Отчет по практике в ООО «АВЕСТА»

Оглавление 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ

      С 20 июня по 15 июля 2011 г. я проходила практику в Обществе с ограниченной ответственностью «Авеста» (далее именуется ООО «Авеста») с целью изучения организации работы с документами с момента создания или получения до архивного хранения в конкретном учреждении и формирования практических навыков работы с документами, самостоятельного анализа организации и работы службы документационного обеспечения управления. Работала  там в качестве секретаря-референта. 

История Управления, его современные задачи, функции, структура

    Общество  с ограниченной ответственностью «АВЕСТА» создано 24 марта 2004 года на основании Решения №1 единственного участника этого общества.

    ООО «АВЕСТА» является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и действующего законодательства Российской Федерации.

    Целью организации является извлечения прибыли  за счет осуществления предпринимательской  деятельности.

    ООО «АВЕСТА» предоставляет широкий спектр деловых консультаций высокого профессионального уровня предприятиям, организациям различных отраслей и форм собственности,  юридическим и физическим лицам.

    Основными видами деятельности организации являются:

• оказание юридических и бухгалтерских услуг юридическим и физическим лицам;
• оценочная деятельность;
• проведение торгов;
• сопровождение процедуры конкурсного производства.

    В ООО «АВЕСТА» используется линейная организационная структура, достоинствами  которой  является то, что директор осуществляет руководство и контроль по организации работы своего предприятия.

      Внутренняя  структура ООО «Авеста» включает следующие отделы: общий отдел, отдел  бухгалтерского учета и отчетности (бухгалтерия), отдел оценки, отдел  обслуживания предприятий банкротов (Приложение №1). 

      Функции и структура делопроизводственной службы

     Документационное  обеспечение управления осуществляет секретарь-референт.

     В число основных функций сектора входят: организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Обществе на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство, координация и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами. А именно:

     1. Обеспечение своевременной обработки  поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

     2. Оперативный учет прохождения  документов, систематизация и хранение  документов.

     3. Контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

     4. Контроль за качеством подготовки, правильностью составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности Общества.

     5. Организация приема посетителей. 

     6. Прием и передача телефонограмм,  информации по факсу и электронной  почте.

     7. Разработка по мере необходимости новых бланков Общества, внесение  изменений в состав реквизитов установленных бланков Общества.

     Часть делопроизводственных процессов, как  и в большинстве современных  организаций, автоматизированы. Это, в  первую очередь, наличие на каждом рабочем  месте компьютера и локальной сети,  благодаря которой документы могут быстро поступать на исполнение.  Это также наличие современной оргтехники, позволяющей быстро и качественно производить те или иные работы: копирование документов, сканирование и др.; наличие электронной почты и факса, позволяющее быстро передавать и получать информацию из вышестоящих и подведомственных организаций.  
 
 
 

Особенности документирования деятельности Общества

      Деятельность  Общества обеспечивается системой взаимосвязанной  управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Общества, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между   организациями.

      Общество  составляет различные виды документов. К основным системам документации, действующих в организации, относятся:

    -  система организационно-правовой  документации (Устав, штатное расписание,  правила внутреннего трудового  распорядка, должностные инструкции, инструкция по ведению делопроизводства);

    - система распорядительной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу; решения единоличного участника Общества);

    - система информационно-справочной  документации (акт приема-передачи  услуг, акт оказания услуг;  письмо - запрос, сопроводительное письмо, письмо-ответ; доверенности; факсы);

    - система отчетной документации (отчет об оценке, бухгалтерские отчеты);

    - система договорной документации (договора купли-продажи, договора аренды, договора оценки, договоры оказания услуг, трудовой договор);

      - персональная документация (личные  дела, трудовые книжки, заявления работников);

      Единство  правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Инструкции по делопроизводству.

      Все документы оформляются на бланках Общества. Самый распространенный формат бумаги А4 (210x297мм). В Управлении создается два вида бланков: для писем  и так называемый общий бланк.

      Подготовка  документа ведется на компьютере. Так как Общество постоянно выполняет  одни и те же функции, закрепленные в Уставе, большинство ситуаций, по поводу  которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми, поэтому заранее тщательно разрабатывают формы и тексты таких документов. Потом  их вводят в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и используют при документировании подобных ситуаций. 

Организация документооборота

      Движение  документов в ООО «Авеста» с момента  их создания   или получения  до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

      Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Обществе, регламентируются инструкцией по делопроизводству и должностными инструкциями сотрудников.

      Как и в большинстве организаций  в Обществе можно выделить 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.

      Благодаря специально разработанным маршрутам  движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Общество (Приложения № 2, № 3).

      Прием и отправка документов в ООО  «Авеста» осуществляется, как правило, средствами почтовой, курьерской, факсимильной связи и по электронной почте. С помощью почтовой связи пересылаются письменная корреспонденция в виде писем, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий. По каналам электронной связи поступают и передаются: факсограммы,  сообщения по электронной почте.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем-референтом. Проверяется правильность доставки, конверты с документами вскрываются, проверяется целостность упаковки документов, наличие приложений. Документы, адресованные непосредственно ООО «Авеста»  или с пометкой «лично», передаются адресату без вскрытия конверта.

     На  полученном документе в правом нижнем углу первой страницы проставляется  регистрационный штамп, включающий дату и номер документа. Зарегистрированные документы передают исполнителям.

      Прохождение внутренних документов Общества на этапах их подготовки и оформления соответствует  прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих  документов. Передача внутренних документов между сотрудниками Общества  осуществляется по локальной сети в электронном виде или через секретаря-референта в печатном виде. 
 

Информационно- поисковая система

      В Обществе существует централизованная система регистрации документов. Все документы делятся на регистрируемые и нерегистрируемые. Отдельного перечня, закрепляющего регистрируемые и нерегистрируемые документы, нет, но в инструкции по делопроизводству  есть пункт о том, что регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Опираясь на этот пункт Инструкции, в Обществе не регистрируются: приглашения на семинары, программы семинаров, газеты, журналы и т.д.

      Все регистрируемые документы регистрируются секретарем-референтом в журнале регистрации исходящих (входящих) документов.

      В регистрационную форму входящей документации вносятся следующие реквизиты: дата поступления, корреспондент,  вид  документа, регистрационный номер  и дата документа, краткое содержание, исполнитель, срок исполнения, регистрационный номер и дата ответного документа, отметка о контроле и исполнении.

      В регистрационную форму исходящей  документации: регистрационный номер  и дата документа, корреспондент,  вид документа, регистрационный  номер и дата инициативного документа, краткое содержание, исполнитель. 

Контроль  исполнения документов

      Контроль  исполнения документов осуществляет секретарь-референт.

      Контролю  подлежат все зарегистрированные документы, имеющие отметку “К”, которую  на левом поле документа проставляет начальник Управления или его заместители.

      Контроль  исполнения документов строится на базе регистрационных данных в системе  «ОЛИМП».

      Сроки исполнения документов определяются автором  резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

      Документы подлежат исполнению в следующие  сроки: