Отчет по практике в ООО «Аэро-бридж Трейдинг»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФИЛИАЛ  ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ  ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  МОСКОВСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО ИНДУСТРИАЛЬНОГО УНИВЕРСИТЕТА В Г. ВЯЗЬМЕ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

(ВФ ГОУ  МГИУ) 
 

     ОТЧЕТ

     о практике по делопроизводству 

     студента  группы Вз10М22 курса

     форма обучения___заочная_____________

     специальность __Менеджмент организации___

       (Ф.И.О. студента) 

     Руководитель  практики

     от  учебного заведения_________________________________________  
 
 

     Место прохождения практики ООО «Аэро-бридж Трейдинг» 

     Руководитель  практики от предприятия   Рубенко Н.И.

     (подпись,  дата, круглая печать канцелярии)   15.06.2011г. 

     Содержание

Введение

1. Краткая справка о месте прохождения практики
2. Особенности подготовки и оформления организационных документов.
3. Особенности подготовки и оформления распорядительных документов.
4. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов.
5. Регистрация документов. Значение и задачи регистрации документов.
6. Контроль за исполнением документа. Значение контроля
7. Организация текущего хранения документов. Номенклатура дел. Принципы формирования дел.
8. Подготовка дел к архивному хранению

Приложение

Дневник практики 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

      Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

      Документационное  обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая  функция управления, от рациональной организации которой зависят  скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации  в целом.

     Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

     Работа  с документацией – основной вид  деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение  задач бухгалтерского учета и  отчетности, кадровое обеспечение и  т.п.

     Работа  с документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и  т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна  по определенным правилам.

     Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется  в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора – в приказах, распоряжениях  по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных  комиссий – в актах и т.д.

     В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими  предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. Именно наличие  необходимых документов, оформленных  в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных  документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках  со стороны налоговой службы.

     Поскольку делопроизводство является неотъемлемой частью управленческого труда, возникает  необходимость качественной и быстрой  обработки информации, которая может  быть обеспечена только при условии  оснащения рабочего места руководителя современными средствами связи и  современной компьютерной техникой.

     В современных условиях значительного  роста объема информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических  и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

     Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы  из средства оно не превратилось в  самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.

     Работа  с документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и  т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна  по определенным правилам.

1. Краткая справка о месте прохождения практики

     Компания  ООО «Аэро-бридж Трейдинг» действует  на рынке с 2003 года и добилась определенных успехов в сфере своей деятельности. ООО «Аэро-бридж Трейдинг» занимается розничной торговлей ТНП в  своих магазинах на территории аэропорта  Домодоедово.

           ООО «Аэро-бридж Трейдинг»  является юридическим лицом, имеет  самостоятельный баланс, может от своего имени заключать договоры, приобретать имущественные и  личные неимущественные права и  нести обязанности, быть истцом и  ответчиком в арбитражном суде, суде и третейском суде.

           ООО «Аэро-бридж Трейдинг»  имеет круглую печать, может иметь  штамп и бланки с изображением своего наименования на русском языке, эмблему и товарный знак, а так  же прочие атрибуты юридического лица, открывает расчётные и иные счета  в банках.

           ООО «Аэро-бридж Трейдинг»  отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом.

     Я проходила практику в компании «Аэро-бридж  Трейдинг» в отделе товародвижения

     В своей работе я использую следующие  документы:

     1. Счет;

     2. Счет-фактура;

     3. Товарная накладная;

     4. Доверенность;

     5. Акт сверки взаиморасчетов; 
 
 

2. Особенности подготовки и оформления организационных документов 

      Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми  документами) необходимы для того, чтобы  создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность  и состав работников по должностям, определить функции структурных  подразделений, совещательных, коллегиальных  органов, установить режим работы, осуществить  организацию труда и распределение  обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

      К организационным документам относятся:  учредительный договор;  устав организации;  положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка;  штатное расписание; должностные инструкции работников; памятки.

      Учредительный договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

      Юридическое лицо, созданное в соответствии с  ГК РФ одним учредителем, действует  на основании устава, утвержденного  этим учредителем.

      В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности. Договором  определяются условия, и порядок распределения между участниками прибыли, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

      Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности. Однако структура текста устава не может быть единой для всех учреждений, организаций и предприятий.

      Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

      Положение об организации – это правовой акт, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (прежде всего органы государственной власти и управления всех уровней и некоторые другие).

      Положение о структурных  подразделениях можно классифицировать следующим образом: положение о структурных подразделениях; положения о коллегиальных органах (совет директоров, правление, ученый совет, научно-технический совет, педсовет); положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

      Отличия положения о структурном подразделении  от положения об организации содержатся в структуре текста.

      Регламент работы – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе). Регламенты работы определяют порядок планирования работы, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей.

      Регламенты  оформляются на общем бланке организации  с указанием вида документа, утверждаются руководителем организации или  руководителем коллегиального органа.

      Правила внутреннего трудового  распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы. Правила оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

      Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – указанием разряда по Единой тарифной сетке – ЕТС), регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц.

      Документ  входит в УСОРД и имеет унифицированную  форму. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей). В негосударственных организациях документ может утверждаться советом директоров.

        Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности.