Отчет по практике в ООО «Аэро-бридж Трейдинг»

      Должностная инструкция бывает типовая (примерная) и конкретная. Типовая должностная  инструкция разрабатывается на должности, имеющие одинаковый набор обязанностей, прав, ответственности вне зависимости  от того, в какой отрасли функционирует  данная организация. Однако наличие  типовой должностной инструкции не означает, что нет необходимости  разрабатывать конкретную должностную  инструкцию. Такие должностные инструкции должны быть разработаны на все должности, предусмотренные штатным расписание организации, а типовые инструкции могут служить основой для  их разработки. Должностная инструкция как организационный документ закрепляет организационно-правовое положение  работника, определения его ответственности, а также для решения трудовых споров, если они возникают между работником и администрацией.

      Памятка – документ, регламентирующий порядок по выделенному направлению деятельности организации.

      Памятка не входит в состав УСОРД, не имеет  унифицированной формы, составляется по произвольной форме, подписывается  заместителем руководителя организации, курирующим данное направление, утверждается руководителем организации. Информацию, включенную в памятку, можно представить  и в разделе инструкции, освещающей правила работы по выделенному направлению.

      Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны  для исполнения. Фактически организационные  документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

      Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида.

      Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименование вида документа: устав (чей?); инструкция (о чем?); положение (о чем?); правила (чего?); должностная инструкция (кого?); штатное расписание (чье?); структура  и штатная численность (чего?).

      Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную  инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

      Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, потому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы.

      Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми.

Пример  организационного документа «Должностная инструкция» приведен в Приложении. 

3. Особенности подготовки и оформления распорядительных документов

            Распорядительные  документы необходимы для того, чтобы  регулировать деятельность, с помощью  которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

      С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная  структура организации, содержание, способы и средства осуществления  основной деятельности, обеспечение  организации всеми видами ресурсов, т.е. разрешаются все возникающие  проблемы и ситуации.

      К распределительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

      Распорядительные  документы содержат юридически властные предписания субъектов исполнительной власти, адресатами которых являются конкретные организации, структурные  подразделения, должностные лица или  работники. Эти предписания являются юридическими документами, вызывающими  возникновение конкретных административно-правовых отношений. Таким образом, в юридическом  плане распорядительные документы  относятся к правовым актам.

      Правовой  акт – документ, содержащий подзаконное официальное решение, принятое органом исполнительной власти ли должностным лицом в односторонне-властном порядке и с соблюдением установленной процедуры по тому или иному вопросу, отнесенному к его компетенции, облеченное в предусмотренную законом форму и порождающее юридические последствия.

      С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы. К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением или другим коллегиальным органом  управления). К ним относятся постановления, решения. Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями структурных подразделений организации в пределах их компетенции. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание.

      Распорядительные  документы могут быть документами  длительного действия и действовать  до их отмены новым распорядительным документом. Иногда нет необходимости  отменять документ полностью, и тогда  в него могут быть внесен изменения  и дополнения в отдельные пункты текста в установленном порядке. Действие распорядительного документа  может быть приостановлено органом  суда и прокуратуры.

      Любой распорядительный документ, за исключением  совместного, оформляется на общем  бланке с указанием конкретного  вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей – вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для  издания распорядительного документа  может быть необходимость: организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов; осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

Примеры распорядительных документов «Распоряжение», «Указание» приведены в Приложении. 

4. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов 

      Справочно-информационные документ содержат, как правило, текущую  или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются  в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией  в любой системе управления между  всеми звеньями управленческого  процесса – необходимое условие  функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для приятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую  роль. К данной группе можно отнести  такие документы, как:  служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму – документы, обеспечивающие деловую переписку;  протокол; докладную записку;  справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и др.

      Часть из перечисленных документов, относящихся  к справочно-информационной группе, не входят в УСОРД, не имеют унифицированной  формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике. Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт – на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного – двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акт, характеристики и др.

      Исключение  составляют такие документы, как  протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут  быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы  имеют одну подпись, за исключение протокола (две подписи) и акта (подписывается  комиссией). 

5. Регистрация документов. Значение и задачи регистрации документов

      Регистрация документов – один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации  выбрана и помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

      Регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения.

      К сожалению, данное определение не раскрывает полностью сам процесс регистрации. Для того чтобы провести запись учетных  данных о документах, необходимо, чтобы  эти данные, а именно – регистрационный  номер и дата – появились на документе. Точнее было бы сказать, что  «регистрация документов – фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной  форме или входном формате».

      Из  этого следует, что основная цель регистрации – придать юридическую  силу документу, т.е. пока документ окончательно не оформлен (а дата и номер проставляются  после его подписи), он еще не имеет  юридической силы и не может быть использован в управленческой деятельности. Придание юридической силы документу  – эта главная цель регистрации. Однако регистрация преследует и  другие цели – организацию учета, контроля исполнения документов, информационно-справочной работы по документам.

     Регистрации подлежат все документы, требующие  специального учета, исполнения и использования  в справочных целях, независимо от способа  получения.

     Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять.

     Документы должны регистрироваться один раз. Однократность  регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию  документов централизованно ведет  группа регистрации документов в  канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждении, имеющем отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может  проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

     Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные  формы с самостоятельными регистрационными номерами.

     Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и  автоматизированная электронная (на ПК).

     Журнальная  система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

     Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма  регистрации в настоящее время  не применяется (устарела).

     Карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

     Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для  хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.

     Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится  регистрационная форма.