной культуры (при переводе call-центров за границу)
• Неработоспособность в организациях с низким уровнем зрелости (из-за отсутствия прописанных и понятных бизнес-процессов)
• Недостаточный уровень подбора кадровыми агентствами, где HR менеджеры часто способны подбирать неквалифицированную рабочую силу, но часто не способны оценить квалификацию соискателя на место «синего воротничка»
• Большая текучесть персонала
• Штатный сотрудник (за счёт рабочего общения с коллегами) способен своевременно выявлять некоторые ошибки (как ошибка в получателе корреспонденции), а иногда проинформировать клиента о новинках, при том что внештатный обычно выявляет только «шаблонные» ошибки, которые являются менее критичными.

 Наиболее распространенные формы аутсорсинга

На сегодняшний  день в мире существует множество  разновидностей аутсорсинга бизнес-процессов, многие из которых успешно применяются  и на российских предприятиях. В  зависимости от специфики, отрасли  деятельности, целей и задач в  каждой конкретной организации процессы, которые передаются сторонним компаниям, могут существенно отличаться друг от друга. Тем не менее, существует несколько  характерных примеров, реализация которых  возможна для большинства предприятий  независимо от их размера.

Аутсорсинг в сфере ИТ

Развитие корпоративных информационных систем привело к возможности их аутсорсинга. До 90-х годов некоторые типы аутсорсинга (например, оффшорный аутсорсинг колл-центров) технически было чрезвычайно трудно реализовать.

Часто под аутсорсингом информационных процессов понимается аутсорсинг ИТ-процессов организаций, не связанных с ИТ-отраслью непосредственно. В западных странах распространен комплексный ИТ-аутсорсинг, в рамках которого подрядчику передается вся ИТ-инфраструктура заказчика. В России такой подход используется крайне редко, компании предпочитают использовать его ограниченные варианты, такие как хостинг приложений или поддержка корпоративных сайтов. На данный момент основными поставщиками аутсорсинговых ИТ-услуг в России являются системные интеграторы, однако за последние 2-3 года появился ряд крупных российских игроков, для которых аутсорсинг является основным видом деятельности. Вместе с тем, на российский рынок активно выходят крупнейшие мировые игроки: IBM и HP. Модель SaaS также можно рассматривать как вариант аутсорсинга в области эксплуатации программного обеспечения.

Аутсорсинг в  сфере ИТ — передача стороннему подрядчику ряда внутренних услуг и (или) внутренних сервисов компании-заказчика, в том числе на основе использования (например, аренды) его программных продуктов, приложений, технических средств и фрагментов инфраструктуры. Простейшим вариантом подобной практики является хостинг сайта компании. Многие современные компании пользуются услугами аутсорсинга, что говорит о его популярности и выгодности для конечного потребителя. Аутсорсинг может рассматриваться как сервис, организованный определенной компанией, где несколько услуг предоставляются комплексно для полного охвата потребностей клиента. На практике, обычно акцент ставится на одну из конкретных услуг.

Обслуживание информационных систем предприятия

Абонентское обслуживание компьютеров — наиболее распространенный на практике вид аутсорсинга в ИТ-сфере. При таком виде обслуживания заказчику предлагается комплексный набор услуг, позволяющий ему обойтись без собственного системного администратора или же значительно снизить его загрузку. Абонентское обслуживание компьютеров, как правило, включает в себя следующие виды услуг:

• настройку и обновление аппаратной части оборудования;
• настройку и обновление программного обеспечения;
• создание защиты против взломов и проникновения в сеть;
• оперативный ремонт и замену оборудования;
• профилактические мероприятия по предотвращению поломок и износа оборудования.

На практике те же фирмы часто оказывают сопутствующие  услуги — поддержка работоспособности оргтехники, модернизация (upgrade) компьютерного парка, прокладка локальных сетей, IP-телефония и настройка АТС, ИТ-аудит и консалтинг. Поэтому обслуживание компьютеров часто приобретает форму обслуживание всего комплекса информационных систем предприятия-клиента.

Аутсорсинг ЦОД

Во многих отраслях компании сталкиваются с необходимостью пользоваться услугами дата-центров или ЦОД (Центр Обработки Данных). Строительство собственного ЦОД требует от компании привлечения финансирования, проведения общестроительных работ, решения проблем с энергоснабжением, закупки серверного оборудования, организации службы эксплуатации ЦОД и обеспечения безопасности. ЦОДы периодически требуют текущей и капитальной модернизации. Многие компании предпочитают вместо создания корпоративного ЦОД заключить договор SLA с коммерческим ЦОДом и получить услуги ЦОД как сервис.

Внешнее размещение информационных систем (SaaS)