Организация секретарского обслуживания

       Трудно  сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

       Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно  и продуманно одет, опрятен, готов  быстро и квалифицированно выполнить  данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.

       Функции секретаря разнообразны. Ряд из них  нетрудно освоить за сравнительно короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного сослуживца и т.д.

       Техническое обновление производства, совершенствование  процессов труда требуют постоянного  повышения знаний и умений всех категорий  работников, включая секретарей.

       Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

       У нас имеются некоторые рекомендации по улучшению секретарской деятельности в исполнительных органах Сакского городского совета:

       Необходима  разработка нормативного документа, регламентирующего  секретарские должности от низшей ступени  к высшей, по уровню профессиональной подготовки. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы  более детальному обсуждению круга конкретных обязанностей секретаря.

       Требуется постоянное повышение квалификации секретаря. В связи с тем, что  с каждым годом растет число нормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распространение новые средства оргтехники и информационные технологии, то секретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, овладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К сожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопросам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внимания.

       Необходима  организация внутриофисной телефонной связи. Много сложностей возникает у руководителя (городского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно провести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мини-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри организации, так и для выхода во «внешний мир».

       Требуется более полное оснащение офисов Сакского городского совета современной оргтехникой  и программным обеспечением. Это  необходимо для облегчения работы с  документами (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, электронной почте).

 

       ПРИЛОЖЕНИЕ 

       Приложение 1  
 

       УТВЕРЖДАЮ

       Генеральный директор

       ЗАО «Ринго»

       _________О.  В. Лемех

       «01»  марта 1996 г. 

       ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

       секретаря-референта генерального директора

       Общие положения

       Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется  директором.

       Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

       Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору  предприятия.

       В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

       законодательными  актами РФ;

       Уставом предприятия;

       Положением  о функциональных службах предприятия;

       приказами (указаниями) руководства предприятия;

       нормативно-методическими  материалами по организации делопроизводства.

       На  должности секретаря-референта человек  должен владеть вопросами:

       перспектив  развития предприятия, его финансово-хозяйственной  деятельности;

       организации работы с документами, составлении документов;

       применение  средств вычислительной и организационной  техники;

       перевода  служебной документации на иностранный  язык коммерческого партнера.

       культура  труда и служебной этики;

       охрана  труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

       оказание  первичной медицинской помощи.

       Функции и обязанности

       На  секретаря-референта возлагаются  следующие функции и обязанности:

       Информационно-справочное обслуживание по документам.

       Методическое  руководство и контроль за организацией делопроизводства.

       Обеспечить  выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

       Использовать  ПЭВМ как средство автоматизации  делопроизводства.

       Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

       Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

       Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

       Права

       Секретарь-референт имеет право:

       Запрашивать из функциональных служб необходимые  материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

       Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

       Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

       Визировать  документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

       Вносить на рассмотрение руководства предложения  по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

       Требовать от руководства нормальных условий  выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

       Работать  с документами, имеющими гриф «КТ» или  «конфиденциально».

       Принимать решения в рамках своей компетенции.

       Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия  по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

       5. Ответственность

             Секретарь-референт несет ответственность за:

             5.1. Качество  документов, представленных на подпись  руководству предприятия.

             5.2. Небрежное,  халатное отношение к своим  должностным обязанностям.

 

       

       Приложение 1а. 
 

       УТВЕРЖДАЮ

       Городской голова

       ________А.  Н. Канибас

       «01» апреля 2003 г. 

       ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

       секретаря-руководителя исполнительного комитета

       Сакского  городского совета.

       1. Общие положения

       1.1. Секретарь непосредственно подчиняется городскому голове.

       1.2. Секретарь назначается и освобождается  от должности приказом (распоряжением)  городского головы.

       1.3. В период временного отсутствия  секретаря его обязанности выполняет работник, назначаемый городским головой.

       1.4. Секретарь не имеет работников в своем подчинении.

       1.5. Секретарь руководителя в своей  деятельности руководствуется распоряжениями, указаниями городского головы, инструкцией по делопроизводству, настоящей должностной инструкцией, Законом Украины "Об обращениях граждан".

       2. Основные задачи  и обязанности

       2.1. Секретарь руководителя выполняет  технические Функции по обеспечению  и обслуживанию  руководителя.

       2.2. Секретарь обязан:

       а) получать необходимые руководителю сведения от исполнителей, отделов, служб, организовывать прием посетителей;

       б) принимать и передавать телефонограммы, телеграммы, записывать телефонные переговоры в отсутствие руководителя с последующим докладом;

       в) вызывать по поручению городского головы заместителей и работников организации на совещания;

       г) обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми канцтоварами и инвентарем;

       д) следить за соблюдением сроков исполнения поручений, взятых на контроль; оформлять и отправлять исходящую документацию; вести картотеку учета получаемой и отправляемой корреспонденции;

       е) вести делопроизводство в пределах своей компетенции, формировать дела по установленной номенклатуре, обеспечить сохранность;

       ё) производить оформление и выдачу справок гражданам.