Лекции по "Делопроизводству"

14. Место составления  или издания документа. 

Используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). Используются сокращения: с. Ивановка Орловского района Орловской области. Может не указываться если название территории входит в наименование организации: Орел ГАУ. Сокращение «г» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

15. Адресат.

Используется в письмах  и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные и др.). Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

В состав реквизита может  входить почтовый адрес:

- наименование адресата (ФИО для физических лиц);

- название улицы, номер  дома, квартиры;

- название населенного  пункта (города, поселка и т. п.);

- название области, края, республики;

- страна (для международных  почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти, вышестоящую организацию, подведомственную организацию или постоянным корреспондентам.

Адресат проставляется  на бланке документа справа.

При направлении документа  в организацию:

ЗАО «ЭКОНТ»

ул. Маросейко, 15, стр.2

Москва, 101000

При направлении руководителю организации:

Генеральному директору

ММПП «Салют»

Н.Т. Вершинину

При направлении в  несколько однородных организаций:

Генеральным директорам предприятий

нефтеперерабатывающего  комплекса

При адресовании документа  физическому лицу указывается сначала  почтовый адрес, затем инициалы и  фамилия получателя.

На документе может  быть указано не более четырех  адресатов, в противном случае составляется отдельно список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

16. Гриф утверждения  документа.

Утверждение – способ удостоверения документа и придания ему юридической силы, указывает его нормативный или правовой характер.

Документ может утверждаться:

- руководителем, в  чью компетенцию входит принятие решения по данному вопросу:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Домстрой»

Личная подпись П. О. Кузнецов

12.09.2010

- изданием соответствующего распорядительного документа:

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 09.11.2010 № 24

- коллегиальным органом:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

 собрания акционеров 

от 05.10.2009 № 3

Как правило, утверждению  подлежат акты, инструкции, нормативы, отчеты, сметы, расценки и др.

17. Резолюция.

В резолюции фиксируются  указания руководителя по исполнению документа. Пишется от руки в свободном месте заголовочной части документа или оформляется на бланке резолюций А6, в случае, когда количество резолюций более 4. Пример:

Васильеву К. А.

Илюшину Р. Т.

Подготовить проект контракта  к 26.05.2009

Подпись 22.05.2009

При наличии нескольких исполнителей ответственным считается первый названный, остальные указываются как соучастные к исполнению. Формулировки резолюций должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму предоставления результатов. Нецелесообразно применять резолюции типа «К исполнению», «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне».

18. Заголовок  к тексту.

Реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку, должен максимально кратко и точно отражать содержание документа, отвечает на вопросы: приказ (о чем?) о приеме на работу; протокол (чего?) собрания акционеров.

Печатают под реквизитами  бланка слева без кавычек и  точек. В строке не более 28-30 знаков, всего не более 5 строк.

19. Отметка  о постановке документа на  контроль.

На документах, исполнение которых контролируется службой  делопроизводства, с целью обеспечения сроков исполнения. Проставляется в виде цветной буквы «К» или «Контроль» карандашом или штампом на уровне заголовка текста на левом поле.

20. Текст документа.

Текст – основной реквизит документа, содержит объективную достоверную  информацию, изложенную ясно, точно, однозначно, кратко и нейтральным тоном в виде таблицы, анкеты или связного текста.

Анкета – форма  представления текста документа, в  котором характеризуется один объект по ряду признаков. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков в именительном падеже (фамилия, имя, дата рождения), а переменной – их характеристики.

Таблица – форма представления  текста документа, в котром характеризуются несколько объектов по ряду признаков, применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских документах.

Наиболее распространен  в документах сплошной связный текст. Текст документов печатается через 1,5 межстрочного интервала на бланках формата А4 и через 1 межстрочный интервал на бланках формата А5. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты:

1. раздел; 1.1. подраздел; 1.1.1. пункт; 1.1.1.1. подпункт.

21. Отметка о наличии приложений.

Оформляется в сопроводительных письмах и приложениях к распорядительным документам. Если документ приложение назван в тексте:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если не назван:

 Приложение: 1. Проект Инструкции по делопроизводству на 40 л. в 1 экз.

На приложениях к  распорядительным документам отметка  о приложении располагается на первом листе в правом верхнем углу приложения:

Приложение № 2

к приказу ректора  университета

от 18.03.2009 №35

22. Подпись.

Обеспечивает удостоверение  документа и придает ему юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр компетентным лицом. В состав подписи входят: должность, подпись, расшифровка (инициалы и фамилия). В вузах, научных учреждениях и т. п. в должностях указывается научная степень, звание. При ответственности за документ нескольких лиц подписи располагаются одна под одной в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Росвест»   Директор АО «Форум»

подпись К.Ю. Смирнов     подпись М.Е. Аверин

При подписании коллегиальными органами – председатель комиссии, ниже секретарь, ниже члены комиссии в алфавитном порядке.

23. Гриф согласования.

Согласование – это  предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа, может быть внешним и внутренним. Внешнее оформляется грифом согласования, который проставляют ниже подписи или на отдельном листе, в случае, когда их более 4, выражает согласие другой организации с содержанием документа:

СОГЛАСОВАНО                 или              СОГЛАСОВАНО

Председатель                                             Письмо Президиума РАН

Госстандарта России                                от 15.05.2009 № 08-324

Подпись Г.П. Воронин

23.09.2009

24. Визы согласования  документа.

Внутреннее согласование оформляется визой:

Главный бухгалтер

Подпись И.Л. Луконина

12.08.2009

Если должностное лицо не согласно или имеет замечания, об этом делается отметка на проекте  документа, а замечания излагаются на отдельном листе.

Замечания прилагаются.

Главный бухгалтер

Подпись И.Л. Луконина

12.08.2009

Проставляется на обороте  последнего листа подлинника документа, на копии отправляемого документа, в особо важных многостраничных документах – на каждой странице.

25. Оттиск печати  организации.

Печать ставится на наиболее важных документах организации, подтверждая  подлинность подписей, она не должна накладываться на должность или подпись. Место для печати может быть обозначено «МП» или «место для печати». Печати бывают гербовыми и простыми. Гербовые проставляются на документах в соответствии с (1).

26. Отметка  о заверении копии.

Производится для придания юридической силы копии документа, располагается под подписью:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

03.06.2009

При пересылке копии (ксерокопии) документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка заверяется печатью.

27. Отметка  об исполнителе.

Необходима для оперативной  связи с составителем документа, располагается на лицевой стороне  первого листа ближе к нижнему  полю или на обратной стороне листа:

А.П. Соколов

342-38-76 или

Соколов Александр Петрович

342-38-76

В данном реквизите целесообразно  указывать имя и отчество исполнителя полностью, это повышает культуру общения и облегчает решение возникших вопросов с исполнителем.

28. Отметка об исполнителе документа и направлении его в дело.

Проставляется на исполненных документах, подлежащих подшивке в дело для последующего хранения:

Отправлен факс от 14.04.2008 № 123

В дело № 12-25 за 2008 г.

Личная подпись

24.04.2008

29. Отметка  о поступлении документа в  организацию. 

Проставляется в нижнем правом углу от руки или специальным штампом с наименованием организации:

Канцелярия Орел ГАУ 23.04.2009 № 476

30. Идентификатор  электронной копии документа.

Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы, содержит наименование файла на машинном носителе, при необходимости дату и другие поисковые данные:

С:\Приказы\Иванов 23.07.2009 16 стр

Расстояние между отдельными реквизитами 2 – 4 межстрочных интервала. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через 1 интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами. Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, то его строку продлевают до границы правого поля, точку в конце заголовка не ставят.

При печати документов рекомендуется  соблюдать отступ в печатных знаках от левой границы текстового поля:

0 – для реквизитов  «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложений», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца  в тексте;

32 – для реквизита  «Адресат»;

40- для реквизита «Гриф  утверждения документа»;

16, 24, 56 – для составления  таблиц и трафаретных текстов;

48 – для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

Если в тексте документа  имеются примечания или ссылка на документ послужившим основанием к  его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой  границы текстового поля.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы, второй не должен заходить за правую границу [17].

Допускается печатание  документа с использованием оборотной  стороны листа.

Если документ имеет более одного листа, то начиная со второго, листы нумеруются арабскими цифрами без точек и тире. Номера листов проставляются в центре верхнего поля.

Использовать реквизиты  при оформлении документов следует  избирательно, исходя из целесообразности и вида документа.

 

 

Лекция 5. Документооборот. Классификация служебных документов. Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.

 

5.1. Документооборот.

 

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [16].