Автор: Пользователь скрыл имя, 12 Февраля 2012 в 14:13, дипломная работа
Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Слово «документ» в переводе с латинского означа
ВВЕДЕНИЕ 5
Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности 10
1.1. История секретарской деятельности и делопроизводства 10
1.2. Классификация секретарей 17
1.3. Личные и деловые качества секретаря 20
1.4. Должностная инструкция секретаря 26
Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности. 29
2.1. Основные принципы ведения делопроизводства 29
2.2. Организация работы с документами 34
2.2.1. Регистрация документов 36
2.2.2. Обработка входящих документов 39
2.2.3. Обработка исходящих документов 41
2.2.4. Обработка внутренних документов 42
2.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов 43
2.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел. 45
2.3. Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя 53
2.3.1. Переговоры по телефону 55
2.3.2. Организация совещаний 58
2.3.3. Прием посетителей 61
2.3.4. Подготовка служебных командировок. 63
2.4. Оформление деловой документации 65
Глава 3. Современные средства организационной техники в осуществлении секретарской деятельности 69
3.1. Концепция электронного офиса 69
3.2. Основные технические средства осуществления секретарской деятельности 74
Выводы 82
ПРИЛОЖЕНИЕ 85
Список использованной литературы. 96
2.3. Секретарь руководителя обязан знать нормативно-правовую и законодательную базу в пределах своей компетенции (инструкцию по делопроизводству, Закон Украины "Об обращениях граждан". Конституцию Украины и Автономной Республики Крым и др.).
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Запрашивать по поручению руководителя от исполнителей, отделов необходимые ему документы, сведения;
3.2.
Не принимать неправильно
3.3.
Вносить предложения по
4, Ответственность
4.1. Секретарь руководителя несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное исполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
5. Требования к работнику
5.1.
На должность секретаря
5.2. Секретарь руководителя должен обладать навыками работы на ПК, свободно владеть иностранными языками.
5.3. Секретарь должен обладать: оперативностью, чувством ответственности, исполнительностью, дисциплинированностью.
Приложение 2
Журнал
регистрации входящих документов.
| Регистр. №
и дата регистрации |
Откуда
поступил документ |
Исх.
номер, дата доку- мента |
Краткое
содержание |
Кому
передан
на исполнение. Дата и расписка в получении документа |
Дата
возврата
документа. Отметка о контроле и исполнении |
№
дела,
в котором хранится документ |
| |
Приложение 2а
Журнал
регистрации входящих документов.
| Регистр. №
и дата регистрации |
Откуда
поступил документ |
Исх.
номер, дата доку- мента |
Краткое
содержание |
Кому
передан
на исполнение. Дата и расписка в получении документа |
Дата
возврата
документа. Отметка о контроле и исполнении |
№
дела,
в котором хранится документ |
| |
Приложение 3
Журнал
регистрации исходящих
| Исх.
№ |
Куда
и кому |
Краткое
содержание |
№
маш. бюро |
Кол-во
листов |
№
исполн. вход. док. |
ФИО
испол- нителя |
Подпись
для отправ- ления |
Подпись
в получ. копии |
№
дела,
где наход. копия документа | |
| осн.
док. |
при-
лож. | |||||||||
| |
|
|||||||||
Приложение 3а
Журнал
регистрации исходящих
| Исх.
№ |
Куда
и кому |
Краткое
содержание |
№
маш. бюро |
Кол-во
листов |
№
исполн. вход. док. |
ФИО
испол- нителя |
Подпись
для отправ- ления |
Подпись
в получ. копии |
№
дела,
где наход. копия документа | |
| осн.
док. |
при-
лож. | |||||||||
| |
|
|||||||||
Приложение 4
Регистрационно-
Приложение 4а
Регистрационно-
Приложение 5
Бланк
резолюции.
| Резолюция
на вх.
№_______ от «___» _______________ 20___ г. |
| |
| Отметка о
контроле
Исполнить до «___» ______________ 20___ г. |
Приложение 5а
Бланк
резолюции.
| Резолюция
на вх.
№_______ от «___» _______________ 20___ г. |
| |
| Отметка о
контроле
Исполнить до «___» ______________ 20___ г. |
Приложение 6
Контрольная карточка исполнения документа.
Приложение 6
Контрольная
карточка исполнения документа.
Приложение 7
Установленная
форма номенклатуры дел.
Приложение 8
Образец
формуляра делового письма.
Список литературы.
Закон Украины «Об обращениях граждан». Ведомости ВР АРК, 1996 - № 47.
Постановление КМУ «Об утверждении инструкции по делопроизводству за обращениями граждан в органах госвласти и местного самоуправления» № 348. – К., 1997.
Закон Украины «Об информации». Ведомости ВР АРК, 1992 - № 48.
Закон Украины «О Национальном архивном фонде». Ведомости ВР АРК, 1994 - № 15.
ГОСТы.
Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», изд-во Экмос, 1999.
Бондырева Т. Н. Секретарское дело. - М.: Высшая школа, 1989.
Васильева И. Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учебное пособие для вузов / ВЗФЭИ. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 1999.
Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М., 1990.
Головач А. С. Образцы оформления документов. – Д., 1997.
Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К., 2001.
Дунаевский О.В. Современная условная речь. – М., 1987.
Ерошкин
Н. П. История государственных
Каменнова М. Управление электронными документами: технологии и решения // Открытые системы – М., 1995.
Под ред. Кудряева В.А. и др. Организация работы с документами. – М.: Инфра М, 1998.
Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Кузнецова Г.В., Лихачев М.Т. и др./ – М.: Экономика, 1991.
Кузнецова Т.А. и др - Секретарское дело. М., 1996.
Ларин М.В. Управление документацией: теория и практика // Делопроизводство, 2001 г. - № 1.
Лоу Д. Секреты Word для Windows’95 – К.: Диалектика, 1996.
Справочник по делопроизводству. Практическое пособие. – 2-е изд. /Под ред. Павлова К.С./ – М.: Приор, 1999.
Попов В.М. “Бизнес-план: отечественный и зарубежный опыт. Современная практика и документация. – М.: Экмос, 1998.