Информационные технологии

Внедрение информационных технологий в практику муниципального управления

Перспективный уровень

1. Описание практики

Современные условия требуют  высокого уровня информатизации среды муниципального образования и муниципального управления в частности. В каждом муниципальном образовании должен присутствовать минимальный набор информационных атрибутов эффективного управления – муниципальный сайт, местная сеть радио- и телевещания, газета. Муниципальное управление должно быть в значительной степени автоматизировано (ведение электронного документооборота, информационных баз данных). Для этого необходимо поддерживать достаточно высокий уровень подготовки и технической обеспеченности сотрудников администрации.

Внедрение информационных технологий (ИТ) в практику муниципального управления состоит в повсеместном их использовании для решения оперативных, тактических и стратегических задач развития муниципального образования в рамках единого информационного пространства. Под «единым информационным пространством» подразумевается использование различными структурами муниципальной администрации в своей работе единых муниципальных баз данных (населения, юридических лиц, недвижимости, земельных участков, цифровой карты города и т.п.), стандартов и классификаторов.

Необходимым этапом внедрения ИТ и единого информационного пространства является разработка регламентов, определяющих информационное взаимодействие между структурами, ведущими базы данных, и структурами, являющимися пользователями этой информации. Регламенты должны определять порядок передачи информации, права доступа к ней, защиту информации от несанкционированного доступа.

Внедрение ИТ в практику муниципального управления, создание единого информационного  пространства обеспечивает открытость муниципальной власти, широкое предоставление электронных сервисов населению, реализацию принципа «одного окна», повышает инвестиционную привлекательность муниципального образования.

2. Муниципальное образование

Город Дзержинский (Московская область)

3. Исходная ситуация

Город Дзержинский – один из пионеров внедрения передовых технологий в сфере муниципального управления, достигший на этом поприще существенных успехов. Местная администрация одной из первых в стране перешла к широкому использованию современных информационных технологий в управленческой практике.

Однако исходная ситуация в городе в области информатизации была типична для большинства муниципальных образований начала 1990-х годов. На всю администрацию приходились 4 компьютера, не объединенные в сеть, и 1-2 специалиста, владеющие «Лексиконом» и имеющие смутное представление о современных компьютерных технологиях. Среди рядовых сотрудников наблюдалась практически полная компьютерная безграмотность. Все это отмечалось на фоне стремительно меняющегося законодательства и притока в сферу муниципального управления большого числа новых специалистов, не имеющих достаточного опыта административной работы.

Но исходная ситуация имела и положительные стороны, создавшие благоприятную почву для реализации практики. Среди них стоит особо выделить человеческий фактор: умение сотрудников администрации системно мыслить и понимание ими перспективности информационных технологий.

4. Поэтапные мероприятия в рамках реализации практики

Можно выделить следующие этапы  развития информационных технологий в городе и их использования в практике управления:

1) 1992-1995 годы. Систематизация данных о налогах и налогоплательщиках, а также о бюджетных расходах, первые аналитические материалы на основе этих данных. Получение и дальнейшая актуализация базы данных «Население». Интенсивное обучение сотрудников основам компьютерной грамотности. Использование правовых баз данных в повседневной работе. Появление первой локальной вычислительной сети.

2) 1996-2000 годы. Распространение автоматизированных рабочих мест в бухгалтерии, финансовом управлении, органах социальной защиты, ЖКХ, в управлении муниципальным имуществом, землеустройстве. Оборудование компьютерных классов в школах. Актуализация ранее накопленных баз данных. Развитие геоинформационной системы (ГИС), создание предпосылок для ее использования в качестве инструментария для решения практических задач. Интенсивное обучение сотрудников новым офисным технологиям, работе с электронной почтой, Интернетом. Получение устойчивого положительного опыта, подтверждающего эффективность информационных технологий, а именно:

• возможность решения в сжатые сроки задач, недостижимых за счет простого увеличения численности сотрудников;
• возможность достижения принципиально нового качества в решении задач;
• возможность решения задач, которые раньше вообще не могли быть поставлены в повестку дня.

3) 2001-2004 годы. Широкое общественное обсуждение и принятие программы «Информационный город», явившейся плодом коллективной работы сотрудников администрации, депутатов, привлеченных специалистов-экспертов, общественности, сотрудников муниципальных предприятий и учреждений, университета. Разработка нормативных документов муниципального уровня, регламентирующих информационные потоки, порядок передачи информации, права доступа к ней, ответственность за несанкционированный доступ. Ведение классификаторов и справочников муниципального уровня. Значительная автоформализация профессиональных знаний, развитие муниципальной геоинформационной системы как основы интеграции всех данных, развитие телекоммуникационной среды. Внедрение электронного документооборота. Получение значительного социального эффекта от внедрения ИТ на примерах жилищного субсидирования, реестра льготных категорий, управления жилищно-коммунальным хозяйством.

4) 2004-2007 годы (в стадии реализации). Разработка новой целевой программы информатизации, обобщение данных для построения аналитической системы поддержки и принятия решений, разработка электронных регламентов работы подразделений для размещения их в Интернете с целью повышения публичности и прозрачности деятельности муниципальной власти. Разработка прототипа «ситуационной комнаты» – системы мониторинга и поддержки принятия решений.

5. Административное и организационное обеспечение реализации практики

Организации, участвовавшие в разработке программы «Информационный город», программном и техническом обеспечении для внедрения информационных технологий в практику муниципального управления, сведены в настоящую таблицу.

6. Факторы успешной реализации практики

Успешной реализации практики способствовали следующие факторы.

1. Реализация принципа первого лица, наличие воли и административного ресурса руководителя города. Глава города всегда уделял большое внимание развитию информационных технологий. Дзержинский – один из немногих городов, в составе администрации которого есть структурное подразделение, ответственное за развитие программного, технического, технологического, нормативного обеспечения в сфере информатизации и телекоммуникаций, по численности персонала сопоставимое с функциональными подразделениями. Без использования административного ресурса практически невозможно внедрение таких систем, как электронный документооборот с подсистемой контроля исполнения распорядительной документации или муниципальная геоинформационная система.

2. Постоянный состав команды исполнителей на протяжении всего периода работы. Данное обстоятельство обеспечило системность и преемственность решений, единство информационного пространства.

3. Высокий интеллектуальный потенциал сотрудников. Данный фактор обеспечил хорошую обучаемость сотрудников, их умение грамотно формулировать задачи и выдвигать требования, использовать накопленные данные, доброжелательно и требовательно взаимодействовать с любым подразделением, не замыкаясь в рамках своих узкопрофессиональных задач. Все это в совокупности обусловило низкий психологический барьер при использовании нового программного обеспечения.

Сюда же можно отнести проведение политики морального и материального поощрения работников в приобретении новых знаний, навыков, автоформализации профессиональных знаний, умении использовать новые технологии, а также включение в обязательные квалификационные требования компьютерной грамотности.

4. Выделение достаточного финансирования из местного бюджета.

5. Поддержка местного  сообщества, наличие волонтеров среди жителей. Фактически становление муниципальной ГИС и создание и поддержка официального сайта были обеспечены работой жителей города, не являвшихся штатными сотрудниками администрации и готовых сотрудничать с муниципалитетом за сравнительно невысокую плату.

6. Постоянное повышение  квалификации сотрудников. Ни одно готовое программное решение, приобретенное на рынке, не удовлетворяет особенностям муниципального образования более чем на 90%. Существует опасность попадания в зависимость от монополистов. Готовые программные решения можно и нужно покупать при следующих условиях:

• высокое качество продукта;
• заложенные в продукт возможности адаптации к конкретному пользователю и к условиям конкретного муниципального образования;
• дешевая (по возможности бесплатная) поставка новых версий или релизов в связи с изменением законодательства;
• наличие «горячей линии»;
• распространенность продукта и, как следствие, наличие специалистов на уровне пользователя и разработчика.

В других случаях целесообразно  опираться на собственные силы, удовлетворяя рост информационных потребностей за счет собственных специалистов. Для этого в договоры на разработку специального прикладного программного обеспечения нужен обязательно закладывать обучение своих специалистов до уровня, необходимого для поддержки и развития системы. В противном случае даже внедренные системы обречены на умирание.

7. Сосредоточение всех сотрудников, занимающихся информационными технологиями, в одном подразделении. Данный фактор позволил проводить единую техническую, лицензионную, программную политику, обеспечил единство решений и возможность интеграции данных в едином информационном пространстве.

8. Широкие контакты с коллегами из других муниципальных образований, с местным университетом, некоммерческими организациями; кооперация с другими городами для разработки больших программных комплексов.

7. Проблемы реализации практики и пути их решения

В процессе реализации практики возникали разного рода трудности. Большинство из них было разрешено в рабочем порядке. Ряд трудностей, однако, в полной мере преодолеть не удалось, а именно:

• недостаток средств для покупки лицензионного программного обеспечения и готовых программных продуктов, получения актуальной картографической информации и построения единой городской информационной магистрали на основе оптоволокна;
• недостаточное взаимопонимание с государственными структурами, расположенными на территории муниципального образования и владеющими государственными ресурсами в муниципальном разрезе;
• нарастающее давление сверху – необходимость внедрения АРМов, предписанных областными комитетами и министерствами и ориентированных на решение не муниципальных, а региональных задач.

8. Затраты на реализацию практики

Программа развития информационных технологий финансировалась из местного бюджета в размере 0,5% от всех бюджетных расходов. Кроме того, в 1997 году был получен грант от фонда «Евразия» на сумму 15 тысяч долларов США. Численность сотрудников информационно-аналитического отдела (сейчас – Аналитического управления) за время развития системы увеличилась с 3 до 8 человек. В настоящее время этот штат позволяет самостоятельно поддерживать работу 4 ЛВС, 105 компьютеров, наработанное программное обеспечение, внедрять новые технические решения и программные разработки.

9. Полученные результаты

В результате реализации практики город накопил богатый опыт положительных решений в области информационных технологий, а именно: