Резюме и автобиография : документный и лингвистический аспекты

       Помимо использования автобиографии при трудоустройстве, данный документ может потребоваться при выезде за границу, при поступлении на службу, а также в других отраслях, для информирования организации, учреждения, или фирмы о человеке, его жизни в определенный период времени.

       Автобиография – «документ, используемый кадровыми службами для получения дополнительных данных о работнике. Составляется работником собственноручно, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности жизни и трудовой деятельности. Как правило, в автобиографии подробно раскрываются вопросы, которые не отражены в резюме, анкете или личном листке по учету кадров (например, о причинах незаконченного образования, перехода на другие места работы, смены фамилии и пр.)». [Кулько 2007, с.31].

       Как и резюме, автобиография тоже имеет свою  структуру содержания. Документ  состоит из таких логико-структурных  блоков : представление, образование (желательно указать дополнительные курсы), опыт работы. Кроме учёбы и работы можно указать состав семьи. В конце автобиографии кандидату на должность также нужно указать общий стаж работы.

       Государственные и очень многие негосударственные крупные компании не отказываются от такой, казалось бы, устаревшей формы ведения кадровой документации, как автобиография. Действительно, в советские времена во многих организациях заполнение автобиографии являлось преимущественно лишь формальностью, необходимой для полной комплектации личного дела сотрудника, или источником информации о неблагополучном окружении предполагаемого кандидата на должность, происхождении и других подробностях.

       Но на сегодняшний день автобиография служит другим целям : она является ценным материалом для дополнительного изучения личности новичка, его достоинств и недостатков, предпочтений и антипатий, особенностей характера в общем.

       Кандидату на  должность необходимо помнить  о том, что автобиография –  это не отписка, это лицо  кандидата. С данным документом работают психологи, графологи, сотрудники службы безопасности, эксперты в области документной лингвистики и коммуникации, которые проводят специальные процедуры исследования и экспертизы. Именно поэтому текст автобиографии должен быть написан от руки и изложен соискателем лично в присутствии работника отдела по набору персонала. Но допустим также и машинописный вариант автобиографии. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников не регламентирует и не ужесточает способа оформления автобиографии (рукописный или машинописный), поэтому автобиография, помещаемая в личное дело работника, может быть написана от руки либо напечатана с помощью печатающего устройства (пишущая машинка, принтер).

       Обязательными  реквизитами при составлении  и написании автобиографии являются  дата и подпись кандидата на  должность. Дату проставляет работник при подписании, соответственно датой автобиографии является дата ее подписания (написания).

       Как и резюме, автобиография может подразделяться  на несколько видов : комбинированную, функциональную и хронологическую.

       Комбинированная трудовая автобиография – автобиография, освещающая послужной список и раскрывающая специфические навыки и достоинства кандидата.  
       Функциональная трудовая автобиография – автобиография, концентрирующая внимание на основных достоинствах кандидата и его специфических навыках в определенных областях; функциональная автобиография не обеспечивает хронологический записи трудоустройства и не дает описания тех работ, в которых был обретен тот или иной опыт.   
       Хронологическая трудовая автобиография – хронологический перечень мест работы; обычно в хронологических автобиографиях указываются последовательно занимаемые должности.

       Плюсы и положительные  стороны автобиографии :

• маркетинговый документ (самореклама ищущего работу);
• представляет важную информацию о кандидате на должность;
• выполняется в соответствии со структурной формой;
• безупречное выполнение;
• легка для понимании;
• относится к делу и интересна для работодателя;
• может быть использована много раз для обращений за работой;
• памятка при подготовке к собеседованию.

       Автобиография прилагается к  заявлению – документу, адресованному  должностному лицу учреждения (предприятия), содержащему просьбу принять  кандидата на работу.

       Автобиография пишется в повествовательной  форме, обязательно от первого  лица, составляющего документ. Основными (постоянными) реквизитами автобиографии являются: название документа; имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

       Хотя автобиография не является  формализованным документом, она  составляется в соответствии  с нормами письменной деловой  коммуникации. Такими нормами являются : сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств; стандартная логика построения и изложения материала, информации; частое употребление глаголов прошедшего времени; повествовательный характер изложения; прямой порядок слов в предложении как преобладающий принцип его конструирования; тенденция к употреблению сложных предложений, отражающих логическое подчинение одних фактов другим; почти полное отсутствие эмоциональной лексической окраски и экспрессивных речевых средств; отсутствие стилевой индивидуализации.

       Название документа не является  постоянным реквизитом, в некоторых  случаях оно может отсутствовать.  Но для удобства кадровой службы  организации, для систематизации  документов при формировании  их в личные дела, стоит указывать  наименование вида документа.

       Ещё одной ошибкой при составлении  автобиографии является проявление  бессистемного характера организации  документного текста, не разделение текста на части, абзацы. Естественно, не допускаются ошибки грамматического и орфографического характера, как и во всех документах, отвечающим требованиям письменной деловой коммуникации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Сопоставительный  анализ документов.

      

       Выше уже были указаны некоторые  из пунктов, которые подходят  для сравнения резюме и автобиографии.  Представим результаты в табличной  форме :

 

Критерий	Резюме	Автобиография
Степень официальности документа	Неофициальный документ, не предусмотрен ТК РФ	Неофициальный документ, но большинство  работодателей прибегает к этому  документу
Место использования документа	В коммерческих структурах	В государственных учреждениях
Форма изложения данных	Краткая	Полная
Вид документа	Хронологическое Функциональное Комбинированное	Хронологическая Функциональная Комбинированная

 

       Можно заметить и сходства, и  различия этих двух документов. Если рассматривать такой аспект как время возникновения документа, то очевидно, что автобиография существует и функционирует значительно дольше, чем ее молодой эквивалент резюме. Но этот факт актуален для российского делопроизводства. За рубежом, в частности в США, в массе своей представлен документ резюме.

       Если сравнивать документы с  точки зрения назначения, выполнения  какой-либо функции, то они  почти не уступают друг другу. Во-первых, это документы личного характера, в которых содержатся сведения о кандидате на работу. Во-вторых, они носят, можно сказать, саморекламный характер, некое жизнеописание (в основном описание трудовой деятельности). Но на наш взгляд, автобиография является более ценной по сравнению с резюме, так как в ней приводится полное жизнеописание претендента и составляется не в виде анкеты, а самостоятельно и полнотекстово.

Заключение

    В настоящее время набор и отбор персонала является приоритетной задачей каждой успешной организации. Любая фирма постоянно нуждается в хороших и компетентных сотрудниках. Необходимость и потребность привлечения персонала предполагает взаимодействие компании с кадровыми агентствами и службами, ротацию действующего штатного состава, определение перечня требований к кандидатам на вакантную должность. Именно в процессе набора персонала организация удовлетворяет свою потребность в кадрах и создает кадровый резерв, чаще всего в виде базы данных. Наем на работу – это ряд действий,  направленных  на  привлечение кандидатов,  обладающих  качествами,  необходимыми  для  достижения  целей, поставленных организацией.

       Как  известно набор персонала может  быть внешним и внутренним, то  есть внутри организации, у  которой появилась потребность  в новых кадрах. У каждого из  этих подходов есть свои плюсы,  а также минусы. При внешнем наборе персонала происходит обновление штата, появляется возможность внесения и развития новых, креативных идей по работе и развитию организации. С другой стороны, при поиске внутри организации кандидата на должность руководитель обеспечивает безопасность и коммерческую тайну предприятия, так как сотрудники, числящиеся в штате, проверены временем, коллективом, процесс адаптации на новой должности пройдет гораздо быстрее, чем у новичка.

       При  наборе и отборе персонала, при формировании личных дел сотрудников организации необходимы такие документы как резюме и автобиография. В практике трудоустройства действительно применяются оба эти документа, но если резюме используется в коммерческих структурах, то автобиография, как правило, в государственных учреждениях. И это не единственное различие между документами по личному составу.

       Общей  чертой, характерной и для того, и для другого документа, является  то, что документы не формализованы  и не имеют унифицированной  формы.

      

 

Приложения

Приложение 1

Гимазова Карина

Волгоград, ул. Еременко д. 11, кв.36

с. тел. 8-904-429-06-85

e-mail boucle@inbox.ru

 

цель	получение работы офис-менеджера
опыт работы декабрь 2000 – ноябрь 2007                             июль 1996 – ноябрь 2000	ООО “ССП – 2000” Офис-менеджер -     осуществление работы  по организационно-техническому          обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя предприятия -     подготовка документов  и материалов: составление писем,  запросов -     проверка правильности  оформления подготовленных проектов  документов, передаваемых на подпись  руководителю, обеспечение качественного  их редактирования -     организация проведения  телефонных переговоров, отражение  информации на материальном носителе, а также доведение ее до  сведения руководителя -      обеспечение рабочего  места руководителя необходимыми  средствами организационной техники,  канцелярскими принадлежностями, создание  условий эффективной его работе ООО “Планета” Администратор общение с клиентами осуществление подготовки необходимых документов контроль качества подготовки, правильность составления, согласования документов осуществление оперативной связи с клиентами (телефон, факс) поддержание чистоты на рабочем месте и своевременное пополнение запасов канцтоваров, необходимых для работы выполнение различных операций с применением компьютерной техники (сканирование, копирование) своевременное, полное и безошибочное доведение до сведения менеджеров всей информации, поступающей от их клиентов в их отсутствие встреча клиентов контроль за проверкой санитарных условий работы в помещении офиса (освещение, вентиляция).
образование сентябрь 1992 – июнь 1997	Волгоградский Государственный Университет факультет: филологии и журналистики специальность: документоведение и документационное обеспечение управление -       высшее
профессиональные навыки и знания	PC – опытный пользователь Windows, MS Office, Access, Excel, Word, PowerPoint, Internet , 1 «С» бухгалтерия
знание языков	английский, свободное владение; французский  и испанский, читаю и перевожу со словарём
рекомендации	Прокофьев Александр Александрович, генеральный директор ООО “ССП-2000”, тел. 27-56-90, с.тел. 8-904-456-45-78
прочее	дата рождения: 29.06.1975 г., не курю, не замужем, детей нет, возможны командировки. Хобби – изучение иностранных языков, чтение. Ответственная, исполнительная, коммуникабельная, вежливая, пунктуальная, стрессоустойчивая, активная, амбициозная.