Лекции по "Делопроизводству"

Для перемещения документов сегодня используются как традиционные средства: почта (обычная, авиа, DHL, UPS и т. п.), курьерская доставка, телеграф, телефон, телефакс; так и электронные: E-mail, сотовая связь, системы электронного документооборота.

Совершенно  очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом не способна справиться с теми объемами работы, которые существуют в данное время.  В документационной деятельности различных организаций при ведении бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать практически одинаковые проблемы, которые были систематизированы в статье Л.Н. Гайдуковой [11]:

- неизбежная  потеря документов, следовательно и информации;

- попадание документов и информации, содержащейся в них, третьему лицу;

- накопление  множества документов, назначение  и источник появления которых  неясны;

- большие  затраты времени на подготовку  и согласование документов, как  следствие – малая скорость обработки и информации, а значит – медленная  реакция  на новые воздействия;

- избыточность  документооборота, большая потеря  времени на обработку входящей  и исходящей корреспонденции,  внутренних документов и на  ознакомление с документами;

- противоречивость  принимаемых решений, невозможность  обеспечить быструю передачу  исходных документов и информации  должностным лицам, принимающим  решения;

- бесконтрольность исполнителей, невозможность доведения в короткие  сроки поручений, вытекающих из резолюций до конкретных исполнителей;

- невозможность установления  истории работы с документами;

- непроизводственные  затраты рабочего времени на  поиск необходимого документа,  формирование тематической подборки  документов;

- избыточные затраты  на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.

Как результат, документооборот  включает значительную часть избыточных документов и инстанций  их рассмотрения, а принимаемые решения  нередко дублируют друг друга, а  иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов. Для разрешения проблем в области делопроизводства многие руководители прибегают к использованию компьютерных технологий, но применение простых организационных решений лишь минимально соответствуют уровню задач компании. Например, создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента. Когда решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются ее размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.

Единственным  путем решения подобных проблем  является автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения систем электронного документооборота. При переходе на систему электронного документооборота также возможен ряд проблем:

- несанкционированный  доступ к конфиденциальной информации;

- вероятность утраты больших массивов ценной информации из-за технических неполадок оборудования, проникновения в компьютерную сеть вирусов, разрушающих систему или неквалифицированных действий пользователя;

- как одна  из технических проблем: быстрая  смена носителей, программ, способов доставки документации, препятствующая стабильности делопроизводственных процессов в управлении и использования имеющихся документальных массивов.

Возникают также  проблемы нормативного характера:

- не установлен  порядок признания юридической силы электронных документов государственными органами и судами;

- отсутствует  официально признаваемая методика (стандарт) работы с электронными  документами, обеспечивающая признание  их юридической силы;

- отсутствуют  методики экспертизы ценности электронных документов, передачи их на архивное хранение, уничтожение, работы с грифованными электронными документами и другие [12].

Кроме вышесказанного, как бумажные, так и электронные  документы имеют свои преимущества и одновременно и ограничения, связанные с носителем информации.

Таким образом, бумажные и электронные документы имеют свои преимущества. Традиционные документы имеют преимущества, связанные с бумагой как носителем информации, что важно для долговременного хранения информации с сохранением возможности восприятия. С другой стороны, необходимо использовать преимущества электронных документов при работе с копиями документов, подлинники которых существуют на бумажных носителях, так как в сфере управления главное требование - оперативность, своевременность, быстрота получения и доведения информации и ее полнота. Для оперативного информационного обеспечения (прежде всего - доведения информации и ее поиска в информационном фонде) электронные документы имеют неоспоримые преимущества. Поэтому для эффективной организации документационного обеспечения управленческой деятельности предпочтительно сочетание документов на бумажном и электронном, а при необходимости - и на других носителях информации применительно к конкретным задачам.

Современный документооборот организации формируется в результате слияния трех самостоятельных информационных потоков: внутренние документы, входящие и исходящие.

Внутренние  документы – образуются в результате внутренней деятельности предприятия. Организация работы с ними:

- Получение указания  на разработку, уточнение документа.

- Разработка проекта  документа.

- Согласование содержания  проекта.

- Корректировка по  результатам согласования документа,  его оформление.

- Проверка правильности  оформления документа, его подписание, утверждение.

- Тиражирование и регистрация  документа.

- Доведение документа  до сведения исполнителей.

- Исполнение и контроль исполнения документа.

- Прием исполненного  документа, снятие с контроля.

- Помещение в дело, архивное хранение, списание (уничтожение).

Исходящие документы – разработанные внутри организации и отправленные за его пределы для исполнения. Организация работы с ними:

- Получение указания  на разработку, уточнение документа.

- Разработка проекта  документа.

- Согласование содержания проекта.

- Корректировка по  результатам согласования документа,  его оформление.

- Проверка правильности  оформления документа, его подписание, утверждение.

- Тиражирование и регистрация  документа.

- Упаковка и рассылка  документа.

- Помещение второго  экземпляра в дело, последующая работа с ним.

Входящие документы – поступающие в организацию из вне. Организация работы с ними:

- Сопровождение и доставка  с почтового узла.

- Первичная обработка  (распаковка, счет, сортировка).

- Регистрация.

- Подготовка на доклад (разметка, укладка).

- Рассмотрение, оформление  резолюций.

- Регистрация резолюции,  постановка на контроль исполнения.

- Отправка на исполнение  ответственным лицам.

- Исполнение и контроль  исполнения документа.

- Прием исполненного  документа, снятие с контроля.

- Помещение в дело [16].

 

5.2. Классификация  служебных документов.

 

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков  содержания, формы составления и  других      для организации  и повышения эффективности работы с ними. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать   документы в делопроизводстве.

1. Все документы по  отражаемым в них видам деятельности  делятся         на две большие группы.

-  Документы по общим  и административным вопросам, т.  е. вопросам общего руководства  предприятием (организацией) и его  производственной  деятельностью.  Эти документы могут составлять  работники всех подразделений предприятия.

- Документы по функциям  управления. Такие документы составляют      работники финансовых органов,  бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

2. По сфере использования:

– организационно-распорядительные;

– финансово-бухгалтерские;

– научно-технические;

– по труду;

– отчетно-статистические.

3. По способу фиксации  информации:

– письменные (рукописные и печатные);

– фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

– кинодокументы;

– фотодокументы;

– электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

4. По месту составления:

– внутренние документы, составленные и используемые в самой         организации;

– входящие документы, поступившие  в организации;

– исходящие документы, отправляемые из организации.

5. По содержанию:

– простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

– сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

6. По степени гласности:

– обычные (открытые, несекретные);

– секретные документы  с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

– для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной организации или отрасли;

– конфиденциально –  информация, доступ к которой ограничен        законодательством РФ;

– коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для  достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

7. По форме изложения:

– индивидуальные, содержание которых излагается в свободной  форме;

– трафаретные – структура, часть документа, стандартные фразы  заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

– типовые, созданные  для документирования стандартных  ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

8. По стадиям создания:

– черновик – предварительная  редакция документа;

– беловик – чистовик;

– отпуск – копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

– автограф – документ, написанный рукой автора.

9. По юридической значимости:

– подлинник или оригинал – документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

– копия документа  – точное воспроизведение подлинника (копии      бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия  содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления – ксерокс, факс, фотокопия);

– дубликат – копия, которая  выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

10. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт,  протокол, договор и другие виды документов;

11. По срокам хранения:

– документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

– документы, имеющие  длительные сроки хранения – свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

– документы временного хранения – до 10 лет;

12. По происхождению:

– служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

– личные документы (касаются интересов конкретного лица и  являются именными).

13. По срокам исполнения:

– срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

– несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

 

5.3. Порядок  составления документов.

 

Составление служебных  документов занимает значительную часть  рабочего времени сотрудников управленческого  аппарата и требует больших усилий.

Приступая к составлению  документа, руководствуются следующими правилами.

Во-первых, уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению.

Во-вторых, необходимо изучить  законодательные акты, решения правительства, ведомственные нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов такого типа.

Затем приступают к сбору  информации по существу поставленного  в документе конкретного вопроса.