Новые информационные технологии обработки документов

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

В условиях рыночной экономики большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации, использовать программу дезинформации конкурентов, заботиться о материальной заинтересованности сотрудников, чтобы уберечь их от искушения похищать и продавать секреты предприятия. Руководство должно проводить политику взысканий и поощрений, направленную на профилактику возможных нарушений.[1]

1.2 Информационные технологии в документообороте как способ повышения эффективности службы делопроизводства

Необходимо отметить минусы бумажного документооборота:

-        медленный поиск документов;

-        трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

-        сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;

-        длительность сроков подготовки и согласования документов;

-        сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей;

-        невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.

Таким образом, традиционный документооборот оказывается неэффективным. Все эти минусы устраняются с введением систем электронного документооборота. Для организаций, где количество документов и сложность их ведения велики, становится жизненно важной задача автоматизации документооборота с целью устранения вышеперечисленных недостатков.

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

-        использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

-        сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов удобного расположения реквизитов;

-        широкое применение унификации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Еще одно направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Важнейшим современным способом совершенствования документооборота является его автоматизация.

Практически все современные системы электронного документооборота (далее - СЭД) поддерживают все этапы жизненного цикла документа. Вопрос только в том, насколько полна эта поддержка. Есть системы, ориентированные на делопроизводство, и в них не реализовано эффективное хранение документов, а актуально выполнение всех процедур работы с документами, регламентированных существующими нормами. А сами документы могут лежать в папках в шкафу. [1]

Некоторые системы ориентированы на эффективную поддержку движения электронных документов внутри структуры, но при этом не имеют собственного электронного архива - хранилище, реализованное в этих системах, предназначено только для оперативного хранения документов в процессе их жизненного цикла. После опубликования документы выходят из системы и возвращаются в типовую для них среду хранения, например, в файловую систему. К такой системе можно «пристыковать» электронный архив, где сохраняется документ вместе с его историей и сопроводительной карточкой.

Например, компания «Электронные Офисные Системы» предлагает состыковать свой продукт «Дело» с электронным архивом, созданным компанией на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet». Тот же самый сервер компании «Кодекс» применяет и компания «Гранит-Центр» в качестве электронного архива к своей системе «ГранДок». Прежние версии обеих систем поставлялись без электронного архива.

С точки зрения технологий системы электронного документооборота мало отличаются от любых других распределенных информационных систем. По принципу построения архитектуры они пытаются по возможности следовать современным тенденциям и требованиям рынка. Сейчас наиболее популярна концепция открытой среды, максимально подверженной адаптации под конкретные нужды, но при этом несложной в установке и сопровождении, с «тонким» клиентом и выделенным сервером приложений, по возможности многоплатформным.

Все существующие системы в той или иной мере приближаются к этому идеалу. Однако еще достаточно распространены системы, основанные на полнофункциональном клиенте, привязанном к конкретной платформе. Иногда в этих случаях для удаленного доступа предлагается отдельный Web-клиент с ограниченной функциональностью. Например, в системе «ГранДок» компании «Гранит-центр», полная функциональность доступна только при использовании клиентского приложения, но при этом пользователь может осуществлять поиск и просмотр документов, находящихся в архиве, с помощью обычного браузера.

Важно отметить, что описанный «идеал» не является еще тем ориентиром, который может стать приоритетом при выборе системы. Это только один из факторов. Если какая-то система вас устраивает по соотношению цены и функциональности, то вовсе не обязательно, чтобы она полностью соответствовала последним веяниям в области построения информационных систем. На переднем крае все быстро меняется, и все новое завтра станет старым. Проверенные надежные решения зачастую ничем не уступают системам, построенным по последнему слову технологии.

Можно выделить ряд фундаментальных компонентов, из которых складывается функциональность любой СЭД.

1. Управление документами в хранилище включает процедуры добавления и изъятия документов, сохранения версий, передачи на хранение в архив, поддержания архива и т.д.

2. Поиск документов состоит из поиска по атрибутам, визуального поиска по различным деревьям, в которые уложены документы, поиска по полному тексту, смыслового поиска и т.д.

3. Маршрутизация и контроль исполнения. Обеспечивает доставку документов в рамках бизнес-процедур в организации. Собственно, от этой функциональности и пошел термин «электронный документооборот».[1]

Маршруты документов могут быть гибкими и жесткими. В случае гибкой маршрутизации следующий получатель документа определяется сотрудником, в ведении которого документ находится в данный момент. В случае жесткой маршрутизации путь прохождения документов определяется заранее на основе некоторой логики.

В реальной жизни применяется «смесь» из этих двух подходов: для одних документов и структур в организации уместнее жесткая маршрутизация, для других гибкая.

Функция маршрутизации присутствует не во всех СЭД. Обычно, чтобы не путаться, системы без средств маршрутизации называют электронными архивами. Контроль исполнения является неотъемлемой частью маршрутизации. Если документ необходимо отослать другим службам, то нужен контроль того, куда он идет и где сейчас находится. Фактически, маршрут определяется в терминах пути прохождения и временных интервалов на исполнение документа каждым из участников процесса прохождения.

Под исполнением документа подразумевается выполнение действия, связанного с документом, каждым из участников в рамках его должностных полномочий. Проще говоря, кому-то нужно его просто прочитать, а кто-то, возможно, будет уволен.

4. Отчеты служат аналогом конторских журналов учета документов. Используя различные отчеты, можно посмотреть, например, общее время, потраченное сотрудниками на работу над конкретным документом, скорость прохождения документов по подразделениям и т.д. Отчеты - отличный материал для принятия управленческих решений.

5. Администрирование – это поддержка работы самой системы, настройки ее параметров и т.д.

Основные функции СЭД: обеспечение управляемости и прозрачности деятельности предприятия, а также накопление знаний и управление знаниями.

Таким образом, организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации.

Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает предприятие, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной.

1.3 Организация системы электронного документооборота для повышения эффективности управления бизнесом

Одним из сугубо технических факторов, сдерживающих распространение СЭД, является несовершенство механизмов, однозначно идентифицирующих документы. Если на листе бумаги под текстом человек собственноручно ставит свою подпись, это автоматически означает полную ответственность данного лица за написанное выше.

Под электронным документом поставить «личную подпись» в традиционном понимании невозможно - требуется мощный и надежный механизм идентификации, в качестве которого сегодня выступает цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для его однозначной идентификации на предмет принадлежности определенному лицу и защиты от подделки. Проверить подлинность подписи любого человека под любым электронным документом очень просто - открывается подписанный электронный документ, нажимается соответствующая кнопка и автоматически происходит проверка.

Цифровая подпись абсолютно идентична обычной подписи и позволяет исключить вероятность подделки, как самой подписи, так и подписанных документов, а это уже весьма серьезно. По своей природе цифровая подпись практически не подвержена процедурам дешифрации с последующим взломом, по крайней мере на сегодня не существует достаточных вычислительных мощностей, позволяющих за приемлемое время «взломать» цифровую подпись методом перебора - другие методы здесь нереализуемы.

«В первую очередь необходимо дать ответ на вопрос: а какова же цель замены бумажного документооборота на безбумажный? Ответ прост: оптимизация и уменьшение влияния человеческого фактора, насколько возможно. Задача заключается в выборе системы электронного документооборота. По большому счету, требования можно разбить на две большие группы: связанные со спецификой бизнеса и с используемым программным обеспечением. Вторая группа носит чисто технический характер, в то время как первая описывает суть всей затеи». [1]

К бизнес-требованиям следует отнести работу с логикой бизнеса компании или предприятия (напомним приведенный выше пример о лаборатории и компании-дистрибьюторе), работу с собственно документами, а также функционирование хранилища данных и работу с учетными записями пользователей.

Бизнес-логика с точки зрения реализации может быть смоделирована либо жестко, когда решение изначально ориентировано на бизнес конкретного заказчика, либо в результате доводки типового решения - как силами заказчика, уверенного в своем персонале, так и силами поставщика решения. В любом случае неизбежно выполнение определенных процедур, ведь фактически невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий документооборот и подходящий к процессам делопроизводства всех без исключения предприятий.

Также необходимо учитывать перспективы: если выбранное решение способно создавать собственные маршруты документов и манипуляцию пользовательскими задачами и действиями с помощью встроенных скриптовых языков (либо иных аналогичных средств), то это предоставляет немалые возможности по расширению или корректировке функциональности системы в будущем.

СЭД - это не только средство для оптимизации бизнес-логики работы компании, это в первую очередь работа с документами, которые нужно создавать, редактировать, заверять цифровой подписью, искать в общем множестве документов компании, а также отслеживать их актуальность и приоритеты. Например, если два сотрудника работают над составлением контракта, их работа должна быть скоординирована: какой версии документа верить впоследствии? С точки зрения удобства и комфортности работы идеальным представляется вариант, при котором документ выглядит одинаково и в цифровом, и в бумажном виде - хотя бы на этапе «привыкания» к СЭД.[1]

К техническим требованиям относятся управление учетными карточками пользователей и организация хранилища данных (документов). Если с заведением новой учетной карточки и редактированием существующей особых проблем нет (это сугубо техническая процедура), то идентификация пользователя в системе - весьма ответственная задача.