Отчет по практике в Департаменте сельского хозяйства Орловской области

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом  
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. (Приложение 15)

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в  котором составлен акт (например, законченные  
в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 года).

Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению  и составление акта о выделении  документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются  на заседании ЭК одновременно).

Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем Департамента сельского хозяйства только после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения.

После утверждения руководителем  Департамента сельского хозяйства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо- сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Департамента сельского хозяйства Орловской области проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от...  №...» с указанием должности, фамилии и подписью лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Работа в структурном  подразделении

Производственная практики в Департаменте сельского хозяйства  заключалась в частичном выполнении функций специалиста второй категории (секретарь).

Работая в структурном  подразделении было подробно изучено:

- особенности делопроизводства;

- порядок получения и  отправки документов;

- регистрация документов  и контроль за исполнением.

Основной функцией во время  практики было формирование исполненных документов в дела из россыпи документов в соответствии с номенклатурой и составление внутренней описи (Приложение 13). Следует отметить, что формуляр описи в Департаменте сельского хозяйства не соответствует заявленному в инструкции по делопроизводству. Оформление дел не совсем правильное, так как дела по правилам сшиваются в папки по 250 листов, а в Департаменте сельского хозяйства этим правилам пренебрегают.

Условно обязанности специалиста второй категории в Департаменте сельского хозяйства Орловской области можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, осуществление копировально-множительных работ.

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В процессе прохождения практики было выявлено, что Департамент сельского  хозяйства Орловской области  является органом исполнительной государственной  власти специальной компетенции  Орловской области, осуществляющим функции по выработке региональной политики, нормативно- правового регулирования, правоприменительные функции в сфере агропромышленного комплекса.

Департамент руководствуется  в своей деятельности Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента РФ и Правительства РФ, Уставом (Основным законом) Орловской области, указами  и распоряжениями Губернатора Орловской  области, а так же положением о  Департаменте сельского хозяйства  и приказами руководителей Департамента.

Выводы  и предложения по совершенствованию  деятельности Департамента сельского хозяйства Орловской области:

- организовать более эффективное  движение документов в самом  учреждении с момента поступления  до сдачи в архив;

- следовать инструкции  по делопроизводству в полном  объеме;

- повысить уровень знаний  и рабаты в общем отделе  с системой электронного документооборота

- выделить общий отдел  Департамента в отдельное структурное  подразделение;

- во всей организации и ее структурных подразделениях совершенствовать технологию делопроизводства;

    В результате  прохождения практики в Департаменте  сельского хозяйства Орловской  области была рассмотрена структура  учреждения, выявлены функции и  задачи Департамента, изучена информационная система документов в организации, раскрыта суть проведения экспертизы ценности документов и процедура подготовки дел к сдаче в архив.