Новые информационные технологии обработки документов

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей.

Актуальность выбранной темы заключается в том, что эффективность управления бизнесом во многом зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Именно поэтому внедрение новых информационных технологий обработки документов становится особенно актуальным в наши дни.

Целью внедрения новых информационных технологий обработки документов является переход к безбумажным технологиям работы с документами, включенными в документооборот, в том числе с архивными материалами, что обеспечивает:

­        повышение эффективности корпоративных методов работы над документами;

­        повышение качества контроля над документооборотом, исключение потери отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;

­        сокращение времени поиска документов и другой информации;

­        сокращение временных затрат на обработку документов и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени.

Электронный документооборот позволяет организации автоматизировать работу с документами, двумя основными задачами которой является регистрация и последующая обработка документов. Кроме того, электронный документооборот обеспечивает необходимую конфиденциальность или невозможность изменения определенной информации.

Объектом данного исследования является процесс организации и внедрения новых информационных технологий обработки документов на примере «М.видео».

Предметом данного исследования является документооборот предприятия.

Целью данной работы является исследование новых информационных технологий обработки документов, их влияния на организацию службы делопроизводства.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

-                                  дать общее понятие документооборота;

-                                  рассмотреть информационные технологии в документообороте как способ повышения эффективности службы делопроизводства;

-                                  исследовать организацию системы электронного документооборота для повышения эффективности управления бизнесом;

-                                  проанализировать применение информационных технологий в обработке документов на примере «М.видео».

1. СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

1.1 Общее понятие документооборота

Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или получения от других организаций до сдачи в архив.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации для работы предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность производственного и бухгалтерского контроля.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»[1] все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами унифицированной формы. Аналогичное требование действует и для целей налогообложения. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, Центробанка России, касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм и др.), так и внутренним распорядком предприятий.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.

Основные этапы документооборота:

-                                  составление и оформление документов;

-                                  движение документов по рабочим местам;

-                                  прием документов;

-                                  обработка документов;

-                                  сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет, как правило, главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению контрольных функций бухгалтерии.

График может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подведением предприятия, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, в ней перечисляются исполнители, документы, сроки их представления и подразделения предпринял, куда представляются документы.

Работники предприятия, которые имеют дело с прохождением учетной документации, создают и представляют документы, связанные с их деятельностью, в соответствии с графиком. [1]

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят:

-                     первичную обработку;

-                     предварительное рассмотрение;

-                     регистрацию;

-                     рассмотрение руководством;

-                     доставку исполнителям.

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управлением (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

При использовании в организации автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ) исполнителям обычно пересылается регистрационно-контрольная карточка документа с прикрепленным файлом, содержащим образ самого документа. При этом ответственному исполнителю при необходимости может передаваться и сам бумажный оригинал документа. Использование такой технологии позволяет уменьшить количество бумажных копий документов, ускорить движение документов в организации, сократить трудоемкость обработки документов и повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей.

Необходимо отметить, что на практике значительную часть документооборота организации составляют различного рода проекты документов, требующие согласования, подписания или утверждения. Нужно отметить, что согласование проектов и подписание конечных вариантов проводятся в возрастающей иерархической последовательности. При этом передача проектов осуществляется, как правило, сотрудниками подразделения, готовящего документ, а служба ДОУ только контролирует сроки и правильность (полноту) их оформления при регистрации.

Сегодня многие организации автоматизируют работу с проектами документов с помощью использования новейших технологий, к которым можно отнести и АСДОУ. Так, например, система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело-Предприятие», входящее в семейство программных продуктов «Дело», поддерживает полный цикл работы с проектами:

-        создание регистрационной карточки проекта документа, в том числе и «во исполнение» распорядительного документа;

-        изменение проекта с хранением предыдущих версий;

-        согласование проекта документа;

-        подписание или утверждение проекта документа;

-        регистрация документа, созданного на основе проекта.

Для работы с проектами в программном продукте «Дело-Предприятие» используется специальный тип регистрационной карточки, включающей перечень должностных лиц, визирующих и подписывающих проект, и маршрут визирования. При этом исполнитель проекта документа может анализировать ход визирования и подписания проекта.[1]

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

-        контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

-        контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу ДОУ, в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закреплено следующее определение: «Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов».[1]

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

-        отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

-        обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;

-        выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.