Лекции по "Делопроизводству"

Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

Реквизиты — обязательные элементы служебного документа.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.

Решение — 1) правовой акт, принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами — коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Состав удостоверения — подпись и печать.

Спецификация — документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка — 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ.. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы — краткое изложение текста документа или выступления.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Текстовой документ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Техническая документация — обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.

Технологическая документация — обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы (тексты-аналоги) — 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

Физическое  лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Экспедиция — специальный аппарат учреждения для приема документов.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении... банка»; сопроводительного — «Направляю...», «Высылаю...» и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тесты

 

1. Документооборот  — движение документов в организации  с момента их создания до:

1.1.    передачи  на исполнение

1.2.    подшивки  в дело

1.3.    завершения  исполнения или отправки

 

2. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

2.1.    приказ

2.2.    протокол

2.3.    решение

2.4.    постановление

 

3.  Реквизит документа — это:

3.1.  его отдельный  элемент

3.2.  часть служебного  письма

3.3.  фирменный бланк

 

 

4. В реквизите «Адресат» инициалы ставят:

4.1.  перед фамилией  адресата

4.2.  после фамилии  адресата

 

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя?

5.1.  для оперативной  связи с исполнителем

5.2.  для придания документу юридической силы

 

6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа?

6.1. Директор школы  № 25        В.А. Петрова

6.2. Директор школы                Петрова В.А.

6.3. Директор                           В.А.Петрова

 

7. План работы школы на 2010 - 2011 учебный год утвержден решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»?

7.1.  УТВЕРЖДАЮ

          Решение педагогического совета 

          от 12.08.2010 г. № 14

7.2.  УТВЕРЖДЕН

          Решением педагогического совета 

           от 12.08.2010 № 14

7.3.  УТВЕРЖДЕН

          Решение педагогического совета 

          от 12.08.2010 г. № 14

 

8. Реквизит согласования оформляют следующим образом:

8.1.       СОГЛАСОВАНО

               Протоколом заседания 

               Правления страховой 

               компании «Планета» 

               от 21.06.2010 №10

8.2.___________________________Н.И.Орлов

                          подпись 

8.3. Начальник юридического отдела

личная подпись                           Г.И. Сидоров

21.12.2001

 

9. Понятие «Делопроизводство» — это:

9.1.  система хранения документов

9.2.  составление документов

9.3.  документирование  и организация работы с документами

 

10. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа?

10.1.  визы, согласования       

10.2.  грифа согласования

 

11.  На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»?

11.1. просьбах

11.2. сопроводительных

11.3.  информационных

11.4.  ответах 

 

12. Устав государственной  организации утверждается:

12.1 общим собранием  учредителей

12.2 собственником имущества

12.3 министерством, комитетом

 

13. Допишите  недостающие реквизиты Устава  организации:

13.1 наименование организации

13.2 справочные данные  об организации

13.3 наименование документа

13.4 место издания

13.5 гриф утверждения

13.6 ________________

13.7 ________________

 

14. Условия  реорганизации и ликвидации организации  оговорены:

14.1 в Уставе организации

14.2 в договоре учредителей

14.3 во всех перечисленных  документах

 

15. При поступлении  на работу в организацию граждан  обязательно должны познакомить:

15.1 с Уставом организации

15.2 с положением о  структурном подразделении, куда  поступает на работу гражданин

15.3 с должностной инструкцией

15.4 со всеми перечисленными  документами

 

16. Реквизиты  положения:

16.1 наименования вида  документа, дата, код организации,  заголовок            к тексту, подписи составителей, текст, печати

16.2 наименование вида  документа, дата, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей; печать

16.3 наименование вида  документа, дата, номер, заголовок  к тексту, текст, печать

16.4 нет верного ответа

 

17. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

17.1.  Решения

17.2.  приказы

 

18. Какой из  перечисленных документов не  является распорядительным:

18.1 решение

18.2 приказ

18.3 трудовой договор

18.4 распоряжение

 

19. Приказ является:

19.1 правовым актом,  издаваемым для решения оперативных  вопросов

19.2 документом, принимаемым  коллегиальным органом для решения  производственных задач, вопросов

19.3 правовым актом,  издаваемым руководителем в целях  разрешения производственных задач

19.4 документом, составленным  несколькими лицами и подтверждающим факты, события

 

20. К приказам  по личному составу относят:

20.1 приказы по финансированию

20.2 приказы об увольнении  работников

20.3 приказы по реализации  продукции

20.4 приказы по планированию

 

21. Датой приказа  является:

21.1 дата утверждения

21.2 дата составления

21.3 дата подписания  руководителем

21.4 нет верного ответа

 

22. Не верны  следующие заголовки приказа:

22.1 «О реорганизации  предприятия»