2. Требования к реквизитам  служебных документов.

    В соответствии с разделом 2 ГОСТа  Р6.30-2003 в состав реквизитов документа  входят следующие элементы.

    1. Изображение Государственного герба  РФ (01).

    2. Изображение герба субъекта РФ (02).

    3. Изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания) (03).

    4. Указание на код предприятия  (04).

    5. Указание на основной государственный  регистрационный номер предприятия (05) (введен в состав реквизитов впервые).

    6. Указание на индивидуальный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06) (введен в состав реквизитов впервые).

    7. Указание на код формы документа  (07).

    8. Наименование предприятия (08).

    9. Справочные данные о предприятии  (09).

    10. Наименование вида документа (10).

    11. Дата документа (11).

    12. Регистрационный номер документа  (12).

    13. Ссылка на регистрационный номер  и дату документа (13).

    14. Указание на место составления  или издания документа (14).

    15. Сведения об адресате (15).

    16. Указание на гриф утверждения документа (16).

    17. Резолюция (17).

    18. Заголовок к тексту документа  (18).

    19. Отметка о постановке документа  на контроль (19).

    20. Текст документа (20).

    21. Отметка о наличии у документа  приложения (приложений) (21).

    22. Подпись (лица-отправителя или лица-разработчика) (22).

    23. Указание на гриф согласования  документа (23).

    24. Визы согласования документа  (24).

    25. Оттиск печати предприятия (25).

    26. Отметка о заверении копии  документа (26).

    27. Отметка об исполнителе документа  (27).

    28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28).

    29. Отметка о поступлении документа  на предприятие (29).

    30. Идентификатор электронной копии  документа (30).

 

Реквизиты документа

 

01 - Государственный  герб.

   Государственный герб изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти: органов суда, прокуратуры, арбитража, органов народовластия, высших органов управления и др.

02 - Герб субъекта  Российской Федерации.

   Герб  субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке документа также наименование государства — Российская Федерация.

    На  бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

    Примечание: не воспроизводится, если на бланке помещен  герб РФ.

03 - Эмблема организации  или товарный знак (знак  обслуживания).

    Эмблема предприятия - это символическое  графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Изображение эмблемы облегчает поиск документа, но заменять наименование предприятия или учреждения эмблемой не допускается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации (06) или на верхнем поле документа, либо помещают в соответствии с Уставом (Положением) организации. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке и не должна изображаться на документе, если у организации отсутствует официальное разрешение.

    Примечание: не воспроизводится, если на бланке помещен  герб РФ или субъекта РФ.

04 - Код организации. 

   Код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО) имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Этот реквизит впечатывается при составлении конкретного вида документа.

05 – Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) предприятия.

    Основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) предприятия проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 – Идентификационный  номер налогоплательщика  / код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

    ИНН/КПП  проставляются в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 – Код формы  документа.

    Код формы документа проставляется  по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

    Код формы документа по ОКУД на бланке с угловым размещением постоянных реквизитов располагается непосредственно после реквизита 06 (ИНН/КПП); на бланке с продольным расположением постоянных реквизитов – правее наименования документа.

08 – Наименование  организации.

    Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов.

    Наименование  организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

    Над наименованием организации указывают  сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

      
 
 
 
 

    Наименования  организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъектов РФ располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. 

      
 

 
 

    Аналогичным образом оформляются бланки для  переписки с иностранными корреспондентами.

    Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

    Согласно  ГК РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в которых следует указывать их организационно-правовую форму (акционерное общество, производственный кооператив, хозяйственное общество с ограниченной ответственностью и т.д.).

    В случае, когда документ подготавливается двумя и более организациями, то наименования организаций располагаются  в соответствии с их рангом: одного ранга – на одном уровне; нижестоящей организации – ниже наименования вышестоящей.

09 – Справочные  данные об организации.

    Справочные  данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

    ГОСТ  Р6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, адрес электронной почты и др. сведения. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными ЦБ РФ. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; БИК; кор. счет и т.д.

      
 
 
 
 
 
 

10 – Наименование  вида документа.

    Наименование  вида документа, составленного или  изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов. В письме наименование вида документа не указывают. Вид документа определяется его содержанием и назначением.

    Примечание: для писем, как правило, не указывается.

11 - Дата.

    Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

    Дата  оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (например: 05.01.2004.). Также может оформляться и в такой последовательности: 5 января 2003 г.; 2003.01.05.

   В факсах, телеграммах и телефонограммах  кроме даты проставляются часы и минуты.

12 - Регистрационный  номер документа.

   Одновременно  с датой проставляют регистрационный  номер документа.

   Регистрационный номер - это условное обозначение  документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов) это обычно порядковый № дела с начала года. Для исходящих документов он складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа. Например: 04-12/57, где 04 - индекс структурного подразделения, 12 - номер дела по номенклатуре, 57 — порядковый № отправляемого документа.

   На  документах, составленных совместно  несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

   19.04.2003 № ВС-10-18

   На  № 09-97/101 от 25.03.2003

13 - Ссылка на регистрационный  номер и дату  документа.

    Ссылка  на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Ссылка используется в тех документах, которые являются ответом на запрос (письмо, докладная записка и др.).

14 - Место составления  или издания документа.

   Место составления или издания документа  обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

Москва;

г. Коломна  Московской области;

с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Примечание: указывается, если затруднено его определение  по реквизитам 08,09.

15 - Адресат.

   Данный  реквизит проставляется в основном на исходящих документах. Наличие этого реквизита необходимо для сверки с адресом на упаковке.

   На  внутренних документах данный реквизит может быть проставлен в случае, если это документ, предназначенный для передачи руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.