Новые информационные технологии обработки документов

Вторая неприятная проблема состоит в том, что при использовании внешней СУБД возникают некоторые трудности как при миграции с одной версии СЭД на другую, так и при переходе с одной версии СУБД на другую. Чаще всего такая ситуация приводит к определенному консерватизму пользователей в вопросе перехода на новые версии.

Нужно отметить, что СЭД «М.видео» построена на основе Lotus Notes/Domino. Это позволяет использовать все механизмы, заложенные в эту среду, в том числе средства резервного копирования, репликации, поиска и т.д. Проблемы такого подхода лежат в самой необходимости наличия определенной среды для работы системы управления документами, а также в тех ограничениях, которые накладывает конкретная среда на структуру ее баз данных.

2. Хранилище самих документов.

Для реализации хранилища документов существует два подхода: хранение в файловой системе или в специализированном хранилище СЭД.

Хранение в файловой системе понижает степень безопасности при разграничении доступа, так как файловая система может не поддерживать ту модель безопасности, которая реализована в самой СЭД. Поэтому приходится наделять СЭД своими правами доступа, так что файлы, сохраненные ею, будут недоступны ни одному из пользователей напрямую. А СЭД поддерживает свою систему списка пользователей с правами доступа, организуя доступ к файлам через эти права. Система доступа при этом становится сложной в сопровождении и не вполне безукоризненной с точки зрения информационной безопасности.

Для обеспечения дополнительной надежности часто используется шифрование файлов при хранении. Кроме того, практически все СЭД используют случайное именование файлов, что сильно усложняет поиск нужного файла при попытке доступа в обход системы. Надо сказать, что большинство СЭД осуществляют хранение файлов в файловой системе.

При работе с файловой системой большинство СЭД требуют перемещения файлов в специально организованные каталоги. Но есть и исключения. Например, системы «Евфрат» и Microsoft SharePoint позволяют регистрировать в системе файлы, не требуя их физического перемещения в хранилище. Понятно, что такой подход опасен с точки зрения целостности данных, но зато очень удобен в «переходный период» внедрения СЭД.

В «М.видео» используется система, имеющая свое собственное хранилище файлов или использующие хранилище среды, на основе которой построена Lotus Notes/Domino. Это гарантирует более эффективное управление доступом к документам и более надежное решение проблемы разграничения доступа. Так устроены, системы на основе Lotus Notes от компании «БОСС-Референт».

Как показала практика, автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Таким образом, в «М.видео» построена СЭД на базе  Lotus Notes. Информационные технологии обработки документов помогают решать следующие управленческие задачи:

-        организовать эффективную работу с договорами;

-        сделать внутрикорпоративный документооборот максимально безбумажным;

-        автоматизировать документооборот в различных регионах;

-        обеспечить качественный контроль исполнения поручений руководителей;

-        повысить эффективность работы с заявками;

-        реализовать проектный документооборот и возможность коллективной работы.

СЭД является эффективной системой организации документооборота.

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволят внедрить новые информационные технологии документооборота и успешно их эксплуатировать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, на основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета.

СЭД  формирует новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку.

Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Степень эффективности использования СЭД определяется тем, насколько документы (неструктурированная информация) определяют информационное наполнение деятельности предприятия. Очевидно, например, что для чисто торговой организации основное информационное наполнение - это структурированные данные, заключающиеся в базах данных. Возможно, такой организации и нужно хранить договоры, но вряд ли дело дойдет до внедрения СЭД. Однако если торговая организация дорастет до сети магазинов в десятках городов и сложной логистикой, то рано или поздно придется подумать о внедрении системы СЭД.

Именно к таким предприятиям относится торговая компания «М.видео». Торговая сеть компании в 2009 году состояла из 157 магазинов в разных регионах страны. Начиная с 2007 года на предприятии используются информационные технологии обработки документов.

При выборе СЭД на предприятии учитывалось множество факторов, и окончательное решение было принято на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики предприятия.

СЭД предприятия построена на основе Lotus Notes, используются программные продукты от компаний «Электронные Офисные Системы» и «БОСС-Референт», осуществлена стыковка и координации разных продуктов.

Практика показала, что новые информационные технологии обработки документов значительно повышают эффективность организации службы делопроизводства в крупных, разветвленных компаниях. Нужно отметить, что к наиболее важным аспектам выбора, внедрения и последующего использования СЭД необходимо учитывать помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, также возможности их адаптации, модификации и развития.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.      Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г.                №129-ФЗ // Собрание законодательства РФ. – 1996. - №48. - Ст. 5369.

2.      Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

3.      Айман, Т.О. Делопроизводство / Т.О. Айман. - М.: Риор, 2005. - 271 c.

4.      Андреева,  В.И.  Образцы  документов  по  делопроизводству / В.И. Андреева. - М.:  ЗАО  «Бизнес-школа  «Интел-Синтез», 2005. – 160 с.

5.      Асеев, Г.Г. Электронный документооборот. Учебник / Г.Г. Асеев. - Киев: Кондор, 2007. - 498 с.

Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2005. – 272 с.

6.      Кирсанова,  М.В.  Курс  делопроизводства:  Документационное  обеспечение  управления:  Учебное  пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М.  Аксенов. - М.: ИНФРА-М,  2004. – 287 с.

7.      Козлов, Н.В. Правильно оформляем документы на компьютере: Настольная книга менеджера, секретаря, офисного работника / Н.В. Козлов, Н.Н. Пещерская. – М.: Юнити, 2007. – 224 с.

8.      Куняев, Н.Н. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов. – М.:  Логос, 2008. - 351 с.

9.      Кушнаренко, Н. Документоведение. Учебник / Н. Кушнаренко. – М.: Знания, 2008. – 459 с.

10. Организация работы с документами: Учебник ; под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 386 с.

11. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: Проспект - Велби, 2005. - 383 c.

12. Санкина,  Л.В.  Справочник  по  кадровому  делопроизводству / Л.В. Санкина. – М.:  МЦФЭР, Библиотека  журнала  «Справочник  кадровика»,  2004. – 304 с.

13. Стенюков,  М.В.  Образцы  документов  по  делопроизводству  (руководство  к  составлению) / М.В. Стенюков.  -  М.: ПРИОР,  2004. – 144 с.

14. Стенюков, М.В.  Документы.  Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.:  ПРИОР, 2005. – 144 с.

15. Официальный сайт ОАО «Компания «М.видео». - http://ulyanovsk.mvideo.ru/company/

[1]              Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.// Собрание законодательства РФ. – 1996. - №48. - Ст. 5369.

[1]              Айман, Т.О. Делопроизводство / Т.О. Айман. - М.: Риор, 2005. – С.23.

[1]              Организация работы с документами: Учебник ; под ред. проф. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С.314.

[1]              Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.

[1]              Кирсанова,  М.В.  Курс  делопроизводства:  Документационное  обеспечение  управления:  Учебное  пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М.  Аксенов. - М.: ИНФРА-М,  2004. – С.74..

[1]              Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2005. – С.203.

[1]              Асеев, Г.Г. Электронный документооборот. Учебник / Г.Г. Асеев. - Киев: Кондор, 2007. – С.28.

[1]              Асеев, Г.Г. Электронный документооборот. Учебник / Г.Г. Асеев. - Киев: Кондор, 2007. – С.28.

[1]              Кушнаренко, Н. Документоведение. Учебник / Н. Кушнаренко. – М.: Знания, 2008. - С.301.

[1]              Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко. – СПб.: Питер, 2005. – С.208.

[1]              Официальный сайт ОАО «Компания «М.видео». - http://ulyanovsk.mvideo.ru/company/

[1]              Официальный сайт ОАО «Компания «М.видео». - http://ulyanovsk.mvideo.ru/company/

[1]              Кушнаренко, Н. Документоведение. Учебник / Н. Кушнаренко. – М.: Знания, 2008. - С.309.

[1]              Асеев, Г.Г. Электронный документооборот. Учебник / Г.Г. Асеев. - Киев: Кондор, 2007. – С.79.