Работа с архивами

    Работа  с архивами.

    Данная  работа включает в себя: анализ архивной документации, подшивка ветхих архивов, проверка подписей и печатей. Каждая папка включает в себя несколько журналов бухгалтерской отчетности. В каждом журнале должны присутствовать журнал операций и определенное число документов. Каждая папка ведется на один месяц. При рассмотрении журналов бухгалтерской отчетности важно учитывать, что количество документов строго должно соответствовать учтенному количеству в журнале операций. Анализ журналов бухгалтерской отчетности происходит следующим образом (на примере журнала №4-расчеты с поставщиками и подрядчиками): Берем документ под названием «журнал операций», ищем в ней поля с надписью «Услуги сторонних организаций», ищем в этих полях наименование организации и стоимость оказанной услуги. Далее ищем документ под названием «Счет-фактура», или «Счет». Проверяем название организации и сумму сделки, при несовпадении какого либо из реквизитов, ищем другую счет-фактуру или счет. Если счет-фактуры с такими реквизитами нет, то это значит, что при составлении данного журнала была допущена ошибка, и при проверке могло выявиться нарушение.

    Подшивка  документов – один из важных элементов  в работе бухгалтерии, поскольку  в архивах находятся документы  прошлых периодов, и при какой-либо проверке, или несовпадении, можно воспользоваться данными архивами. Подшивать документы можно различными способами, например несколько журналов бухгалтерской отчетности за 1 месяц, или один журнал за какой либо промежуток времени. В архивах можно учесть не только документы за 1 месяц, но и за любой другой промежуток времени (Квартал, полугодие, год). Некоторые документы следует подшивать именно за несколько месяцев, ни вкладывая туда документы, которые относятся к другой части (Налоговая отчетность, отчисления во внебюджетные фонды). Подшивка документов происходит следующим образом: производится сбор документов, которые нужно подшить в одну папку, далее берем папку, в которую следует подшить документы. В ней производятся три отверстия. Далее берем документы, которые нужно подшить, также проделываем три отверстия и подшиваем небольшими партиями, при этом, чем меньше часть, которую подшивают, тем прочнее папка и дольше её срок службы.

    Проверка  подписей и печатей далеко не последнее  дело в бухгалтерском деле, поскольку при каких либо проверках подобные ошибки могут играть очень большую роль. Проверка происходит следующим образом (На примере журнала №1-касса): Для начала в журнале операций просматриваем все операции по лицевому счету. Далее ищем все выписки из лицевого счета, которые указаны в журнале операций. В каждой выписке имеется операция с денежными средствами (Поступление на счет или выбытие со счета). При поступлении на счет денежных средств к выписке должно прилагаться расходное расписание. При списании денег со счета к выписке должна прилагаться заявка на кассовый расход или заявка на получение наличных средств предыдущим числом. На каждой заявке на кассовый расход должно иметься по две подписи на каждой страничке: подпись руководителя организации и подпись главного бухгалтера организации.

    Работа  в программе «1С: Предприятие».

    За  время прохождения практики я  очень много времени проводил, работая в программе «1С: Предприятие». Я выполнял такие задания, как составление приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО), составление кассового выбытия, регистрация бюджетных обязательств, введение услуг, оформление заявки на получение наличных средств и т.д.

    Составление всех видов документов в данной программе  довольно легкий процесс, поскольку в программа имеет большое количество справочников, которые облегчают работу с программой.

    При составлении ПКО необходимо указать  сумму, которая пришла, также код  бюджетной классификации (КБК) организации, и статью бюджетной классификации (Расход/доход). Также необходимо указать, откуда были получены данные средства. При составлении РКО необходимо указать КБК организации, сумму, код валюты, размер НДС, направление платежа, статью бюджетной классификации. И в ПКО и в РКО необходимо указать счет.¹

    После составления ПКО и РКО необходимо составить отчет кассира, в котором  будут отмечены все операции на данный день.

    Если  в документе была допущена ошибка, то документ следует сделать непроведенным, и, исправить в нем все ошибки.

    Составление кассового выбытия - один из сложнейших элементов в работе с программой, также этот процесс можно назвать наиболее трудоемкий, так как для составления кассового выбытия требуется большое количество других документов, которые будут служить основанием для кассового выбытия. Такими документами будут являться заявки на кассовый расход и на получение наличных средств, в свою очередь у данных заявок тоже имеется своё основание.

    Для составления кассового выбытия  необходимо ввести название организации, основание для кассового выбытия, сумму кассового выбытия, КБК организации, статью бюджетной классификации, с которой будет списана сумма, счет. Если статей, с которых будет списываться сумма несколько, то можно ввести дополнительную статью в данном документе.

          Введение заявки на кассовый расход. Заявка на кассовый расход составляется на основании введенной счет-фактуры. При введении заявки необходимо указать основание, сумму расхода, КБК организации, статью бюджетной классификации, с которой будет списана сумма, счет, сумма налога на добавленную стоимость. После введения суммы налога, автоматически выводится сумма расхода, которая будет в дальнейшем указываться в кассовом выбытии.

    Введение  заявки на получение наличных средств. Заявка на получение наличных средств  является тоже сложным документом, и вводится на основании чека. В данной заявке особую важность играет введение человека, которому будет выделена сумма денег и на какие цели выделяется данная сумма. Также вводится сумма денежных средств, подлежащих выплате, основание, КБК организации, её наименование, статья бюджетной классификации, сумма налога на добавленную стоимость, счет.

    Введение  услуг производится после того, как  предприятие получило счет-фактуру  за ту или иную услугу, которую необходимо уплатить. Введение услуг очень важно, поскольку после введения услуг, можно будет ввести заявку на кассовый расход, и далее произведется кассовое выбытие денежных средств на оплату данных услуг. Введение услуг происходит очень быстро, так как там нужно ввести всего лишь наименование организации, которая оказала какую-либо услугу, процент налога на добавленную стоимость, стоимость оказанной услуги, номер и серию счет-фактуры.

    Введение  чека также является очень легким и быстрым процессом. На основании  чека потом вводится заявка на получение наличных средств, и далее вводится кассовое выбытие. В данном случае нужно ввести сумму расхода, сумму налога, получателя этих денежных средств, номер чека и его серию.

    Регистрация бюджетных обязательств происходит после принятия организацией расходных  расписаний на определенную сумму. Расходные расписания присылаются казначейством для оплаты расходов, после получения заявок на получение наличных средств и на кассовый расход. Существует два вида бюджетных обязательств: лимиты бюджетных обязательств и предельные объемы финансирования. Если сумма, указанная в расходном расписании с минусом, то значит данная сумма списалась с одной статьи бюджетной классификации на другую, указанную в следующем расходном расписании. Эта операция проводится, если расходы организации по какой-либо статье превышают запланированные лимиты.

    В процессе введения документов ошибок замечается не очень много, но если использовать технологический анализ, то можно выявить все те ошибки, которые не были замечены при введении документа. Технологический анализ рассматривает все введенные документы, реквизиты этих документов. Все эти ошибки будут выводиться в результатах технологического анализа, пока что эти ошибки не будут исправлены.