Отчет по практике в ООО «АВЕСТА»

      - с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

      - без указания конкретной даты  исполнения, имеющие в тексте  пометку "срочно" - исполняются  в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

      - по обращениям граждан, поступившим  в Администрацию города или  непосредственно в Управление  в срок не позднее 15 дней, а  требующие изучения и проверки  в срок не более одного месяца (согласно  “Положению об организации работы с обращениями граждан в Администрации города Ижевска”, утвержденному распоряжением Мэра г. Ижевска).

      Снятие  документа с контроля осуществляет начальник Управления после того, как по данному документу были выполнены все поручения при наличии документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

      Снятый  документ с контроля оформляется  отметкой об исполнении документа и  направлении его в дело. При этом   указываются: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя отдела, в котором исполнен документ. 

Классификация и систематизация документов, формирование дел

      Номенклатура  дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

      Номенклатура  в Управлении составляется ведущим  специалистом-экспертом общего отдела, руководящим ведомственным архивом, совместно с сектором контроля и кадровой работы.

      При составлении номенклатуры дел Управление руководствуется положением об Управлении, штатным расписанием, планами и  отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации города и Управлении, их виды, состав и содержание.

      Номенклатура  Управления строится по смешанному принципу, так как в ней присутствуют как разделы, совпадающие с названиями  отделов (образовательно-воспитательный отдел, планово-финансовый отдел), так и разделы, названиями которых являются наименования участков деятельности, функций управления, отдельных специалистов (техническое обеспечение, деятельность по вопросам ГО и ЧС, кадры, юрист).

      В номенклатуру дел включаются заголовки  дел, отражающие все документируемые  участки работы организации. В том  числе указываются справочные и  контрольные картотеки, личные дела.

      Каждое  дело, включенное в номенклатуру, имеет  индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

      Номенклатуру  дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров.

      Документы группируются в дела по следующим  признакам:

      - номинальный (личные дела сотрудников,  трудовые книжки работников);

      - авторский (приказы начальника Управления по основной деятельности);

      - корреспондентский (переписка с  вышестоящими и подведомственными  организациями по вопросам основной  деятельности);

      - хронологический (ежемесячные статистические  сведения Центров районов, ЦПК  «Альтернатива» «О производстве и отгрузке товаров и услуг»).

      Порядок формирования документов в дела, а  также правила, которые необходимо соблюдать при их формировании, закреплены в Инструкции по делопроизводству Администрации  г. Ижевска. 

Подготовка  дел к сдаче в архив

      Документы Управления являются источником комплектования фонда ведомственного архива УДОиВ.

      Подготовка  документов к передаче на хранение в ведомственный архив Управления включает работу сектора контроля и  кадровой работы и лиц, ответственных  в отделах за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

      Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управлении создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).

      Экспертиза  ценности документов постоянного и  временного хранения осуществляется ежегодно сектором контроля и кадровой службы совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством ведущего специалиста-эксперта ведомственного архива.

      При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный  архив Управления; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой “До минования надобности”, подлежащих дальнейшему хранению в отделах; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел.

      По  результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

      В период подготовки дел отделами к  передаче в ведомственный архив  Управления ведущий специалист-эксперт  предварительно проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов устраняют.

      Прием каждого дела производится ведущим  специалистом-экспертом в присутствии  работника отдела, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи ведущего специалиста-эксперта и лица, передавшего дела. 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

       В конце своего отчета я хотела бы подвести итоги проделанной мной работы и сделать выводы.

       Управление  дошкольного образования и воспитания Администрации города Ижевска является молодым учреждением, однако имеет неплохую систему делопроизводства. Для ведения делопроизводства есть специальный сектор контроля и кадровой работы. Многие процессы автоматизированы. Сформированы маршруты движения документации от создания или получения до сдачи в архив Управления. Однако я считаю, что можно внести кое-какие изменения и новшества по совершенствованию организации делопроизводства в учреждении. Так например, уже существующую в Управлении систему электронного документооборота «ОЛИМП» нужно установить на всех рабочих местах сотрудников, что позволит ускорить передачу документов в электронном виде от сотрудника к сотруднику, а также в Администрацию города. Кроме того, нужно подключить к системе «ОЛИМП» сканер, что позволит ускорить отправку документов в Администрацию города, так как их можно будет отправлять в электронном отсканированном виде, а не отправлять почтой или курьером в бумажном виде. Также возможно подключение к компьютеру факса, что позволит опять же сразу получать документы в электронном виде, которые можно отправить сотрудникам или др. организациям по электронной почте, и сократить объем бумажной документации.

       Я считаю, что данная практика была очень  для меня полезна. За время практики я значительно пополнила свои знания, что, надеюсь, поможет мне учиться далее в университете.