Лекции по "Делопроизводству"

Содержание.

 

Лекция 1. Введение. История  делопроизводства в России.                              4

1.1. Введение.                                                                                                         4

1.2. История делопроизводства в России.                                                           5

Лекция 2. Нормативно-методическая база делопроизводства. Организация делопроизводственного  обслуживания.                                                                     8

2.1. Нормативно-методическая база делопроизводства.                                   8

2.2. Организация делопроизводственного обслуживания.                               11

Лекция 3,4. Правила оформления документов.                                                 13

3.1. Бланки служебных документов.                                                                  13

3.2. Правила оформления реквизитов  документов.                                          15

Лекция 5. Документооборот. Классификация  служебных документов.               Порядок составления документов. Язык и стиль деловой документации.    23

5.1. Документооборот.                                                                                         23

5.2. Классификация служебных документов.                                                    25

5.3. Порядок составления  документов.                                                              27

5.4. Язык и стиль  деловой документации.                                                         27

Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и оформление. Организационная документация. Распорядительная         документация.                                                                                                       29

6.1.Организационная документация.                                                                  29

6.2. Распорядительная  документация.                                                                31

Лекция 7. Справочно-информационные документы. Оформление приема на работу.                                                                                                                    35

7.1. Справочно-информационные документы.                                                  35

7.2. Оформление приема  на работу.                                                                    41

Лекция 8. Текущее хранение, списание, уничтожение документов. Персональный компьютер в делопроизводстве.                                                44

8.1. Текущее хранение, списание, уничтожение документов.                          44

8.2. Персональный компьютер  в делопроизводстве.                                         45

Примерные вопросы к  зачету.                                                                             47

Список литературы.                                                                                              49

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.

 

1.1 Введение.

 

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением [15].

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве [15].

Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать [3].

Каждому человеку хотя бы один раз  в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют каждый шаг  нашей жизни, начиная с момента  рождения, поступления в школу, затем  в специальное среднее или  высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательствами и нормативно-методическими  актами, знание и выполнение которых  обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных документов и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

 

1.2 История делопроизводства в России.

 

Данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в 10 вв. Древнерусском государстве была культура написания документов. Об этом свидетельствуют договоры с Византией 911 и 945 гг, в которых упоминается о практике составления документов [19]. В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документируются  правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов.

Накопление традиций в сфере  документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической  силы документов. Материалы вынимались "ларником" (ответственным за хранение документов) и уничтожались в присутствии свидетелей.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

 

Приказное делопроизводство 15-17 вв.

 

 Система государственного делопроизводства  начинает складываться в период  формирования русского централизованного государства, с середины 15 в.

По мере превращения Московского  княжества в великорусское государство  в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или  иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления (разрядный, поместный, тайных дел, большой казны и др). Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.

Документы обычно размещались  на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент  вытеснила бумага, которую привозили из западноевропейских стран. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная  форма.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

"От царя и великого  князя Алексея Михайловича, всея  Великой и Малой и Белой  России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."

В заключительной части  указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она  была написана:

"Писан в царствующем  граде Москве в наших царских  палатах. Лета 1667 года, марта в  17 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил", а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа  на рассмотрение;

- подготовка дела к  "докладу";

- рассмотрение и решение  дела;

- оформление документа,  содержащего решение.

В московских приказах впервые  намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

В целом, в приказной  период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.