Основные задачи и принципы работы ведомственных архивов.

 

     Основные  задачи и принципы работы ведомственных  архивов. 
ОГЛАВЛЕНИЕ 

Введение

Глава 1. Понятие и деятельность ведомственных архивов

1.1.  Понятие «ведомственный архив» и его виды.

1.2. Функции, принципы и задачи ведомственных архивов.

Глава 2. Современная организация и перспективы ведомственных архивов в            Российской Федерации

2.1. Формы использования архивных документов в работе ведомственного архива

2.2. Перспективы развития ведомственных архивов.

Заключение

Список  литературы 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы  организации, образовавшиеся в процессе делопроизводства, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. «Архив - это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества» (см. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение: учебник для нач. проф. образования (под ред. Козлова В.П.). Изд. 5-е, доп. - М.: Академия, 2007. - 272 с.). Конечная цель организационной, методической и практической работы сотрудников архивных учреждений с организациями, учреждениями и предприятиями - это количество и качество документов, поступивших на государственное хранение. Документы, подлежащие приёму на государственное или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

     Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и  департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.В своей практической деятельности ведомственные архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

     Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в  ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

     Для обеспечения сохранности архивного  наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание.

     Актуальность  данной работы заключается в том, что вся работа архива (комплектование, экспертиза ценности, учет) направлена в конечном счете на обеспечение всестороннего использования обществом информации архивных документов. Каждый, кто обращается в архив организации, имеет право на максимально полное, точное и исчерпывающее исполнение своих информационных запросов. Архив вправе защищать авторские права на архивные справочники и базы данных. Но архивные документы принадлежат обществу в целом. Незнание правды о прошлом лишает общество социальной памяти и может стать причиной катастрофы. Документальное наследие нации складывается из крупиц. Сохранение архивного фонда - часть важной работы по собиранию и концентрации в ведомственных архивах наиболее ценной части документов.

     Цель  исследования:  изучение  задач и принципов ведомственного архива.

     Задачи  исследования:

1. рассмотреть понятие  «ведомственный архив»;
2. рассмотреть виды ведомственных архивов;
3. рассмотреть  функции, принципы и задачи ведомственных архивов;
4. проанализировать нормативно - правовую базу деятельности ведомственного архива;
5. рассмотреть перспективы развития ведомственных архивов.

     Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие и деятельность ведомственных архивов

1. Понятие «ведомственный архив» и его виды

     Помимо  архивных учреждений, т.е. государственных  учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. ГОСТ дает определение видового понятия "ведомственный архив". Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ. Они работают в соответствии с правилами, разработанными ГАС, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности госархивов, что дает определенные экономические выгоды государству.

     Министерства  и центральные ведомства обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, создание страхового фонда особо  ценных документов (при их наличии), а также своевременную передачу их на государственное хранение не только в своем архиве, но и в подведомственных учреждениях. Все работы с документами в ведомственном архиве и делопроизводстве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом.

     Ведомственный архив – это структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.

     Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. Так же  ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.  

     Существуют  такие разновидности ведомственных  архивов как:

• отраслевой государственный фонд;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства;
• центральный архив министерства, ведомства;
• объединенный ведомственный архив;
• объединенный межведомственный архив;
• архив учреждения, организации, предприятия.

     В городах и районах, где много  небольших организаций, экономически целесообразно создавать межведомственные архивы на кооперативных началах. Такие  архивы осуществляют длительное хранение и использование документов, имеющих справочное значение, которые поступают от учреждений, не сдающих свои фонды в госархивы.

     В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный  архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

• архив организации, хранящий документы только данной организации;
• центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;
• объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

     Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена  между организацией и государственным  архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников.

        Обработанные под контролем ведомственного архива с соблюдением правил дела отправляются в госархив. Ведомственный архив представляет госархиву паспорт со сведениями о составе и объеме фондов, на основании которых госархив определяет перспективы своего пополнения по количеству и составу документов за счет учреждений - источников комплектования.

     Правовой статус ведомственных архивов (за небольшим исключением) – структурное подразделение, не всегда организационно оформленное.

     Порядок комплектования: ведомственный архив принимает документы от структурных подразделений и подведомственных учреждений всех сроков хранения.

       Экспертиза ценности документов: ведомственный архив участвует в этой работе на всех этапах, от составления номенклатуры дел до выделения из архива документов с истекшими сроками хранения.

     Работа  по составлению и усовершенствованию научно-справочного аппарата в ведомственных архивах ограничена (в основном описями и указателями, реже - каталогами).

     Госархив  контролирует работу ведомственных  архивов, а через них - работу архивов  подведомственных учреждений и организацию  документов в делопроизводстве. 

2. Функции, принципы и задачи работы ведомственных архивов.

     Основными задачами ведомственного архива являются:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;
• осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

     Ведомственный архив в целях выполнения своих  главных задач осуществляет следующие  основные функции:

• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;
• осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;
• составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;
• проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;
• осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;
• осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;
• оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;
• представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;
• осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;
• осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);
• участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

     Ведомственному  архиву для выполнения его задач  и функций предоставляется право:

• давать в установленном порядке указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;
• запрашивать от структурных подразделений организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.
• архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

     Для выполнения основных задач и функций  архив организации имеет право:

• требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;
• запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;
• участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

     Архив совместно с руководителем организации  несет ответственность за:

• несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

 

Глава 2. Современная организация  и перспективы  ведомственных архивов  в Российской Федерации

2.1. Формы использования архивных документов в работе ведомственного архива