Новые информационные технологии обработки документов

Здесь необходимо исключить вероятность того, что лицо, не наделенное соответствующими полномочиями, не получит доступ к определенным документам или функциональным возможностям СЭД. Например, если секретарше предписано вносить и регистрировать в СЭД входящую корреспонденцию, нужна уверенность, что она не сможет ознакомиться с бухгалтерскими документами.

Такое разделение доступа элементарно реализуется на техническом уровне, однако требуется аутентификация пользователя - способность подтвердить его личность и авторизация, которая предоставляет доступ к определенным данным или функциональности при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

Огромную роль в организации электронного документооборота играет формирование хранилища данных. При неудачной организации производительность всей системы может упасть настолько, что действительно быстрее было бы носить бумаги из комнаты в комнату и копаться в пыльных папках. Как правило, хранилище данных в современных СЭД - это специализированная база данных, предоставляющая мощные возможности индексации, поиска и резервного копирования.

С точки зрения индексации и поиска требуется особенно тщательное планирование, ведь документ не только может быть простым текстом, но и содержать прикрепленный файл, в котором также необходимо выполнить индексацию и поиск. Сегодня многие разработчики предоставляют особые поисковые алгоритмы, которые выполняют индексирование практически всех распространенных форматов файлов, поэтому поиск по фразе в файле «.doc» или «.xls» не вызовет проблем.

При выборе следует обратить особое внимание на автономность СЭД. Она может предлагаться как полностью законченное решение «под ключ» либо как продукт, требующий покупки и инсталляции программного обеспечения (ПО) сторонних разработчиков - операционной системы, системы управления базами данных, поисковой корпоративной системы и т.д. Разумеется, надежнее полностью законченный комплекс ПО, но в данном случае может сыграть немалую роль и ценовой фактор.

Таким образом, основное направление развития систем документооборота:

-                     повышение эффективности поиска информации;

-                     интеграция со средствами публикации информации в сетях;

-                     автоматическая сортировка и рубрикация документов.

Развитие систем управления документами получит второе дыхание с появлением средств, позволяющих осуществлять смысловой поиск информации и интеллектуальное автоматическое реферирование текстов на основе смысла.[1]

2. ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ОБРАБОТКЕ ДОКУМЕНТОВ НА ПРИМЕРЕ «М.ВИДЕО»

2.1 Краткая характеристика предприятия

В качестве примера использования новых информационных технологий обработки документов рассмотрим организацию документооборота в Открытом акционерном обществе «Компания «М.видео» (далее – «М.видео»).

«М.видео» - одна из ведущих российских розничных сетей по продаже электроники и бытовой техники, первая и единственная публичная компания в своем сегменте. Юридический адрес предприятия: г. Москва, ул. Нижняя Красносельская, д. 40/2, корп.20.

«М.видео» осуществляет свою деятельность с 1993 года. По итогам 2009 г. в 71 городе Российской Федерации работает 177 гипермаркетов «М.видео». Общая площадь магазинов сети составляет около 467 тыс. кв. метров.

Нужно отметить, что в 2009 году в Ульяновске открылся магазин «М.видео» по адресу: г. Ульяновск, ЦУМ, ул. Гончарова, д.21.

Общая площадь гипермаркета составляет около 2500 кв.м. Ассортимент насчитывает более 20 тыс. наименований бытовой техники и электроники, а также около 7 тысяч наименований медианосителей, всего 1200 товарных групп. Инвестиции в магазин составили 55 миллионов рублей.

В 2009 году розничные продажи «М.видео» выросли на 3,6% и составили 83,3 млрд. рублей (с НДС). «М.видео» занимает первое место по объемам продаж электроники и бытовой техники на российском розничном рынке. [1]

«М.видео» предлагает своим покупателям порядка 20 000 наименований аудио/видео и цифровой техники, мелкой и крупной бытовой техники, медиа-товаров и товаров для развлечения, а также аксессуаров. Магазины «М.видео» имеют единый формат и специальную концепцию дизайна. В ноябре 2007 года сеть «М.видео» стала первой российской компанией в секторе розничной торговли электроникой, чьи акции обращаются на фондовом рынке. В настоящее время торговля акциями ОАО «Компания «М.видео» идет на крупнейших российских биржевых площадках – РТС и ММВБ (тикер: MVID).

О темпах роста компании говорят данные таблицы.

Показатели «М.видео» в 2007-2009 гг. [1]

При такой разветвленной сети магазинов и большого ассортимента товаров предприятию необходим оптимизированный документационный оборот, основанный на современных информационных технологиях. Электронный документооборот в компании начал внедряться в 2005 году, к 2007 году все подразделения были переведены на СЭД.

2.2 Жизненный цикл документа в системе электронного документооборота на предприятии

1. Создание документа.

День создания документа в современных системах хранения фиксируется и хранится, однако в стихии обычных файловых систем можно легко потерять предысторию файла.

В СЭД документ не может возникнуть, если у него нет «паспорта» - карточки учета, которая может быть разной для различных типов документов: документ нельзя просто так удалить, переименовать или переписать поверх. Все эти действия протоколируются, их следы останутся. В случае необходимости, система сохранит все предыдущие варианты и даже удаленные документы. Все действия, которые могут быть проделаны над документами, определяются правами, которые даны пользователям, что позволяет задать стратегию работы с документами.

2. Становление документа.

Любой документ в «М.видео» непременно проходит этап своей жизни, который называется «черновиком» - документ в этот период переходит из рук в руки, его меняют и переделывают. Качество результирующего документа во многом зависит от того, насколько успешно и организованно он прошел этот этап.

В СЭД, организованной в «М.видео» для организации коллективной работы над документом применяется техника блокировки редактируемых документов («check-out, check-in»). Система берет на себя заботу о том, чтобы в каждый момент документ мог редактировать только один человек. Благодаря этому механизму исключается возможность того, что два сотрудника создадут у себя две локальные копии документа и одновременно внесут в него изменения. Когда в СЭД один из сотрудников забирает документ для редактирования, остальные увидят это и не смогут изменить документ до тех пор, пока первый не вернул его обратно. При этом возвращенному документу автоматически присваивается новый номер подверсии. Прежняя подверсия документа сохраняется, ее можно открыть, посмотреть и редактировать. Все действия всех участников процесса документируются, поэтому никакой путаницы не возникнет. [1]

3. Публикация документа.

Благодаря наличию механизма публикации можно быть уверенным, что сотрудник всегда будет иметь в электронном виде в точности то же самое, что было, например, подписано, или отправлено в печать, или выслано партнеру. Если потребуется что-то изменить в документе после публикации, то на основе опубликованной версии создается новый вариант документа и начинается новый жизненный цикл. В различных системах эта функция поддержана по-разному. Где-то создается полностью новый документ, а   где-то - просто новая версия.

4. Архивирование документа.

После публикации документ отправляется в электронный архив, где ему предстоит пробыть столько времени, сколько это предусмотрено распорядком организации. Есть документы, которые хранятся вечно. Есть документы, которые нужно хранить несколько дней.

Создание архива - задача непростая, зависящая от потребностей организации. Например, документы, к которым часто обращаются, нужно хранить на быстрых носителях, а неактуальные документы, которые редко используются, можно положить на менее дорогие, но медленные носители.

Для решения таких задач в «М.видео» применяются технологии управления иерархическим хранением HSM (Hierarchical Storage Management), которые создают из всевозможных разнородных средств хранения «виртуальную файловую систему» сколь угодно большого размера, при этом управляя переносом информации с одного носителя на другой. Базовые средства HSM встроены в Windows, однако на предприятии используются и другие технологии, обеспечивающие более сложную и эффективную функциональность. Таковыми являются, например, продукты серии DiskXtender компании Legato Systems.

В «М.видео» используется продукт «Дело» с электронным архивом, созданный компанией «Электронные Офисные Системы» на основе сервера «Кодекс-Intranet/Internet».

2.3 Компоненты системы электронного документооборота на предприятии

В «М.видео» СЭД содержит обязательные типовые компоненты:

­                                  хранилище карточек (атрибутов) документов;

­                                  хранилище документов;

­                                  компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.

1. Хранилище атрибутов документов.

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения «карточки» - набора полей, характеризующих документ. В СЭД имеется понятие типа документов (например, договор, спецификация, письмо и т.д.) и для каждого типа заводится своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Например, общими полями может быть уникальный номер документа, его название, автор, дата создания. При этом документы типа «договор» могут содержать такие поля, как дата подписания, срок действия, сумма договора.

Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Наиболее развитая система управления документами может поддерживать большую вложенность таких подтипов. Типизация документов, выстраивание их иерархии, и проектирование карточек для них является одним из наиболее важных этапов в процессе внедрения СЭД.

Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Категории могут быть выстроены в дерево категорий. Например, в «М.видео» существует категория «Юридические документы» с подкатегориями «Законы», «Договоры», «Приказы» и т.д. При этом имеется параллельная структура по отделам, например, категория «Документы отдела продаж», а в ней подкатегории «Договоры поставки», «Счета» и т.д.

Договор поставки может быть одновременно отнесен к подкатегориям «Договоры» и «Договоры поставки», относящимся к разным ветвям в иерархии категорий. Таким образом, появляется возможность поиска документа в таком дереве на основе его классификации, причем один и тот же физический документ может встречаться любое число раз в разных узлах этой иерархии.

Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной системой управления базой данных (СУБД) или средств среды, на основе которой построена  СУБД. [1]

Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек, гибко реализовать функции создания сложных карточек (имеющих, например, большую вложенность типов), а также использовать эффективные алгоритмы поиска информации в карточках.

К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, «Евфрат» компании Cognitive Technologies и «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Очевидным недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика СЭД. В случае, если используется стандартная СУБД, всегда есть возможность миграции данных на СУБД от другого поставщика. Здесь же выбор жестче - придется отказаться от использования конкретной СЭД вообще, а миграция данных из одной СЭД в другую на порядок сложнее, чем в случае СУБД.

При использовании стандартных СУБД для хранения документов данная проблема решается. К такого рода системам относятся, например, системы «Дело» от ЭОС, «1С:Архив» и DocsFusion компании Hummingbird. Однако такой подход имеет свои слабые стороны - реляционная модель, реализованная в большинстве СУБД, не удобна для модели данных, используемой в СЭД.

Достаточно сложно обеспечить необходимую гибкость при создании карточек документов, особенно, если нужна сложная структура. Разработчики СЭД при этом оказываются перед дилеммой: разработать простую, но эффективную структуру хранения данных, при этом отказаться от гибкости при создании карточек, либо иметь громоздкую структуру, которая обеспечивает необходимую гибкость за счет эффективности, прозрачности и надежности работы системы.