к приказу директору  АО «Слэйк»

                                           от 22.09.02 № 15

22 - Подпись.

   Подпись — это один из основных способов удостоверения документов. Подпись является обязательным реквизитом. Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за содержание данного документа.

   Подписывается, как правило, только первый экземпляр  документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен на бланке организации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок. Например:

   Генеральный директор              подпись                                              Р.Л. Ломакин

   В вузах, научных учреждениях, учреждениях  культуры и т.д. в должностях указываются ученая степень, звание. Например:

Зав.кафедрой Документоведения

и документационного  обеспечения

управления

профессор, к. э. н.                                            подпись                               В.А. Кудряев

   На  документе может стоять более  одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько  лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают несколько равных должностных лиц, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Директор  АО «Лана»                                                                   Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов                                                               подпись М.Е. Аверин

   Также несколькими лицами подписываются  документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Если же документ составлен комиссией, то он подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке. Например:

Председатель  комиссии     подпись    И.К. Корнеев 

Члены комиссии                 подписи    В.В. Галахов

                                  Г.Н. Ксандопуло

                                  А.В. Пшенко

   Документ  может быть подписан исполняющим  обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 - Гриф согласования  документа.

   Согласование  — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внутреннее.

   Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование с коллегиальным органом. Это оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол  заседания

профкома

от 14.05.02 № 4 

СОГЛАСОВАНО

Зам. председателя

Госстандарта 

подпись П.В. Доронин

16.09.02

   Гриф  согласования располагают ниже реквизита  «Подпись» или на отдельном листе  согласования. Лист согласования составляется, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или лиц, о чем делается отметка на месте грифа согласования. Например:

Лист  согласования прилагается. 

Подпись дата

   Внутреннее  согласование обычно называется визой. Виза состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты.

   Например:

Главный бухгалтер  

подпись   И.Д. Луконина    

12.07.02

Но виза может быть оформлена и более  кратко: личная подпись и дата.

Если  должностное лицо, с которым согласовывается  документ, имеет какие-то замечания, дополнения или не согласен с документом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «Замечания прилагаются».

   На  внутренних документах виза проставляется  на последнем листе первого экземпляра. На исходящих — на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении.

   Если  документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне –  слева и справа. При большем  количестве грифы размещают двумя  вертикальными рядами.

24 – Визы согласования документа.

    Согласование  документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная  подпись                   А.С. Орлов

25.01.2003

    Виза  показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.

    Виза  ставится на копии документа непосредственно  у границы левого поля документа ниже грифа согласование.

    При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная  подпись                  А.С. Орлов

25.01.3003

    Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются  и прилагаются к документу.

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника.

    Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

25 - Печать.

   Печати  ставятся на наиболее важных документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования должности. Различаются печати гербовые и печати организации. В коммерческих структурах гербовые печати не используются.

26 - Отметка о заверении  копии.

   Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

   Отметка о заверении копии состоит  из заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:

Верно

Инспектор                  личная подпись                  О.В. Белова

01.06.02 

   На  копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

   При необходимости при пересылке  копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении должна удостоверяться печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - Отметка об исполнителе.

   Данный  реквизит необходим для оперативной  связи с тем, кто составил документ для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов.

   Отметка об исполнителе включает фамилию (или  фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со стандартом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров                                                         Петров Иван Васильевич

5 92 44                                                           5 92 44

   Но  для получателя будет удобнее, если эта отметка будет расположена на лицевой стороне первого листа документа. Например:

Соколов

341 12 56

28 - Отметка об исполнении  документа и направлении  его в дело.

   Данный  реквизит проставляется на исполненных  документах, подлежащих списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

   Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело проставляется на первой странице документа.

   Данный  реквизит включает в себя:

- слово  «В дело» и номер дела, в  котором будет храниться документ с указанием года;

- при  отсутствии копии ссылка на  номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

- краткие  сведения об исполнении документа,  если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении;

- подпись  исполнителя документа и дату проставления отметки.

Например:

В дело 12-25. Запрос направлен 

24.05.2001 исх. №  21 И. Николаева

      Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело должна быть подписана  и датирована исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29 - Отметка о поступлении  документа в организацию.

    По  возможности ставится на первом листе входящих документов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит включает в себя: наименование получающей организации, дату поступления документа, его входящий регистрационный номер. Например:

АО «Эталон»

Вх. № 14

27.06.2002 г.

30 - Идентификатор электронной  копии документа.

   Данный  реквизит может включать имя диска, директории и файла, содержащего данный документ и другие поисковые данные. Проставляется в правом нижнем углу каждой страницы документа.

   Например:                                                                                    doc/11-01.doc