Максимально данный реквизит может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации или предприятия (в именительном падеже);
• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
• указание должности получателя (в дательном падеже);
• фамилия, инициалы (в дательном падеже);
• почтовый адрес.

   Каждая  из указанных составных частей печатается с новой строки. Например:

                                                         000 «Тема»

                                                         Отдел рекламы

                                                         Начальнику отдела

                                                         Н.А. Петрову 

                                                         117134 Москва

                                                         ул. Строителей, 8

   Почтовый  адрес не принято проставлять  на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

   Если  документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их указывают обобщенно:

                                                      Администрации районов

                                                      Московской области 

   Документ  не должен содержать более 4-х адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Порядок расположения элементов реквизита «Адресат» должен соответствовать действующим Почтовым правилам. При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.

16 - Гриф утверждения  документа.

   Документ  может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

   В случае утверждения документа должностным  лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН) без кавычек, полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

                                                    УТВЕРЖДАЮ

                                                    Директор предприятия

                                                    подпись А.Б. Сидоров

                                                    12.07.02

   Если  документ утверждается другим специально издаваемым документом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату последнего. Например:

                                                          УТВЕРЖДЕНО

                                                          Приказом директора

                                                          предприятия

                                                           от 05.08.02 № 15

17 - Резолюция.

   В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6.

   Резолюция включает в себя:

• Фамилия И.О. исполнителя
• Содержание поручения
• Срок исполнения
• Подпись руководителя
• Дата резолюции

Например:

       Васильеву К.А.

       Подготовить проект контракта к 26.01.02

       подпись 06.01.02

   Исполнителей  может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

   Примечание: в отдельных случаях опускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 - Заголовок к тексту.

   Данный  реквизит является обязательным для  всех документов. Заголовок может отсутствовать на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.

   В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. Всего должно быть не более 5 строк. Точка в конце  заголовка не ставится. Заголовок  должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?». Например:

   приказ  — о приеме на работу

   положение — о бухгалтерии

   протокол  — собрания акционеров

   должностная инструкция — менеджера по кадрам

   Заголовок располагается слева над текстом  документа. При угловом расположении постоянных реквизитов (угловом бланке) заголовок к тексту пишется под этими реквизитами.

19 - Отметка о контроле.

   Данный  реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква «К» проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается на уровне заголовка на левом поле документа.

20 - Текст документа.

   Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

   Тексты  документов пишут только на русском  языке при направлении их:

• в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

   Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

   При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

   Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

   Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причину, основание, цели составления  документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть, без констатирующей; письма, заявления — просьбу, без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

   В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер, заголовок к тексту.

   Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

   В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).

   В распорядительных документах коллегиальных  органов текст излагают от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).

   В совместных распорядительных документах текст располагают от первого  лица множественного числа (приказываем, решили).

   Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили).

   В документах, устанавливающих право и обязанности организации, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила).

   В письмах используют следующие формы  изложения:

   от  первого лица множественного числа («Просим направить», «Направляем  на рассмотрение»);

   от  первого лица единственного числа («Считаю необходимым», «Прошу выделить»);

   от  третьего лица единственного числа («Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным»).

21 - Отметка о наличии  приложений.

   Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

   В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

   Сведения  о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются  в следующем порядке.

   Если  в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно:

   Приложение: на 2 л. в 3 экз.

   Если  документ имеет приложения, не связанные  в тексте, то в отметке о наличии приложений необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

             2. Отзыв на проект  инструкции на 4 л. в 2 экз.

   Если  к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.04.96 № 7 и приложение к нему, всего на 12 л.

   Если  приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

   В случае когда документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложениях:

   Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

   На  самих приложениях в правом верхнем  углу проставляется отметка, где  пишется слово «Приложение», номер приложения (если их несколько); наименование, дата и номер основного документа.

Например:

                                           Приложение 1