Основные задачи и принципы работы ведомственных архивов.

     Дни открытых дверей служат популяризации  состава и содержания фондов архива, работы его основных отделов. В программу  дня могут быть включены методические консультации по актуальным вопросам работы государственных архивов: по комплектованию, по выдаче архивных справок, по приему работ исследователей, по организации текущего делопроизводства в архивах, по подготовке дел к сдаче в государственный архив.

     Экскурсии организуются в соответствии с планом, в котором указывается тема экскурсии, ее содержание, порядок и сроки проведения. План проведения экскурсии согласовывается с заинтересованными учреждениями.

     Тематические  экскурсии сопровождаются информацией  о функциях архива, его истории, составе  документов.

     Доклады и лекции направлены на подготовку слушателя к восприятию архивных документов. Тексты лекций, докладов, а также тексты сообщений на вечерах-встречах должны быть литературно обработаны, т.е. текст должен быть доступен данной категории слушателей, занимателен, обеспечивать максимальное сохранение содержания лекции, доклада в памяти слушателя.

     5.  Предоставление документов пользователям  в читальный зал.

     В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно  в архиве создается читальный  зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами.

     Распорядок  работы читального зала устанавливает  руководитель архива.

     В читальном зале архива могут работать как сотрудники организации, так и исследователи из научных и иных организаций или частные лица.

     Пользователи  допускаются в читальный зал  на основании личного заявления; пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо направившей их организации; сотрудники организации допускаются в читальный зал по предъявлении служебного удостоверения.

     В личном заявлении или письме указываются  фамилия, имя, отчество пользователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

     Разрешение  на работу в читальном зале дает заведующий архивом на необходимый  пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления. При  необходимости продления срок согласовывается с заведующим архивом или сотрудником читального зала.

     После ознакомления с печатными изданиями  исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архивов: описи, обзоры, каталоги.

     При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится дело, в которое подшиваются:

• все письма-направления и заявления пользователя;
• анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;
• заказы на выдачу описей и дел;
• заказы на копирование документов.

     В ведомственном архиве на каждого  пользователя заводится карточка с  указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

     Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

• их плохого физического состояния;
• ограничений на использование, установленных законодательством РФ
• или фондообразователем при передаче документов на хранение;
• пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;
• выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

     Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме  и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое  основание ограничений, а также порядок обжалования отказа[16].

     6.  Выдача подлинных документов  и дел во временное пользование

     Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам  суда, прокуратуры, ФСБ или МВД  в случаях, когда в целях защиты законности или государственной безопасности необходим именно подлинник документа.

     Дела  выдаются во временное пользование  на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или  правопреемников, в котором указывается  для каких целей и какие именно документы должны быть выданы.

     Выдача  дел во временное пользование  другим организациям по их письменному  запросу оформляется актом. Акт  составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

     Дела  выдаются на срок не более трех месяцев.

     При выдаче дел во временное пользование  каждое дело заносится в книгу выдачи дел из хранилища, а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Карты-заместители хранятся в архиве до минования надобности. Состояние возвращаемых в архив дел должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

     Каждое  выдаваемое из хранилища для временного использования дело должно иметь  лист использования дела[16].

     7.  Публикация документов

     Публикация  архивных документов - совокупность работ  по подготовке документов к изданию.Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

     Типы  публикаций:

• научный (предназначен для научного исследования и заменяющие непосредственное обращение к источнику. В них приводится история текста, его внешние особенности);
• научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);
• учебный (предназначен для освоения учебных программ).

     Виды  публикаций:

• пофондовые: публикуются из документов одного архивного фонда;
• тематические: публикуются из документов различных фондов, но по одной теме;
• публикации документов одного вида;
• публикации документов одного лица.

     Формы публикации:

• корпус - свод источников по определенной теме;
• том - часть продолжающегося или многотомного издания;
• серия - часть периодического издания;
• часть, раздел - часть одной книги.

     Публикация  готовится в несколько этапов:

1.Предварительный  отбор.

     На  этом этапе определяется тип, вид  и форма публикации. Проводится расследование  на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются все документы, использовавшиеся в подобных публикациях.

2.Выявление  и отбор документов.

     Выявление проводится во всех хранилищах, где  могут храниться документы. На этапе  отбора предпочтение отдается подлинникам  документов и обобщающим материалам.

3.Археографическое  оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

     На  этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок  и принципы отбора документов. Могут добавляться указатель, приложения.

4.Способ передачи текста

     Существуют  следующие способы:

• факсимильный (дословное воспроизведение документа);
• дипломатический (передача части особенностей документа);
• критический (определенная обработка текста, сам текст не редактируется, устраняются очевидные ошибки).

5. Формирование  макета публикации.

     После создания макета, публикация передается в издательство. 

2.2. Перспективы развития  ведомственных архивов. 

     За  время существования России как  самостоятельного государства произошло  несколько полных реорганизаций  структуры федеральных органов, что естественно сказалось на сохранности документов и деятельности архивов организаций.

     История создания ведомственных архивов  показывает, что появление их связано  с объективными потребностями общества в сохранении использовании архивных документов до поступления на вечное хранение.

     Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие  архивы собственно ведомств, текущие  архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных  систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

     Все три названных типа архивов в  той или иной степени в настоящее  время испытывают воздействие нескольких факторов. Первый фактор - это законодательное  регулирование их деятельности. Применительно к решению задач управления, главным последствием воздействия этого фактора стало обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, силовых ведомств, МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

     Второй  фактор - это организационная перестройка  экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности  российского общества. Он способствовал  бурному росту различных видов  негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения.

     Третий  фактор - изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел отчасти к снижению общественного статуса ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов.

     Четвертый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

     Нынешняя  ситуация предельно обострила накапливаемые годами проблемы ведомственного хранения и создала новые: нехватка площадей, перегруженность архивохранилищ, сокращение количества штатных работников.

     За  последние годы во многих министерствах  и ведомствах утрачена подведомственная сеть. В прежнем виде «отраслевой» подход к работе с документами невозможен. Но, тем не менее, многие федеральные органы осуществляют общеотраслевую координацию деятельности подведомственных учреждений: разрабатывают перечни документов со сроками хранения, примерные номенклатуры дел, осуществляют проверки обеспечения сохранности документов.

     В последнее годы активизировалась деятельность организаций по созданию архивов, упорядочению документов, передаче их на постоянное хранение. Возникают новые формы хранения архивных документов: депозитарное хранение - хранение документов органами власти и организациями в течение сроков установленных на основании договора с архивными учреждениями. 
 

                                                                   Заключение

     Использование документов - одна из важнейших функций  архивов всех уровней.

     Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной  и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.