Информационные технологии

• решены вопросы начисления квартплаты и предоставления жилищных субсидий;
• создан и ведется регистр населения муниципального уровня;
• в администрации внедрен электронный документооборот, обеспечивающий создание базы данных нормативных документов администрации и совета депутатов;
• функционирует муниципальная геоинформационная система (сейчас в ней уже 35 базовых слоев, а для решения отдельных аналитических задач создано около 40 тематических слоев);
• внедрено в полном объеме казначейское исполнение бюджета, охватывающее бюджетные, целевые средства и средства по предпринимательской деятельности полностью по всем отраслям;
• действует городской сайт;
• во всех школах имеются компьютерные классы;
• реализовано дистанционное обучение по выделенному каналу в филиале университета;
• на базе городской библиотеки создан центр доступа к городским и мировым информационным ресурсам;
• создан реестр муниципальных информационных ресурсов, насчитывающий более 40 позиций.

Остановимся на некоторых реализованных  элементах управления с использованием информационных технологий и проанализируем их результаты для города, его администрации и населения.

9.1. Электронный документооборот

Электронный документооборот  (ЭД) изначально создавался как внутренний инструмент администрации. Необходимо было обеспечить работу с нормативными документами и поручениями в едином информационном пространстве всех подразделений администрации, расположенных на разных территориях, а также интегрировать в документооборот электронную почту, пейджер главы города, личный прием главы и его заместителей, внутренний документооборот подразделений и общий документооборот администрации, реализовать принцип одноразовости ввода информации в систему и разработать инструментарий для коллективной работы. Все эти цели удалось реализовать.

Электронный документооборот –  это стержень, придающий муниципальному управлению монолитность, целостность, повышающий управляемость. Он переводит на новую ступень культуру управленческого труда, требует соблюдения общих стандартов в оформлении документов и технологии их обработки, предъявляет повышенные требования по части компьютерной грамотности ко всем сотрудникам, в том числе к руководителям. Система электронного документооборота – более широкое понятие, чем автоматизация делопроизводства или контроль исполнения. Интеграция в единую базу внутренних нормативных документов законодательной и исполнительной власти, обращений граждан, личного приема главы города и его заместителей, инициативных поручений руководителей, пейджера главы города создала в итоге новое качество не только для муниципального управления, но и для жителей и предпринимателей города. Таким образом технически был обеспечен принцип открытости муниципальной власти.

Органичным результатом функционирования ЭД явилось создание автоматизированной базы данных нормативных документов, доступных для населения на сайте и в библиотеке города.

ЭД обладает следующими функциональными возможностями:

• распределенная подготовка электронных версий и централизованная регистрация всех видов документов;
• организация исполнения всех видов документов на основании иерархии контрольных карточек, формирование истории исполнения документа;
• централизованная обработка общей электронной почты администрации и предоставление сотрудникам распределенного доступа к общей почте;
• регистрация и обработка обращений;
• централизованная обработка заявлений, поступающих по каналам пейджинговой связи;
• подготовка личного приема граждан руководителями.

Внедрение системы ЭД принесло следующие результаты:

• для жителей города:
• гарантия полноты учета всех обращений (в том числе на пейджер, по электронной почте) с уверенным контролем исполнения поручений по поднятым вопросам;
• доступ к городским нормативным документам.
• для администрации:
• обеспечение связи «власть – жители» как основы доверия населения к органам власти, улучшение взаимодействия с жителями города;
• сокращение времени на формирование поручений;
• сокращение непроизводительных затрат при оформлении документов;
• обеспечение полноты учета и хранения документов и поручений;
• улучшение исполнительской дисциплины за счет систематизации информации и повышения оперативности доставки управленческих решений и ужесточения контроля;
• обеспечение полноты и актуальности нормативной базы муниципального образования;
• создание информационных ресурсов коллективного пользования (электронная почта администрации), доступных в полном объеме всем сотрудникам администрации;
• повышение качества принимаемых управленческих решений;
• повышение общей культуры работы с документами и обеспечение строгого стандарта их оформления;
• уменьшение количества ошибок и затрат времени при оформлении поручений.

9.2. Начисление и сбор квартплаты

Внедрение информационных технологий в области ЖКХ обеспечило, наряду с другими мерами, высокий процент сбора платежей за жилищно-коммунальные услуги. Уже одно это многократно окупило все затраты на информатизацию муниципального управления.

В настоящее время параметры  предоставления жилищно-коммунальных услуг населению таковы:

9.3. Предоставление жилищных субсидий

С использованием базы данных «Население», которая постоянно актуализируется в городе уже несколько лет, и соглашения об информационном обмене с рядом учреждений удалось реализовать такую схему информационных потоков, которая сократила процесс назначения субсидии до 13-18 минут. Это не только время приема субсидионера работниками отдела жилищных субсидий, а полное время затрат населения, поскольку никаких дополнительных справок, кроме справок о заработной плате и стипендии, от семьи не требуется.

Данная схема имеет следующие  функциональные возможности:

• расчет размера субсидии;
• приостановка выплаты субсидии;
• корректировка назначенной субсидии;
• автоматизированная передача данных в бухгалтерию по расчету квартплаты и электроэнергии;
• автоматизированное формирование регламентированных отчетов;
• формирование аналитических материалов.

Время приема семьи для назначения субсидии составляет в среднем 13-18 минут, время, затрачиваемое семьей для сбора справок – не более 20 минут.

9.4. Создание и ведение регистра населения муниципального уровня.

Для эффективного управления муниципальным развитием администрация нуждается в детальной и достоверной информации о населении, обобщенной до приемлемой точности («регистре населения»). Эта информация должна содержать сведения о зарегистрированном, постоянном и временно проживающем населении (для Дзержинского это особенно актуально, так как разница между фактически проживающим и зарегистрированным населением составляет 10%), о лицах без определенного места жительства, неблагополучных, одиноких лицах и т.д. Эти данные должны использоваться при решении как долгосрочных стратегических, так и среднесрочных, и оперативных вопросов.

Регистр населения целесообразно создавать там, где возникает первичная информация, а именно в паспортных столах службы единого заказчика.

Практика города Дзержинского показала, что муниципалитет в состоянии вести базу регистрационных данных, обеспечивая полноту, достоверность и конфиденциальность информации. Результаты этой работы используются практически во всех информационных системах – социальных, геоинформационных, архитектурных проработках, финансовом планировании и т.д.

9.5. Социальная защита населения

В Дзержинском реализован принцип одноразовости получения информации от населения при предоставлении льгот. В соответствии с этим принципом объединены данные пенсионного отдела и отдела социальной защиты, что обеспечило предоставление населению льгот без хождения по инстанциям и предоставление копий справок во все точки начисления платы за услуги.

Реестр льготных категорий ведется  на основе муниципального реестра населения с использованием сквозного уникального кода жителя. Накопленные информационные ресурсы позволят при переходе на адресное предоставление льгот с компенсацией через отдел социальной защиты минимизировать потери населения и нагрузку на работников социальной защиты.

9.6. Создание Центра общественного доступа к информации на базе городской библиотеки

Городская библиотека стала центром  доступа к мировым информационным ресурсам. Были приобретены несколько компьютеров с подключением к Интернету, несколько десятков электронных изданий энциклопедий, развивающих программ, тренажеров и т.д.

В настоящее время в библиотеке жители города Дзержинского могут:

• взять в прокат или поработать непосредственно в библиотеке с энциклопедиями и обучающими программами на лазерных дисках;
• распечатать или записать на электронный носитель ранее заказанный материал;
• взять в прокат аудио- и видеокассеты с произведениями классической отечественной и зарубежной литературы;
• выйти в Интернет по выделенной линии.

Центр является одним из технологических  элементов, обеспечивающих взаимодействие населения с органами местного самоуправления, поскольку в нем обеспечен доступ населения к информационным ресурсам, отражающим деятельность администрации и Совета депутатов,

Центр общественного доступа к информации способен решить задачу выравнивания информационного неравенства. Значительная часть населения не обладает возможностью иметь дома компьютерную технику и оплачивать услуги доступа во всемирные информационные системы. А между тем условием благополучия личности в современном обществе становится знание, полученное благодаря беспрепятственному доступу к информации и умению работать с ней. Через центр может быть реализована программа так называемых «информационных субсидий», когда определенным категориям населения доступ к ресурсам будет предоставляться бесплатно или со значительной скидкой.

Можно выделить следующие формы  предоставления информационных субсидий:

• обучение работе с правовыми базами, нормативными документами, офисными программами, Интернетом;
• бесплатное предоставление учебного материала, программ-тренажеров, электронных энциклопедий;
• предоставление доступа в Интернет;
• предоставление компьютерного времени.

Среди пользователей преобладают представители тех групп населения, у которых потребность в ресурсах есть, а возможности ограничены – школьники, студенты, молодые журналисты, пенсионеры.

В перспективе планируется интеграция через Центр в единую интрасеть школ, городской библиотеки и филиала университета, что поможет создать новую среду получения и освоения знаний.

Центр общественного доступа к информации – это не только точка потребления информационных ресурсов, но и точка кристаллизации, самоорганизации общества, работы волонтеров. Обучение и консультации в Центре могут предоставляться бесплатно (подобный опыт также имеется). Через Центр также можно проводить координацию деятельности городского Интернет-сообщества.

9.7. Создание сайта города

Сайт г. Дзержинского создавался под лозунгом: «В нашем городе – открытая власть». Прежде всего, ставилась задача предоставить жителям доступ к важнейшим муниципальным документам (бюджету, отчету об исполнении бюджета), дать сведения о работе администрации – алгоритмы решения вопросов, необходимые документы, расписание приемных часов и т.д.

Открытые на сайте информационные ресурсы дают гражданам возможность отождествлять себя с публичной властью, а не противопоставлять себя ей. Прямой диалог с населением по проекту бюджета, отчеты об использовании средств, дискуссии по острым городским проблемам ведут к укреплению городского сообщества, формированию конструктивного общественного мнения, оказывающего непосредственное влияние на жизнь горожан.

На сайте жители города могут:

• ознакомиться с городскими новостями;
• получить информацию о городских предприятиях;
• ознакомиться с местными нормативными документами;
• ознакомиться с последними публикациями в газете «Угрешские вести»;
• написать заявление и т.д.

В 2003 г. у пользователей сайта появилась возможность обратиться с вопросом непосредственно к главе города.