Отчет по практике в ООО «Аэро-бридж Трейдинг»

   Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных  в следующей последовательности:

• название вида документа. Например: «приказы», «договоры»;
• краткое содержание дела. Например: «приказы по личному составу»;
• дата (период), к которому относятся документы дела. Например: «переписка с АО «Вихрь» за 2010 г.»;
• название статистических форм, их номер или условное обозначение. Например: «акт инвентаризации расчетов с покупателями» по форме ИНВ-17;
• слова «копии», если дело составлено из копий документов. Например: «договоры с поставщиками за 2010 г. Копии».

   В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она  ведется. В заголовках не рекомендуется  употреблять слово «материалы». Не допускается использование названий «Разная переписка» или «Документы по общим вопросам». В процессе ведения  дел заголовки могут дополняться.

   Срок  хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения»  со ссылкой на соответствующую статью перечня

   Номенклатура  дел составляется по унифицированной  форме. Каждая их пяти граф имеет свое назначение.

   Первая  графа содержит индекс дела, включенного  в номенклатуру. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения  и порядкового номера дела в пределах этого подразделения. В конце  раздела номенклатуры оставляют  резервные порядковые номера для  заведения дополнительных, не предусмотренных  заранее дел.

   Во  второй графе перечисляются названия заголовков дел. Если документов, относящихся  к одному делу накапливается большое  количество, может быть сформировано дело в нескольких томах.

   Третья  графа заполняется в конце  года и содержит сведения о количестве томов.

   В четвертой  графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в  соответствии с которым срок установлен.

   Пятая графа заполняется в течение  года. В примечаниях указываются отметки о заведении (не заведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год, изъятых или утерянных делах и т.д. Иногда напротив каждого дела указывается также номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

   Количество  дел (томов) в номенклатуре указывается, как правило, в конце календарного года (или при заведении второго  тома дела). В итоговой записи отдельно подсчитывается количество дел постоянного  хранения и временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). Количество дел считается с учетом переходящих дел.

   Если  организация не сдает документы  на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с  экспертной комиссией вышестоящей  организации.

   Формирование  дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

   Формирование  дел способствует оперативной обработке  и поиску документов, надежности документационного  обслуживания, сохранности документов в организации и устанавливает  порядок в организации делопроизводства учреждения.

   Распределение документов в дела проводится в соответствии с их заголовками по номенклатуре дел предприятия. Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен в инструкции по делопроизводству предприятия с учетом специфики  отдельных категорий дел. Контроль за правильным формированием дел  и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный  архив.

   При формировании дел придерживаются определенного  порядка:

• в дело помещаются только исполненные документы, работа по которым завершена. Неисполненные и подлежащие возврату документы запрещается подшивать в дело;
• подшиваются только подлинники или заверенные копии (как правило, один экземпляр документа). Черновики, варианты и размноженные копии вдело, не помещают (исключение могут составлять черновики и копии особо ценных документов, а также копии, на которых есть особые пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров);
• в дело включается один экземпляр документа;
• документы с разными сроками хранения формируются в отдельные дела. В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле. После завершения рассмотрения таких документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «примечание»;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
• в дело группируют, как правило, документы одного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела, личные дела (формируются в течение всего периода работы сотрудника) и учебная документация в учебных учреждениях (формируется за учебный год);
• документы должны быть правильно оформлены в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов. Они должны иметь все необходимые реквизиты (дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.);
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы подшиваются в дело со всеми дополнительными, относящимся к ним, материалами и приложениями. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные дела;
• документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной последовательности;
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы ограниченного доступа с грифом «коммерческая тайна» или «для служебного пользования» формируют отдельно от остальных документов предприятия.

   Устав предприятия и другие учредительные  документы формируются в самостоятельное  дело.

   Дела  могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

   Дела  формируются с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело к  началу года должна быть заведена папка.

   Дела  должны размещаться в закрытых шкафах, сейфах или картотеках и предохраняться от пыли и света.

Пример номенклатуры дел приведен в Приложении.

8. Подготовка дел к архивному хранению

     Подготовка  исполненных документов к последующему хранению является завершающим этапом процесса делопроизводства. Основная цель хранения документов - это создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного  фонда Российской Федерации.

Подготовка исполненных  документов к хранению включает:

• экспертизу ценности документов;
• оформление документов, сдаваемых в архив;
• составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
• обеспечение сохранности дел;
• передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

   Оформление  документов, сдаваемых  в архив. Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. При оформлении должна быть проделана следующая работа:

• документы в деле переформировывают и располагают  в хронологическом порядке;
• нумеруют листы дела в правом верхнем углу (простым карандашом или нумератором);
• в конце дела подшивают заверительный лист, в котором указывают количество листов в деле;
• на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составляют внутренние описи дел (если они не были составлены ранее) и подшивают их в начале дела;
• переплетают дело;
• на обложке дела дополнительно указывают количество листов (согласно заверительному листу), срок хранения дела. Уточняют заголовок и крайние даты дела.