Отчет по практике в ООО «Аэро-бридж Трейдинг»

     Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода  повторяющейся информации и возможности  использования одной информации в различных формах и даже различных  базах данных.

     Заполняемая на экране регистрационная форма  для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Примеры оформления журнала входящей корреспонденции, журнала исходящих документов, журнала регистрации внутренних документов приведены в Приложении. 

6. Контроль за исполнением документа. Значение контроля

     Контроль  исполнения задания — одна из функций  управления. Цель контроля состоит  в обеспечении своевременного и  качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

     Контроль  по существу — это оценка, насколько  правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность  за правильное и своевременное решение  вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных  подразделений и сотрудники, которым  поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции  руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано  несколько исполнителей, ответственным  за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

     Контроль  за сроками исполнения документов ведет  служба документационного обеспечения  управления, а в небольшой фирме  — секретарь. В Государственной  системе документационного обеспечения  управления указано, что «Контроль  исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения  документа до исполнителя, предварительную  проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное  и качественное исполнение документов».

     Технологию  ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа  до исполнителя;

• корректировка  данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя  к исполнителю, из подразделения  в подразделение (заполнение раздела  «Ход исполнения»);

• напоминание  исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и  организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской  дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

     Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

     В документах, поступивших от вышестоящих  организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных  органов срок указывается по каждому  пункту. На документах, рассмотренных  руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

     В приложении к «Государственной системе  документационного обеспечения  управления» дан перечень типовых  сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

     Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы  и контролировать выполнение задания  поэтапно.

     В сроковом контроле можно выделить текущий  контроль, предупредительный и итоговый контроль.

     Основными видами контроля являются текущий и  предупредительный контроль.

     Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем  ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю  об истечении срока исполнения и  необходимости завершения работы над  документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме  — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и  составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

     В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители  по документам, срок исполнения которых  истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет  еще время для решения вопроса.

     Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с  несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого  исполнителя. При передаче документа  факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его  передачи отражаются в разделе регистрационной  карточки «Движение документа».

     Снятие  документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

     К итоговому контролю относят аналитическую  работу по обобщению исполнительской  дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или  организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими  за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

     Формой  контроля является периодическое составление  обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет  руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному  направлению деятельности (решению того или иного вопроса). 

7. Организация текущего хранения документов. Номенклатура дел. Принципы формирования дел

     Делами  называют совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или виду деятельности, помещенных в отдельную обложку. Ежедневно в организациях и учреждениях  разрабатывается и поступает  большое количество документов различных  видов. Все они имеют разную значимость, определенный срок хранения и могут  быть заново востребованы после окончания  работы с ними. Скорый поиск документов в таких случаях возможен лишь при их четкой классификации - распределения  и группировки документов в дела по характерным признакам (одному или  нескольким).

   В делопроизводстве существуют следующие основные признаки группировки документов в дела:

• по названию видов документов;
• по содержанию документов;
• по объектам, фирмам-контрагентам;
• по корреспондентам;
• по грифу ограничения доступа к документам.

   Основным  видом работы, обеспечивающим систематизацию документов организации, является составление  номенклатуры дел.

   Номенклатура  дел - это утвержденный систематизированный перечень (список заголовков, наименований) дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке.

   Наличие номенклатуры дел обязательно для  всех предприятий и организаций, независимо от специфики его работы или организационно-правовой формы.

   Номенклатура  дел предназначена для классификации (распределения и группировки) документов в дела, индексации документов и  дел и ведения справочной картотеки  документов. Она используется для  учета и обеспечения сохранности  дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и  видам. Номенклатура дел является простейшим классификатором, позволяющим быстро разложить документы по папкам (делам).

   В номенклатуру дел включаются все дела предприятия  и журналы регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические  документы и печатные издания.

   Номенклатуры  дел подразделяются на:

• типовые;
• примерные;
• конкретного предприятия (индивидуальные).

   Типовая номенклатура дел составляется для  учреждений с однородными типами деятельности и структурами. Она  устанавливает единый состав дел  с одинаковой нумерацией для соответствующих  учреждений ведомства и является обязательным нормативным документом.

   Примерная номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности, но имеющих различную структуру  организаций. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

   Номенклатура  конкретного предприятия отражает документы одного конкретного учреждения и зависит от специфики его  области деятельности. На больших  предприятиях могут составляться отдельные  номенклатуры дел структурных подразделений. В этом случае составляется объединенная (сводная) номенклатура дел предприятия.

   Номенклатура  дел подписывается ответственным  составителем, архивистом, согласовывается  с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

   Номенклатура  дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и  руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

   После утверждения структурные подразделения  получают выписки из соответствующих  ее разделов для использования в  работе.

   Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «служба  ДОУ»). Остальные структурные подразделения  располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются  наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные  службы с присвоением им индексов. Каждое подразделение имеет свой порядковый номер (индекс).

   В номенклатуре дел небольших организация (без  деления на структурные подразделения) в качестве разделов могут быть использованы направления деятельности предприятия  или должности руководителей. Например: 01 - директор, 02 - заместитель директора  и т.д. (или: 01 - руководство, 02 - основная деятельность, 03 - финансы).

   Внутри  разделов располагаются заголовки  дел с присвоенными им индексами. Индекс обозначается арабскими цифрами. Например: индекс отдела кадров - 04, а  дело включено в номенклатуру пятым. Тогда индекс дела будет 04-05.

   В начале каждого раздела указываются  наиболее важные для деятельности предприятия  документы, затем переписка и  информационно-справочные документы. В конце раздела приводятся журналы  учета или справочные материалы.

   Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно передавать содержание документов в деле.