Отчет по практике в Департаменте сельского хозяйства Орловской области

При наличии на конверте (упаковке) пометки «Лично» документ передается руководителю в невскрытом конверте (ненарушенной упаковке).

В случае обнаружения отсутствия или некомплектности документа  или приложений к нему, повреждения  документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

В случае если на документе  адрес отправителя не указан и  только  
по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, конверт, в котором поступил документ, прикрепляется к документу.

Ошибочно направленные документы  возвращаются отправителю или направляются адресату.

Поступившие документы после  регистрации и предварительного рассмотрения передаются должностным  лицам Департамента сельского хозяйства на рассмотрение. Руководители определяют указания по исполнению документов только подчиненным им должностным лицам (сотрудникам) в соответствии с их компетенцией (сферой ведения). После рассмотрения специалист переносит указания по исполнению документов в регистрационно-контрольную форму – журнал и электронную карточку, с обязательным указанием сроков.

Документы передаются на исполнение в день их рассмотрения руководителем  или на следующий рабочий день. Документы с резолюциями Губернатора, Председателя Правительства Орловской  области, срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

Документы, поступившие в  Департамент сельского хозяйства Орловской области с резолюцией руководства, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем Департамента сельского хозяйства. В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, соисполнителям направляются копии документов. Изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией общего отдела учреждения.

Передача документов между  должностными лицами и органами исполнительной власти (их структурными подразделениями) осуществляется через службу делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Информационная  система документов организации

В Департаменте сельского  хозяйства Орловской области поступающие документы регистрируются независимо от способа их доставки в пределах выделенных документопотоков. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов.

Регистрация документов осуществляется в течение рабочего дня. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются на следующий рабочий  день. Направление на рассмотрение документов, поступивших после 17:00, осуществляется на следующий рабочий  день.

Документы, поступившие в  адрес Губернатора, Председателя Правительства  Орловской области, иные документы  с указаниями по исполнению (резолюциями) Губернатора, Председателя Правительства  Орловской области, срочные документы  регистрируются и передаются на рассмотрение незамедлительно.

На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа  документа проставляется отметка  о поступлении с указанием  даты поступления и входящего  регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа  в системе управления документами. Соответствующие сведения о поступившем  электронном документе вносятся в регистрационную электронную  карточку документа в системе  электронного документооборота и журнал регистрации входящих документов.

Документу, поступившему по разным средствам связи, присваивается  один и тот же регистрационный  номер.

Регистрационный номер состоит  из порядкового номера в пределах календарного года. При регистрации  также может использоваться  классификатор  должностных лиц, органов исполнительной власти и их структурных подразделений, индекс по номенклатуре дел, иные цифровые и буквенные обозначения.

При использовании системы  электронного документооборота документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и регистрируются. Не подлежат сканированию и передаются на рассмотрение и исполнение на бумажном носителе документы с отметками  о конфиденциальности, документы, прошитые и скрепленные печатью, книги, брошюры, документы форматом более А4, иные аналогичные материалы.

Электронные образы документов и электронные документы включаются в систему электронного документооборота путем их прикрепления к регистрационной  электронной карточке и направления  на рассмотрение и исполнение в установленном  порядке.

В целях регистрации и  учета документов в автоматизированной системе делопроизводства используются справочники:

- органов исполнительной  власти, их структурных подразделений,  руководителей и сотрудников  (внутренний справочник);

- федеральных органов  власти, их территориальных органов  
по Орловской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Орловской области, организаций, иных внешних адресатов;

- тематики вопросов (для  обращений граждан);

- видов документов и  др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Классификация  и систематизация документов, формирование  дел

Формирование документального  фонда Департамента сельского хозяйства  Орловской области осуществляется помощником руководителя и специалистом второй категории путем составления  номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета  и передачи на архивное хранение.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных  документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для  учета дел временного (до 10 лет  включительно) хранения.

Номенклатура дел (Приложение 4) является основой формирования документального фонда Департамента сельского хозяйства.

Номенклатура дел составляется в общем отделе Департамента  
на основе положений о самом учреждении (Приложение 1) и его структурных подразделениях, других документов, регламентирующих деятельность Департамента сельского хозяйства Орловской области и порядок документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности учреждения.

Методическое содействие при составлении номенклатуры дел  органа исполнительной власти оказывает  орган исполнительной власти в сфере  архивного дела.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Департамента согласовывается  с экспертно-проверочной комиссией  органа исполнительной власти в сфере  архивного дела (далее – ЭПК).

Номенклатура дел Департамента сельского хозяйства, подписанная  помощником руководителя Департамента, утверждается руководителем Департамента сельского хозяйства после ее согласования с ЭПК не позднее  конца текущего года и вводится в  действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций  и структуры органа исполнительной власти номенклатура дел подлежит переработке  и согласованию с ЭПК.

Номенклатура дел готовится  не менее чем в 3 экземплярах: 1-й  экземпляр как документ постоянного  хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й используется в службе делопроизводства как рабочий  экземпляр, 3-й направляется в ОГУ  «Государственный архив Орловской  области». Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном  виде.

Для составления номенклатуры дел и определения сроков хранения документов применяется Перечень типовых  управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов  местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558.

Текущее и временное хранение дел осуществляется в службах  делопроизводства органов исполнительной власти и их структурных подразделений  в соответствии с установленными сроками.

Документы систематизируются  и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет, в том числе по личному составу – 75 лет) и временного (до 10 лет). Методическое содействие при формировании дел оказывает орган исполнительной власти в сфере архивного дела. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия Департамента сельского хозяйства Орловской области.

Законченные делопроизводством  документы, а также сведения  
о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаются специалисту второй категории для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Документы должны храниться  в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий  окружающей среды и исключающих  утрату документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Экспертиза ценности  документов. Подготовка дел к  сдаче в архив

В Департаменте сельского хозяйства Орловской области в целях подготовки дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение выполняется комплекс работ, который предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Департаменте сельского хозяйства создается экспертные комиссии (далее – ЭК), действующая на основании Положения о постоянно действующей экспертной комиссии Департамента сельского хозяйства Орловской области. (Приложение 11)

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в Департаменте сельского хозяйства, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; отбор дел  с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования  надобности», подлежащих дальнейшему  хранению в органах исполнительной власти, а также выделение к  уничтожению дел  
за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного  хранения проводится на основании законодательных  и иных нормативных правовых актов, перечней документов с указанием  сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти.

 По результатам экспертизы  ценности документов составляются  описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел  
по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 12) и дел по личному составу приведен в приложении 16, данный порядок определен инструкцией по делопроизводству, но в Департаменте сельского хозяйства Орловской области формы описи не соответствуют заявленной. (Приложение 13)

По завершении делопроизводственного  года и по результатам экспертизы ценности документов дела Департамента сельского хозяйства Орловской области подлежат оформлению в соответствии с Правилами оформления дел и подготовки их к передаче на архивное хранение (Приложение 14) Но во время прохождения практики было выявлено, что ведомственный архив в Департаменте сельского хозяйства не создан и документы хранятся в отдельном кабинете, не соответствующим требованиям хранения документов.

Оформление дел проводится сотрудниками, ответственными  
за делопроизводство, при методическом содействии органа исполнительной власти в сфере архивного дела и под контролем ЭК.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление (утверждение) реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 12); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.