Лекции по "Делопроизводству"

Зная на основании  законодательно-нормативных актов, как решаются подобные вопросы и, собрав всю необходимую информацию, составляют проект документа. Проект документа редактируется и согласовывается. Последний этап окончательное оформление и подписание [15].

 

5.4. Язык и  стиль деловой документации.

 

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

При подготовке документа должны соблюдаться  следующие принципы: достоверность  и объективность содержания, полнота  информации, краткость изложения, отсутствие рассуждений и повествований, нейтральность  тона изложения, средства логической, а не эмоциональной оценки ситуаций и фактов, неличный характер изложения, типизация речевых средств, высокая повторяемость отдельных языковых форм, отбор лексики, отсутствие архаизмов, разговорной лексики и т. п [13].

Следует помнить, что служебный  документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, гарантийные письма и т. д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянные данные и пробелы – для заполнения переменных

Широкое распространение в служебных  документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний.

Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных  документах используется отраслевая или  корпоративная терминология, отражающая содержание предметной области документа. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления и канцеляризмы. Следует писать не «сего года», а «этого года»; не «будьте любезны», а «прошу Вас».

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, например: «Установлено, что в период с … по …»; «В соответствии с»; «Направляем (представляем) Вам» и т. п.

 

 

 

 

Лекция 6. Организационно-распорядительные документы, составление и оформление. Организационная документация. Распорядительная документация.

 

6.1. Организационная документация.

 

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав — это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных — соответствующими владельцами, коллективами, регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов  должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация [10].

Положение — это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

В отдельную группу следует  выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства).

Положения бывают типовые  и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий; индивидуальные разрабатываются для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например, Положение о персонале ЗАО «ЦУМ»).

Положение об организации – правовой акт, на основании которого  действуют государственные бюджетные организации. Оно определяет статус организации, порядок ее создания, место в системе управления, внутреннюю структуру, функции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации       и ликвидации. В структуре таких положений обычно в отдельный раздел выделяется контроль, проверка и ревизия деятельности.

В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения  входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения,, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании [13].

Инструкция — нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляют на основе  законодательства РФ. Инструкции могут издавать:

– органы государственного управления;

– отраслевые органы управления;

– муниципальные органы управления;

– руководство организации.

Инструкции бывают двух видов:

1) типовые (разрабатываемые  государственными или отраслевыми       органами управления для однотипных  предприятий, структурных подразделений. Например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти);

2) индивидуальные (разрабатываемые  для конкретного предприятия,  структурного подразделения, комиссии. Например, Инструкция по делопроизводству ООО «ЛУЧ»).

Инструкция должна иметь следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения; текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем  или вышестоящим органом.

Заголовок инструкции определяет круг вопросов и отвечает, как правило, на вопрос «о чем?» («Инструкция о государственном регулировании...»).

Текст инструкции содержит формулировки: «должен», «запрещается», «не допускается».

Инструкция может пройти согласование со специалистами, которое оформляется визами.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем  организации или распорядительным документом (приказом). При введении приказом инструкция оформляется как приложение к этому приказу.

Отдельную группу составляют должностные инструкции, которые        также могут быть типовыми; отраслевыми и индивидуальными.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственности сотрудника предприятия.

Должностная инструкция – один из важных документов, с которым  должны знакомить работника при  переходе на занимаемую должность         (например, по закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности).

На основании должностной  инструкции разрабатывается трудовой       договор с работником.

Должностная инструкция и трудовой договор используются:

– при разрешении спорных ситуаций между работодателем  и работником;

– с целью разделения труда между персоналом;

– для повышения ответственности  за порученный участок работы.

Должностная инструкция:

– разрабатывается –  руководителем структурного подразделения;

– визируется – юрисконсультом предприятия и кадровой службой;

– утверждается – руководителем  предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.

Должностная инструкция должна иметь следующие реквизиты: наименование министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию; наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие разделы: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, служебное взаимодействие.

Должностная инструкция составляется в трех экземплярах:

– первый экземпляр хранится в кадровой службе;

– второй – у руководителя подразделения;

– третий – у работника.

 

6.2. Распорядительная  документация.

 

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий — издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов. Решения принимают      по вопросам, входящим в компетенцию коллегиальных органов (собрания акционеров, совета директоров, научно-технического совета и др.)

Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения, затрагивающие  права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Приказ—правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым  распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это изучение существа вопроса и подготовка проекта документа: стадия обсуждения и принятия документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Текст распорядительного  документа чаще всего состоит  из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть  является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка.

Основную нагрузку в  распорядительных документах несет  распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») — в решении, «предлагаю» — в распоряжении, «приказываю» — в приказе.

«Постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название: Коллегия РЕШАЕТ.

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части  документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений.