Отчет по практике в Департаменте сельского хозяйства Орловской области

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

 

«ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ИНСТИТУТ ИСКУССТВ И КУЛЬТУРЫ»

Факультет документационных коммуникаций

Кафедра информатики и  документоведения

 

ОТЧЕТ

о производственной практике по курсу

«Организация и технология документационного обеспечения управления»

в Департаменте сельского  хозяйства Орловской области

 

 

 

 

Студентки 4 курса д/о Котовой Т.В.

Руководители:                                                от организации: Якунина И.А.                                                              от кафедры: Марковичева Л. Н.

 

 

 

 

 

 

Орел 2013

 

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

1. Структура и функции  делопроизводственной службы………………………5

2. Документирование деятельности организации………………………………7

3. Организация документооборота………………………………………………9

4. Информационная система  документов организации……………………….11

5. Классификация и систематизация  документов, формирование дел……….13

6. Экспертиза ценности  документов. Подготовка дел к  сдаче в архив………15

7. Работа в структурном  подразделении……………………………………….18

Заключение……………………………………………..……………………….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Практика проходила в  Департаменте сельского хозяйства  Орловской области. С 11 февраля по 22 марта 2013 года.  Практика носила производственный характер.     

В 1937 году в связи с  образованием Орловской области  был создан Орловский областной  земельный отдел. В феврале 1947 года Облземотдел был преобразован в Областное Управление сельского хозяйства. На основании постановления Совета министров РСФСР от 26 ноября 1985 года № 528 и от 26 декабря 1895 года № 600 был образован Агропромышленный комитет, который приказом Агропромышленного комитета Нечерноземной зоны РСФСР от 21 декабря 1989 года № 381 был ликвидирован и на его базе было образовано Орловское Агропромышленное объединение.

Постановлением Правительства  Орловской области от 30 апреля 2009 года №21 было утверждено Положение  о Департаменте сельского хозяйства  Орловской области (Приложение 1) откуда следует, что Департамент сельского хозяйства является органом исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, осуществляющим функции по выработке региональной политики, нормативно- правового регулирования, правоприменительные функции в сфере агропромышленного комплекса, включая животноводство, ветеринарию, растениеводство, плодородие почв, регулирование рынка сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия, пищевую и перерабатывающую промышленность, устойчивое развитие сельских территорий, функции по контролю и надзору в сфере государственного надзора за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники.

Из Постановления Правительства  Орловской области от 30.04. 2009 года № 21 «Об утверждении  положения  о Департаменте сельского хозяйства  орловской области» выявлено, что  Департамент является органом исполнительной государственной власти специальной компетенции Орловской области, осуществляющим функции по выработке региональной политики, нормативно-правового регулирования, правоприменительные функции в сфере агропромышленного комплекса. Осуществляет свою деятельность непосредственно, а также через подведомственные организации, во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами государственной власти субъектов РФ, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями.

Департамент сельского хозяйства  Орловской области руководствуется  в своей деятельности Конституцией РФ, федеральными законами, актами Президента и Правительства РФ, уставом (основным законом) Орловской области, указами и распоряжениями Губернатора Орловской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Орловской области.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Структура и  функции делопроизводственной службы

В процессе прохождения практики на основе анализа документов были изучены структура и функции службы ДОУ. В Департаменте сельского хозяйства нет специального отдела отвечающего за делопроизводственные процессы, эту функцию выполняет помощник руководителя со специалистом второй категории приемной руководителя. Это видно при изучении Указа Губернатора Орловской области №131 от 14 мая 2009 года «Об утверждении структуры и штатного расписания Департамента сельского хозяйства Орловской области»  и приложений к нему. (Приложение 2)

Ознакомившись с Должностным  регламентом государственного гражданского служащего Орловской области, замещающего  должность специалиста второй категории  приемной руководителя Департамента сельского  хозяйства (Приложение 3) было выявлено, что его должностные обязанности регулируются статьями 15 и 18 ФЗ от 27 июля 2004 года №70-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», статьями 15 и 18 Закона Орловской области от 8 февраля 2005 года №487-ОЗ «О государственной гражданской службе Орловской области».

Государственный  гражданский  служащий  Орловской области, замещающий  должность специалиста второй категории  приемной руководителя Департамента:

- обеспечивает проведение  телефонных переговоров руководителя;

- передает адресатам исходящую  информацию с помощью различных  средств связи;

- фиксирует входящую информацию;

- организует прием посетителей;

- осуществляет печатные  и копировально-множительные работы;

- принимает участие в  подготовке подзаконных правовых  актов по вопросам документационного  обеспечения и т.д.

Изучив номенклатуру дел  от 2013 года (Приложение 4), которая составлена помощником руководителя Департамента сельского хозяйства Орловской области, при помощи Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов с указанием сроков хранения и приложение к распоряжению правительства Орловской области №197-р от 12 мая 2011 года (Приложение 5) обнаружили, что делопроизводство ведется в соответствии с данными нормативными документами без каких либо серьезных нарушений.

В Департаменте  сельского  хозяйства Орловской области  делопроизводственные процессы ведутся  как в традиционной бумажной форме, так и при помощи ПК с соответствующим  программным обеспечением. В общем отделе данного учреждения на компьютерах установлено ПО windows 2007, документы создаются при помощи программы Microsoft word 2007, электронный документооборот ведется по средствам автоматизированной информационной системы «Босс-Референт: Госуправление» это следует из письма Руководителя аппарата Правительства Орловской области И.Ю. Гармаш (Приложение 6)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Документирование  деятельности организации

Во время прохождения  практики и непосредственного участия  в процессах делопроизводства в  Департаменте сельского хозяйства  были выявлены следующие системы документации:

1. организационно-правовая  система, в нее входят такие  документы как:

- Положение о Департаменте сельского хозяйства Орловской области, которое является приложением к Постановлению Правительства Орловской области от 30.04.2009 года №21 «Об утверждении положения о Департаменте сельского хозяйства Орловской области» (Приложение 1)

- Положение об управлении  сельского хозяйства Департамента  сельского хозяйства, которое  является приложением к Постановлению  Правительства Орловской области  от 11.12.2009 года №273 «Об утверждении  Положения об управлении сельского  хозяйства Департамента сельского  хозяйства Орловской области» (Приложение 7)

- Штатное расписание Департамента  сельского хозяйства Орловской  области, которое является приложением  2 к Указу Губернатора орловской области от 14.05. 2009 года №131 «Об утверждении структуры и штатного расписания Департамента сельского хозяйства Орловской области» (Приложение 2)

2. распорядительная система,  в нее входят такие документы  как:

- Распоряжение Правительства  Орловской области от12.05. 2011 года №197-р (Приложение 5)

- приказы руководителя  Департамента сельского хозяйства (Приложение 8)

3. информационно-справочная система, в которую входят справки, телеграммы (Приложение 9), телефонограммы, факсограммы (Приложение 10)

4. документация по трудовым  отношениям, такая как 

- заявление о приеме  на работу;

- трудовой договор;

- трудовая книжка;

- характеристика работника  и т.д.

5. договорная система.

В Департаменте сельского  хозяйства Орловской области  оформление управленческих документов ведется в соответствии с ГОСТом  Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТом  Р ИСО 15489-1–2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Документы, создаваемые в  органах исполнительной власти, оформляются  на бланках, стандартных листах бумаги, как правило, формата A4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов.

Проекты документов печатаются с одной стороны листа шрифтом  Times New Roman № 14, начертание обычное (прямое и светлое). Отдельные фрагменты текстов проектов допустимо выделять полужирным, курсивным, разреженным начертанием. Межстрочный интервал – одинарный.

Допускается незначительное уменьшение или увеличение межстрочных  интервалов между элементами текста, а также уменьшение или увеличение размера шрифта на 1 пт (№ 13-15).

Размеры полей документов составляют:

верхнее и нижнее – 20 мм;

левое – 25-30 мм;

правое – 15 мм.

Образцы бланков документов разрабатываются Аппаратом Губернатора  и Правительства Орловской области  на основании нормативных и методических документов в сфере делопроизводства. Введение  
в обращение новых бланков осуществляется по согласованию с заместителем Губернатора и Председателя Правительства области – руководителем Аппарата Губернатора и Правительства Орловской области. Бланки могут использоваться в цветном или одноцветном (как правило, черном или синем) варианте.

Цветные бланки изготавливаются  типографским способом или средствами оперативной полиграфии, одноцветные  – с помощью компьютерной техники.

Бланки документов нумеруются типографским способом, с помощью  компьютерной техники или нумератором. Порядковый номер проставляется  в нижней части оборотной стороны  бланка.

При переносе текста письма на бланк исполнитель указывает  порядковый номер бланка в нижней части оборотной стороны проекта, оформленного на стандартном листе  бумаги.

 

 

 

 

 

 

3. Организация  документооборота

В деятельности органов исполнительной власти создается комплекс документов, в том числе: правовые акты, договоры (соглашения), протоколы мероприятий, служебные письма, другие документы.

Решения нормативного или  индивидуального (оперативно-распорядительного) характера оформляются правовыми  актами.

Коллегиально обсуждаемые  вопросы и принимаемые по ним  решения фиксируются в протоколах.

Взаимные обязательства  органов исполнительной власти  
с контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, иных документов.

Внешнее и внутреннее (в  органах исполнительной власти) взаимодействие осуществляется посредством служебной  переписки.

В зависимости от конкретных задач в деятельности органов  исполнительной власти создаются другие виды документов.

В Департаменте сельского  хозяйства Орловской области  доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи. Документы  также доставляются курьером. С помощью  средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

В процессе обработки поступающей  корреспонденции осуществляются:

- проверка правильности  адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

- выделение документов, адресованных  в структурные подразделения  органов исполнительной власти;

- сортировка документов  на подлежащие и не подлежащие  регистрации.

При наличии на конверте (упаковке) грифа «Секретно» документ передается в структурное подразделение, отвечающее за работу  
с секретными документами, в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

При наличии на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности документ регистрируется и передается тому руководителю, которому он адресован.